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Guía de análisis financiero para pequeñas empresas

Al buscar un analista financiero, una pequeña empresa publicó un listado buscando a alguien que pudiera trabajar con el equipo de finanzas para crear informes financieros, analizar datos, revisar costos y preparar estados financieros mensuales. Los deberes laborales incluyen analizar e interpretar las finanzas para observar el desempeño financiero pasado e influir positivamente en las "probabilidades financieras futuras".

La persona compararía los resultados reales con los presupuestos y pronósticos para determinar el desempeño financiero. Revisarían regularmente los costos y realizarían análisis de proyectos, desarrollar informes de previsión y crear cronogramas financieros utilizados en revisiones operativas mensuales y los procesos de presupuestación y previsión. Y combinarían datos históricos financieros y operativos con otros datos no estructurados a lo largo de todo.

Esa descripción del trabajo proporciona una excelente introducción a lo que implica el análisis financiero para una pequeña empresa.

¿Qué es el análisis financiero?

Como sugiere la descripción del trabajo, El análisis financiero es la práctica de revisar el desempeño financiero pasado, comparar presupuestos con resultados reales y ejecutar pronósticos financieros para proporcionar a las pequeñas empresas los datos que necesitan para tomar decisiones informadas. Este ejercicio ayuda a una empresa a comprender su situación financiera mientras planifica el futuro a corto y largo plazo.

Conceptos básicos del análisis financiero para pequeñas empresas

Idealmente, las pequeñas empresas deben analizar sus finanzas cada semana. Existe un fuerte vínculo entre los líderes empresariales que monitorean y comprenden la salud financiera de su negocio y el éxito, empresas en crecimiento. Un estudio de la Reserva Federal señaló que el 78% y el 92% de las empresas con una salud financiera excelente y por encima del promedio, respectivamente, tenía ingresos anuales de al menos $ 1 millón. El cuarenta por ciento de las empresas con mala salud financiera, por otra parte, tuvo ingresos de menos de $ 100, 000.

Adicionalmente, el estudio encontró que el 90% de las organizaciones con excelente salud financiera siempre elaboran un presupuesto y tienen una cuenta bancaria separada para la nómina, en comparación con solo el 5% de aquellos con mala salud financiera.

¿Qué necesito para realizar un análisis financiero?

Para realizar un análisis financiero, una empresa necesita todos sus datos históricos. Seguimiento de todos los ingresos, pagos depósitos, facturas y registros de gastos comerciales porque necesitará esa información para crear estados financieros. Los estados financieros más críticos incluyen el estado de resultados, balance general y estado de flujo de caja, más informes de cuentas por cobrar, informes de cuentas por pagar e informes de inventario.

Inspeccione cuidadosamente los números en esas declaraciones para detectar cualquier cosa que no tenga sentido o sea anómala en comparación con las últimas semanas o meses. Eso podría indicar un problema o revelar un cambio que la empresa debería realizar para ahorrar dinero o impulsar el crecimiento de las ventas. Esta información lo ayudará a evaluar dos dimensiones de la salud financiera de la empresa (márgenes y utilización del capital) y proporcionará la base para muchas otras métricas detalladas.

¿Por qué necesito realizar un análisis financiero?

El estudio de la Reserva Federal dice que las pequeñas empresas financieramente saludables tienen cuatro cosas en común:tienen un gran conocimiento y experiencia con varios tipos de crédito, mantener un nivel más alto de saldos acreedores no utilizados, elabore un presupuesto con más regularidad y ahorre dinero en efectivo específicamente para las obligaciones de nómina.

Ese estudio mostró que existe una "correlación directa entre la gestión financiera y la salud financiera de las pequeñas empresas". Ser capaz de comprender un estado financiero y tomar decisiones basadas en los números puede marcar la diferencia para que una empresa pueda sobrevivir y crecer. Los factores y métricas que se deben rastrear en un análisis incluyen la rentabilidad, ciclo de flujo de caja, requisitos de capital de trabajo, activos líquidos / casi líquidos disponibles, crédito para financiar operaciones / expansión y puntaje de crédito personal.

