Definición de planificación y análisis extendidos (xP &A)

Los departamentos financieros de empresas bien gestionadas han desarrollado durante años las mejores prácticas en torno a la planificación y el análisis financieros (FP&A), que proporciona información y análisis útiles que ayudan a orientar la dirección futura de una empresa. Pero incluso el mejor equipo de FP&A a veces puede incluir un defecto potencialmente fatal:su enfoque en la planificación financiera lo desconecta de la planificación operativa de los departamentos y unidades de negocio en toda la empresa.

Crear un plan financiero aislado de la toma de decisiones estratégicas que tiene lugar en otros rincones del negocio ya no es suficiente. Ingrese la planificación y el análisis extendidos (xP &A):la extensión literal de las prácticas y herramientas de FP&A más allá de las finanzas a la organización más grande.

¿Qué es la planificación y el análisis extendidos (xP &A)?

Una de las definiciones más simples de xP &A proviene de la firma de investigación Gartner, que lo describe como la extensión de proyectos FP&A más allá del departamento financiero. Cuando una organización adopta xP &A, cualquier función dentro del negocio que produzca un plan de negocios operativo - recursos humanos, Ventas, márketing, operaciones cadena de suministro, ESO, investigación y desarrollo:lo hace utilizando una plataforma compartida de FP&A que unifica modelos de datos y metodologías analíticas.

Este enfoque ofrece múltiples beneficios. Tradicionalmente, Los procesos de FP&A han proporcionado un enfoque estructurado para la presupuestación, planificación, previsiones e informes para que el equipo de finanzas pueda realizar análisis que ayuden a los altos ejecutivos a comprender el impacto financiero de sus decisiones. Sin embargo, Otras funciones en el negocio son hacer planes y tomar acciones que también pueden afectar la posición financiera y la dirección futura de una organización.

Un enfoque de xP &A incorpora las mejores prácticas y herramientas de FP&A en toda la organización para crear una imagen más unificada del impacto financiero de los planes operativos de los departamentos y unidades de negocio. estrategias y actividades. Lo hace a través de una plataforma central que admite aplicaciones de planificación operativa personalizadas que utilizan la misma plataforma FP&A, arquitectura y modelo de datos, mejorando así la alineación de las prácticas de planificación en toda la empresa.

La adopción de xP &A se está acelerando en respuesta a los desafíos que enfrentan las organizaciones que buscan explotar nuevos modelos de negocios digitales mientras navegan por la incertidumbre económica.

Conclusiones clave

• La planificación y el análisis extendidos (xP &A) amplían el uso de los principios FP&A, instrumentos, modelos y procesos de datos a departamentos no financieros en toda la empresa.
• La adopción de xP &A está aumentando rápidamente; los expertos predicen que pronto se convertirá en el enfoque dominante de FP&A.
• xP &A aumenta la alineación entre finanzas y otros departamentos y unidades de negocio en toda la organización.
• También permite que los departamentos financieros se vuelvan más prospectivos, socios estratégicos del negocio.

Explicación de FP&A

La planificación y el análisis financieros (FP&A) abarca toda la planificación financiera, presupuestación Procesos de previsión e informes que realiza una empresa para armar a su liderazgo ejecutivo y a su junta con información precisa, inteligencia derivada de datos para la toma de decisiones. Los equipos de FP&A se reúnen, preparar y analizar datos financieros para crear informes que brinden respuestas basadas en datos a preguntas comerciales clave, tal como:

1. ¿Qué productos / servicios / líneas de productos generan la mayor parte del beneficio neto de la empresa?
2. ¿Qué productos / servicios tienen el margen de beneficio más alto o más bajo?
3. ¿Qué porcentaje de los recursos financieros de la empresa consume cada departamento?
4. ¿Qué oportunidades debería considerar la empresa para expandirse y crecer?

Si bien FP&A fue una vez una función más táctica que brindaba información histórica sobre el desempeño financiero o una instantánea del estado financiero actual de una empresa, es cada vez más una visión de futuro, proceso estratégico. La tecnología avanzada y las nuevas mejores prácticas (incluidas xP &A) permiten a los equipos de FP&A comprender por qué han sucedido las cosas y predecir con mayor precisión lo que es probable que ocurra en el futuro.

Orígenes de xP &A

Si bien Gartner acuñó el término xP &A en 2020, el concepto en sí no es tan nuevo. También denominada planificación colaborativa o conectada o FP&A integrado, xP &A representa la codificación de una variedad de multidisciplinas, enfoques multifuncionales para la planificación empresarial, a diferencia de los ejercicios en silos más típicos del pasado. Este enfoque más colaborativo permite a la empresa integrar la planificación financiera en todas las funciones, desde ventas y marketing hasta operaciones, recursos humanos, cadena de suministro y TI, para que todos trabajen con los mismos datos y conocimientos financieros al crear planes y estrategias comerciales, medir el desempeño y realizar cambios de dirección.

