Análisis y planificación financiera (FP&A):prácticas,

Roles Responsabilidades, y funciones

¿Qué es la planificación y el análisis financieros (FP&A)?

Los profesionales de planificación y análisis financieros (FP&A) son dueños de la planificación financiera, proceso de presupuestación y previsión en una empresa para informar las decisiones importantes tomadas por el equipo ejecutivo y la junta directiva. Estos empleados recopilan, preparar y analizar datos financieros de toda la organización para crear informes que brinden respuestas basadas en datos a preguntas comerciales. La función FP&A se está volviendo cada vez más progresista. Utiliza las mejores prácticas para centrarse no solo en lo que sucedió o está sucediendo, sino también en por qué está sucediendo y qué es probable que suceda en el futuro.

Un director o analista de FP&A debe ser un socio comercial para toda la organización, trabajando en estrecha colaboración con varias unidades de negocio, y un asesor estratégico del CFO o controlador. Estos profesionales ayudan a los líderes del departamento de finanzas a mantener y mitigar los costos adicionales al identificar oportunidades de eficiencia, ahorro e inversión.

El papel de FP&A ha evolucionado en los últimos años. En el pasado, Los analistas de FP&A se enfocaron en registrar e informar los resultados financieros y aprovechar los datos financieros históricos para extrapolar las ventas y ganancias futuras. Pero la avalancha de datos disponibles en la actualidad y la tecnología que ayuda a los analistas a utilizarla ha permitido a FP&A pasar de un trabajo más reactivo a proporcionar predicciones y análisis profundos que influyen directamente en la dirección del negocio.

FP&A se diferencia de la contabilidad en que se centra en datos prospectivos e intenta anticipar resultados futuros, mientras que la contabilidad revisa la información pasada e histórica para determinar el estado financiero actual de una empresa.

Habilidades FP&A

Un analista o director de FP&A debe sobresalir en matemáticas y tener apetito por hacer cálculos. Por lo tanto, no es de extrañar que muchas personas en este cargo sean excontadores. Pero los profesionales en este campo también deben sentirse cómodos al sumergirse en conjuntos de datos complejos y variados de ventas, márketing, recursos humanos y operaciones.

Las hojas de cálculo son una herramienta esencial para analizar esos datos, por lo que los empleados de FP&A deben estar capacitados con Microsoft Excel o una herramienta similar. Necesitan conocer las fórmulas y los procesos que les permitirán agregar y manipular datos sin procesar para producir informes clave. Deben conocer los conceptos básicos de los sistemas ERP, comprender cómo este software puede automatizar los informes y ayudar con informes y análisis más complejos.

Dado que los miembros del equipo de FP&A necesitan comunicarse y colaborar con colegas de toda la organización, deben tener sólidas habilidades de asociación comercial. Las habilidades de asociación comercial incluyen la capacidad de trabajar bien con otros y comprender sus prioridades y objetivos comerciales, construir un conocimiento profundo de la empresa y sus procesos, y convierta gran cantidad de información en informes de fácil comprensión. Finalmente, FP&A exige habilidades ejemplares para la resolución de problemas, ya que estos empleados deben superar los desafíos inherentes a la consolidación y conciliación de datos financieros.