Componentes clave para el análisis financiero

Producir estados financieros precisos para trabajar es el primer paso en un análisis financiero sólido. Cada declaración proporciona información que se puede utilizar para analizar la situación financiera de la empresa. Cuatro estados de cuenta que toda empresa necesita son un estado de resultados, hoja de balance, estado de flujo de efectivo y estado de ganancias acumuladas.

Estado de resultados

Un estado de resultados ilustra el ingreso neto o la pérdida neta del negocio; si los gastos exceden los ingresos, entonces verá una pérdida neta y viceversa. Esto se mide calculando los márgenes de beneficio, incluido el margen de beneficio bruto, margen de beneficio operativo y margen de beneficio neto. Evaluación de la junta, una consultoría con sede en el Reino Unido que ayuda a las juntas y directores a desarrollar las mejores prácticas para la gobernanza, dice que en una empresa financieramente sólida, estas métricas no deberían cambiar mucho de un año a otro.

Para encontrar el margen de beneficio bruto, una empresa simplemente divide la ganancia bruta por las ventas y multiplica ese número por 100.

Digamos que la panadería de galletas "Chip Off the Old Block" tiene una ganancia bruta de $ 800 y $ 1, 000 en ingresos; el margen de beneficio bruto es del 80%. Eso significa que los costos directos de producir sus delicias son el 20% de los ingresos, y queda un 80% para cubrir otros gastos y distribuir las ganancias a las partes interesadas. Los márgenes de ganancia bruta más altos son buenos:indican que la empresa está convirtiendo eficientemente su producto en ganancias.

El segundo número a considerar es el margen de beneficio operativo, que es un buen indicador de si la empresa está ganando dinero con su negocio principal y qué tan bien se está administrando. El margen de beneficio operativo se calcula tomando las ganancias antes de intereses e impuestos o EBIT (beneficio bruto - gastos operativos), dividiendo eso por los ingresos y multiplicando ese número por 100.

Si Chip Off the Old Block tiene $ 500 en EBIT desde $ 1, 000 en ingresos, el margen de beneficio operativo es del 50%. Eso significa que el 50% de los ingresos de la empresa está disponible para pagar costos no operativos. El aumento de los márgenes operativos puede indicar una mejor gestión y controles de costos dentro de una empresa.

Finalmente, El margen de beneficio neto es una indicación del éxito general del negocio. Un margen de beneficio neto más alto indica que la empresa está convirtiendo eficazmente las ventas en beneficios. El margen de beneficio debe medirse en el contexto de la industria específica en la que opera la empresa.

Para calcular el margen de beneficio neto, divida la ganancia neta por las ventas y multiplique el resultado por 100. Si Chip Off the Old Block tiene h $ 400 de ganancia neta y $ 1, 000 en ingresos, el margen de beneficio neto es del 40%. Eso significa que por cada $ 1 de ingresos, la empresa obtiene 40 centavos de ganancia.

Hoja de balance

El análisis de los balances puede indicar qué tan bien la empresa está utilizando su capital, por qué la empresa puede pedir dinero prestado y si ese préstamo está justificado.

Dos cálculos completados utilizando información del estado de resultados y el balance general son el porcentaje de rendimiento sobre los activos y el índice de capital de trabajo. El rendimiento de los activos se calcula dividiendo la ganancia después de impuestos por el total de activos y multiplicando ese número por 100.

Entonces, si Chip Off the Old Block ganó $ 400 en ganancias netas y tiene $ 10, 000 en activos, eso haría que su rendimiento sobre los activos fuera del 4%. Por cada dólar en activos, obtuvo cuatro centavos de ganancia. Luego, la empresa puede comparar ese porcentaje con otras panaderías con qué eficiencia convierte el dinero invertido en activos en ganancias.

Otra métrica financiera importante es el índice de capital de trabajo y cuál es ese índice como porcentaje de las ventas, por ejemplo. El índice de capital de trabajo y el capital de trabajo como porcentaje de las métricas de ventas muestran qué tan bien la empresa está utilizando su capital y también su liquidez.

Para encontrar la razón de capital de trabajo, simplemente divida los activos corrientes por los pasivos corrientes. Una relación de menos de uno es una señal de advertencia de problemas de flujo de efectivo, mientras que una relación de alrededor de dos indica una sólida liquidez a corto plazo. Si Chip Off the Old Block tiene $ 10, 000 en activos y $ 5, 000 en pasivos, su coeficiente de capital de trabajo es 2.