Responsabilidades de FP&A

• P&L: El equipo de FP&A es responsable de reunir los estados de pérdidas y ganancias (P&L), informes de la junta e informes de gestión, como informes de variaciones, que rastrean el presupuesto frente al gasto real por departamento, y estados de flujo de efectivo. Finalizar estas declaraciones requiere recopilar datos de diferentes departamentos (por lo tanto, las habilidades de asociación comercial) y luego verificar y consolidar esa información. El equipo de FP&A lo utiliza para calcular los indicadores financieros clave que aparecerán en estos estados, como la relación deuda-capital y la relación actual.
• Márgenes de beneficio: Los profesionales de FP&A a menudo profundizan en los estados financieros para comprender qué líneas de productos o servicios tienen el mayor margen de beneficio o contribuyen más al beneficio neto. Similar, pueden desglosar los costos e ingresos o las ganancias generadas por cada departamento dentro de la empresa. Otro deber común de los miembros del equipo de FP&A es evaluar las inversiones de una empresa con su capital de trabajo y encontrar nuevas oportunidades de inversión.
• Presupuesto: Las responsabilidades más prospectivas de FP&A incluyen planificar el presupuesto y pronosticar el desempeño financiero futuro de la empresa. La elaboración de presupuestos requiere analizar los informes financieros para determinar cómo asignar el dinero. La previsión requiere la creación de modelos financieros que tengan en cuenta las tendencias dentro del negocio y en la industria y la economía en general que pueden afectar los ingresos y las ganancias. Una empresa más pequeña puede pronosticar entre 4 y 8 meses, mientras que una empresa más grande podría mirar hacia el futuro de 1 a 3 años. La planificación y la previsión no son solo un evento anual o trimestral; más empresas se han orientado hacia la planificación continua y las previsiones continuas. evaluar periódicamente los últimos números para realizar ajustes.
• Planificación de escenarios: Un tipo de modelo financiero es la planificación de escenarios, un proceso en el que los empleados de FP&A trazan el mejor de los casos, los escenarios esperados y del peor de los casos al agregar diferentes números de ventas y volumen de pedidos para ver cómo afectaría la posición financiera de la empresa. Basado en esos resultados, el equipo puede identificar los pasos que tomaría en respuesta a diferentes resultados, preparar mejor una empresa para el futuro:los equipos de FP&A “extremadamente o muy efectivos” tenían más probabilidades de tener capacidades predictivas, según una encuesta de AFP / APQC. Estas proyecciones también pueden ayudar a planificar los gastos de capital y otras inversiones.
• Informes ad-hoc: Estos informes bajo demanda, normalmente solicitado por el director financiero o el controlador, a menudo proporcionan una visión más detallada de un determinado KPI o departamento comercial. Un analista o director puede necesitar extraer números de varios informes más amplios para descubrir la información específica que desea el ejecutivo. Este informe y modelado, especialmente si se hace con frecuencia, le da al equipo de FP&A la información que necesita para proporcionar oportuna, recomendaciones precisas y viables para la alta dirección.

Construyendo un equipo de FP&A efectivo

Toda empresa tiene un contador, pero muchos no tienen a alguien dedicado a FP&A. La estructura del equipo de FP&A varía mucho:en una empresa pequeña, esta función podría ser solo un aspecto del trabajo de una persona, como el controlador, mientras que una organización más grande puede tener docenas de empleados de FP&A.

FP&A es típicamente un rol al que una organización agrega personal a medida que se vuelve más complejo con múltiples ubicaciones, subsidiarias, departamentos u operaciones internacionales. Eso explica por qué algunas empresas recién están comenzando a acumular recursos y personal de FP&A, mientras que otros tienen equipos de alto rendimiento que envían regularmente informes estratégicos a la alta dirección.

Una empresa que busque agregar esta función podría trasladar a un líder contable existente ansioso por un nuevo desafío a FP&A. La comprensión de esa persona de los aspectos únicos del negocio y el conocimiento histórico debería darles una ventaja en su nuevo rol. Si una empresa adopta este enfoque, debe considerar seriamente pagar para que esta persona se convierta en un Profesional Certificado en Análisis y Planificación Financiera Corporativa a través de la Asociación de Profesionales Financieros (AFP). La mayoría de los líderes de FP&A tienen esta certificación, y si una contratación externa tiene más sentido, busque a alguien que tenga esta credencial.

Una estructura típica de equipo de FP&A en una empresa con uno o dos empleados de FP&A los hace reportar al CFO. A medida que una organización construye su equipo, puede agregar un director de FP&A que reporta al CFO y múltiples analistas de FP&A que reportan al director.

Tres roles de los equipos de FP&A

Aunque los títulos de trabajo y los roles de los miembros del equipo de FP&A variarán según la empresa, aquí hay títulos comunes y sus respectivas responsabilidades:

Analista Financiero Corporativo

• Analice datos financieros y utilice modelos financieros para realizar previsiones.
• Realice un seguimiento de los ingresos y el margen bruto por unidad de negocio y los gastos por centro de costos.
• Preparar informes sobre el desempeño financiero adaptados a las necesidades del liderazgo.
• Evalúe el desempeño financiero comparando y analizando los resultados reales con planes y pronósticos.
• Estudiar y analizar tendencias y pronósticos para informar las acciones recomendadas.
• Establezca políticas y procedimientos que orienten los análisis de costos.

Gerente FP&A

• Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de liderazgo para formular planes estratégicos y financieros a corto y largo plazo.
• Analice los resultados financieros y operativos para comprender mejor la salud financiera general de la empresa.
• Evalúe presupuestos anteriores y colabore con los líderes de las unidades de negocio para elaborar sus presupuestos y previsiones anuales.
• Producir modelos para proyectar el crecimiento a largo plazo, teniendo en cuenta los factores que afectarán el rendimiento.
• Proporcionar análisis y comentarios detallados sobre el desempeño de un producto o departamento.
• Comunicar resultados y recomendaciones a la alta dirección que conducirán a la generación de ingresos. reducción de costos y operaciones más eficientes.