La empresa puede medir qué tan bien está utilizando ese capital para generar ventas mediante la evaluación de la rotación del capital de trabajo. Puede calcular la rotación del capital de trabajo tomando las ventas netas anuales y dividiéndolas por la cantidad promedio de capital de trabajo para el mismo año. Una proporción más baja podría sugerir que la empresa no está funcionando de manera eficiente, pero hay muchos matices en esos números y deben verse en el contexto de la industria.

Estado de flujo de efectivo

Para medir la solvencia, utilice el estado de flujo de efectivo. El cálculo del flujo de caja operativo indicará la facilidad con la que la empresa puede cubrir sus pasivos corrientes. Para encontrar el índice de flujo de efectivo operativo, tomar el flujo de efectivo total de las operaciones en el estado de flujo de efectivo y dividirlo por los pasivos corrientes (cuentas por pagar, deuda, otros pasivos).

Si la empresa tiene $ 10, 000 en activos pero $ 5, 000 de eso proviene del flujo de efectivo operativo, y $ 5, 000 en pasivos, su razón de efectivo operativo es 1. La empresa gana $ 1 por cada $ 1 en pasivos. En general, el flujo de caja positivo es algo bueno, por supuesto. La empresa quiere tener suficiente efectivo para cubrir sus pasivos. Pero profundizar en el estado de flujo de efectivo puede arrojar luz sobre algunos matices importantes. El flujo de efectivo de inversión positivo y el flujo de efectivo operativo negativo pueden ser una señal de problemas:la empresa puede estar vendiendo activos para pagar sus gastos operativos, que rápidamente podría volverse insostenible.

El flujo de caja negativo no siempre es malo, cualquiera. Un flujo de efectivo de inversión negativo podría significar que la empresa está realizando inversiones en propiedades y equipos para producir más de sus productos. La clave es observar todo el efectivo que ingresa durante el año:qué está generando efectivo disponible, ¿Qué está absorbiendo efectivo? ¿La entrada de efectivo es mayor que la salida de efectivo?

Calcular pronóstico de ventas

Con información precisa de estos estados financieros, la empresa puede completar una de las previsiones más importantes:la previsión de ventas. Permite a la empresa hacer conexiones entre las ventas y los gastos que informan cómo tomar decisiones comerciales en el futuro. Debe dividir las ventas en unidades y el precio por unidad para ver si el precio, el volumen o ambos causaron una brecha entre los resultados esperados y los reales.

En un pronóstico de ventas simple, Chip Off the Old Block multiplica la cantidad de galletas que vendió por el precio por galleta y observa cómo eso cambió mes tras mes. Por ejemplo, en el día de San Valentín, vendió tres galletas más que en enero. Esto ayuda a la empresa a planificar las necesidades de inventario, personal y precios fijos.

Calcular los desembolsos de efectivo

Estas declaraciones también pueden dar a las pequeñas empresas una buena idea de cuánto necesitarán gastar y luego planificar en consecuencia. El desembolso de efectivo es cuando las organizaciones usan efectivo o equivalentes de efectivo para pagar gastos como materiales, labor, los gastos generales de fabricación (menos la depreciación porque no es un flujo de efectivo) y otros costos. Los desembolsos en efectivo se registran en el libro mayor.

Para pequeñas empresas, analizar el desembolso de efectivo de forma regular podría mostrar tendencias significativas en los pagos a los proveedores y puede ayudar a evitar pagos duplicados o pagos en exceso.

Por ejemplo, Chip Off the Old Block obtiene su harina de su proveedor Sunflower. Las condiciones de pago anticipado han permitido a la empresa ahorrar un 5% en sus facturas mensuales. Pero en enero no hizo el pago antes de tiempo y se perdió en términos de pago realmente buenos para la harina adicional que pide para la fiebre del Día de San Valentín de febrero.

Declaración de ganancias retenidas

El estado de ganancias retenidas muestra qué parte de las ganancias de una empresa permanece en el negocio y cuánto se distribuye a las partes interesadas. Un estado de ganancias retenidas muestra las ganancias retenidas iniciales para el año, lngresos netos, dividendos pagados a las partes interesadas y saldo final de las utilidades retenidas.

Por ejemplo, un Chip Off the Old Block acaba de lanzarse este año y no tenía ingresos, por lo que comenzó con un saldo de $ 0. Hizo $ 1, 000 en ingresos. Pagó 250 dólares al propietario y al abuelo del propietario, que le prestó el dinero para iniciar el negocio. Eso significa que las ganancias retenidas para el año son de $ 500.

Estado financiero ¿Que esta incluido? ¿Por qué es importante? Ejemplo Estado de resultados
  • Los ingresos totales
  • Costo de bienes / servicios vendidos (COGS)
  • Beneficio bruto (ingresos totales - COGS)
  • Ingresos operativos (Beneficio bruto - Gastos operativos)
  • Beneficio neto (Ingresos operativos +/– Ingresos y gastos no operativos)
Los estados de resultados muestran rentabilidad. Los números ayudan a la empresa a calcular métricas de rentabilidad importantes, como margen de beneficio bruto, margen de beneficio operativo y margen de beneficio neto.
  • Ingresos =$ 1, 000
  • COGS =$ 200
  • Gastos operativos =$ 300
  • Gastos no operativos =$ 100
  • Ingresos no operativos =$ 100
Beneficio bruto
$ 1, 000 - $ 200 =$ 800

Ingresos de explotación
$ 800 - $ 300 =$ 500

Beneficio neto
$ 500 + $ 50 - $ 50 =$ 400 Hoja de balance
  • Activos
  • Pasivo
  • Accionistas
Al mostrar lo que una empresa posee y lo que debe a otros, el balance general ofrece una instantánea de la salud financiera general de una empresa. Después de que una empresa gasta $ 1, 000 para comprar inventario, Tiene:
  • Un activo en forma de inventario adicional
  • Un pasivo de $ 1, 000 (pago pendiente)
Estado de flujo de efectivo
  • Inflacion
  • Salidas de efectivo (gastos operativos)
  • Otras salidas de efectivo (gastos no operativos)
El estado de flujo de efectivo muestra si la empresa tiene suficiente efectivo disponible para cubrir sus obligaciones financieras.
  • Inflacion: $ 5, 000 en cuentas por cobrar
  • Salidas de efectivo: $ 2, 500 para suministros, nómina de sueldos, impuestos y publicidad
Saldo de caja final
$ 5, 000 - $ 2, 500 =$ 2, 500 Declaración de ganancias retenidas
  • Ganancias acumuladas iniciales del año
  • Lngresos netos, Dividendos pagados a las partes interesadas
  • Saldo final de utilidades retenidas
El estado de ganancias retenidas muestra qué parte de las ganancias de una empresa permanece en el negocio y cuánto se distribuye a las partes interesadas.
  • Un nuevo negocio sin ganancias comienza con un saldo de $ 0.
  • El negocio ganó $ 1, 000 en ingresos.
  • La empresa pagó 250 dólares cada uno a dos socios.
Ganancias retenidas
$ 0 + $ 1, 000 - $ 500 =$ 500

Cómo utilizar los resultados del análisis financiero

El análisis de la Reserva Federal de los indicadores de salud financiera de las pequeñas empresas dice que los líderes e inversionistas no deberían dar demasiado peso al crecimiento de los ingresos como indicador de la salud financiera. El estudio también mostró que una mejor planificación y gestión financiera contribuye a una puntuación de salud financiera más alta. Disciplina para indagar en los números y analizar las métricas que apuntan a la rentabilidad, La eficiencia y la liquidez brindarán a las pequeñas empresas la información que necesitan para tomar decisiones comerciales acertadas.

La automatización de más procesos contables también le brinda al equipo de finanzas un fácil acceso a los datos para el análisis financiero. Empresas de todos los tamaños aumentaron su automatización contable con software durante el último año, con las funciones más probables automatizadas, incluida la facturación, generación de informes financieros, recopilación de datos y almacenamiento y cumplimiento de documentos.

Tener datos precisos para crear informes financieros y hacer pronósticos de ventas es la base de un análisis financiero sólido para ayudar a la empresa a determinar cuándo contratar personas. comprar más inventario, reducir y más.