Director de FP &A / Vicepresidente de FP&A

• Poseer el proceso de elaboración de estados financieros y modelos financieros, incluida la planificación de escenarios.
• Definir procesos mensuales, presupuestación financiera trimestral y anual, previsión y planificación a largo plazo.
• Impulse y mejore los informes de gestión existentes para que sean más precisos y oportunos.
• Analice los resultados financieros para determinar las conclusiones clave y las recomendaciones para la alta dirección.
• Liderar modelos e informes financieros ad hoc para proyectos especiales.
• Asóciese con TI y la organización en general para mejorar la previsión a través de la automatización y la optimización del sistema.

Funciones clave de FP&A

Planificación a corto y largo plazo Presupuesto y planificación Informes de gestión Previsión Informes y análisis ad-hoc Reúna y compile datos para las declaraciones de pérdidas y ganancias. Cree un presupuesto fijo para un período específico (generalmente un año). Júntense mensualmente, informes trimestrales y anuales sobre el presupuesto frente al flujo real y de caja. Utilice datos históricos para pronosticar el desempeño financiero durante los próximos 4 a 12 trimestres. Recopile datos rápidamente para análisis e informes ad-hoc durante todo el año. Consolide los planes de varios departamentos y comunique el plan finalizado. Monitorear la ejecución mes a mes del plan, incluyendo ingresos y gastos, flujo de caja esperado y reducción de la deuda. Agregue y analice datos financieros y operativos para obtener información que dirija la toma de decisiones. Vuelva a pronosticar los próximos 12 meses al final de cada trimestre para obtener un pronóstico continuo. Hacer recomendaciones a la gerencia basadas en los hallazgos. Realice la planificación de escenarios con base en diferentes supuestos. Ajuste el plan según el desempeño real y otros desarrollos. Presentar informes a ejecutivos y / o Junta Directiva.

¿Qué herramientas necesita FP&A?

El principal desafío al que se enfrentan los equipos de FP&A es la recopilación de datos. Los equipos de FP&A dedican el 75% de su tiempo a recopilar y procesar datos, según la encuesta de AFP, en parte porque muchos no tienen acceso a los sistemas de origen. Todavía se están ahogando en un tsunami de hojas de cálculo de Excel, que son propensos a errores, a menudo lento para procesar datos y limitar la colaboración. Adicionalmente, Muchos ejecutivos senior que deberían sacar posiciones estratégicas de los conocimientos de FP&A no confían en los datos o el análisis lo suficiente como para permitirles guiar su toma de decisiones.

Equipos de FP&A que dependen de hojas de cálculo para gestionar la planificación, los presupuestos y las previsiones luchan por mantenerse al día con su creciente lista de responsabilidades. Una solución de planificación y presupuesto que extrae datos en tiempo real del ERP y mantiene toda esta información en uno, El lugar accesible facilita el trabajo de los profesionales de FP&A al tiempo que aumenta su valor.

Cuanto menos tiempo pase FP&A buscando y agregando datos o enviando correos electrónicos, cuanto más tiempo pueda dedicar a analizar y crear informes. No sorprende que la encuesta de AFP indicara que las organizaciones de FP&A "muy o extremadamente efectivas" tenían "significativamente más probabilidades" de tener herramientas de visualización de datos e informes automatizados. Esto da como resultado ciclos de planificación más rápidos, modelado más sofisticado, pronósticos más precisos y una mejor planificación predictiva que impulsa el éxito duradero.

NetSuite Planning and Budgeting está integrado con NetSuite ERP, por lo que automáticamente tira de forma precisa, información actualizada al minuto y elimina la dependencia del equipo de FP&A de las hojas de cálculo. Dado que todos estos datos están en un solo lugar y son visibles para todos los que los necesitan, no hay preocupaciones sobre mirar datos o informes obsoletos. Esta accesibilidad impulsa la colaboración y la responsabilidad, facilitando la obtención de aportaciones significativas y facilitando la planificación departamental y en toda la empresa.

Las características de la solución NetSuite Planning and Budgeting incluyen modelos de ingresos y gastos, flujos de trabajo de aprobación e informes de gestión. La solución ofrece una potente planificación predictiva que utiliza datos históricos y modelos estadísticos específicos de la industria para predecir resultados futuros. mejorar la precisión de los pronósticos. Por último, NetSuite Planning and Budgeting permite que los miembros del equipo de FP&A se conviertan en los valiosos socios comerciales que deberían ser.

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