Si bien la falta de alineación entre los procesos tradicionales de FP&A y el resto del negocio ha sido un desafío durante mucho tiempo, el problema ahora es primordial. En un entorno económico cambiante, una planificación y análisis más holísticos es fundamental. Al mismo tiempo, Los avances tecnológicos ahora hacen posible una planificación ampliada.

Las empresas que han adoptado xP &A tienden a ver mejoras en el desempeño financiero en comparación con aquellas con procesos de FP&A más insulares. xP &A crea una base para una planificación estratégica más colaborativa e inclusiva, planificación y previsión operativa. Como resultado, este modelo está ganando popularidad rápidamente. Según Gartner, El 70% de todos los nuevos proyectos de FP&A serán proyectos de xP&A para 2024, ampliar su alcance más allá del dominio financiero a otras áreas de planificación y análisis empresarial.

FP&A frente a xP &A

El proceso FP&A ofrece un enfoque estructurado para el presupuesto financiero, planificación, previsiones e informes que durante mucho tiempo han permitido a los equipos financieros realizar análisis críticos que informan la toma de decisiones por parte de la alta dirección y las juntas directivas. El problema con la aplicación tradicional de FP&A, sin embargo, es que tiene lugar únicamente en la función financiera, aislada del resto del negocio. A menudo no incorpora las actividades y planes de otras funciones comerciales. Bastante, cada función hace su propia planificación con poca información o consideración de su efecto combinado en el negocio.

xP &A, por otra parte, toma los procesos y principios estructurados de FP&A y los aplica a todas las funciones del negocio. Cuando los principios estándar de FP&A se adoptan en otros departamentos, allana el camino para una mayor integración, planificación y análisis financieros más precisos y rendimiento mejorado. Con FP&A más tradicional, Ventas, márketing, los equipos de fabricación y otros tienen sus propias campañas, planes pronósticos y objetivos, e incluso RR.HH. desarrolla sus propios planes para los niveles de personal y compensación. Con xP &A, trabaja para integrar todas estas funciones. Por ejemplo, puede resultar obvio para los altos ejecutivos cómo el crecimiento planificado por el equipo de ventas requerirá una mayor capacidad de fabricación, lo que significa personal y equipo adicional.

Con xP &A, la planificación se convierte en un proceso más multifuncional que puede evolucionar continuamente, produciendo un negocio más integrado y ágil.

FP&A tradicional xP &A Ocurre solo en la función de finanzas Se extiende a todas las funciones de la empresa Incluye solo datos de la función de finanzas central Integra datos / actividades de toda la empresa Se actualiza mensualmente y trimestralmente Ofrece análisis en tiempo real y planificación de escenarios Crea planificación y procesos aislados o desarticulados Permite la colaboración pla nning y una única fuente de datos y análisis centrado en datos actuales prospectivo y predictivo

¿Por qué xP &A es importante para las empresas?

Un enfoque de FP&A independiente es incapaz de cumplir con los variados requisitos de planificación de los departamentos no financieros. A diferencia de, xP &A se puede utilizar para crear un proceso de planificación operativa y financiera organizativa continua. Coordina datos, gente, procesos y planes de negocio dentro de una única plataforma, proporcionando una visión integral del negocio. Esa integración de la planificación financiera y operativa dentro de una sola plataforma es transformadora para las organizaciones modernas.

Gracias a los avances de la tecnología digital, Las empresas ahora pueden aprovechar las herramientas de xP &A que se adaptan a las diferentes necesidades de varias funciones en el negocio, preservar la precisión y el control de los datos e integrar la automatización y la inteligencia en las tareas de FP&A. Como resultado, Las organizaciones financieras pueden crear un plan de negocios holístico y permitir una visibilidad total del desempeño organizacional. Las organizaciones que adoptan xP &A a menudo logran un mejor rendimiento empresarial y una mayor agilidad.

En 2020, Muchas empresas recurrieron a sus equipos de FP&A para obtener información y análisis listos para afrontar las interrupciones extremas y la incertidumbre. Dado que las funciones financieras anticipan un futuro de continua volatilidad, xP &A ofrece capacidades que permiten un conocimiento más amplio y oportuno para la toma de decisiones corporativas. Como se indica en las predicciones de FP&A para 2021, la agilidad será una prioridad para las finanzas, y será vital una planificación financiera sólida pero flexible.

Cómo utilizar xP &A

La principal diferencia entre FP&A tradicional y xP&A es la variedad y el volumen de datos que entran en los procesos y la conexión de xP&A con los objetivos comerciales departamentales. Como resultado, xP &A es tan bueno como los datos que lo alimentan y la integración del análisis resultante en la estrategia, gestión y toma de decisiones.

El proceso de xP &A comienza con la coordinación de finanzas con otros líderes funcionales y operativos para comprender sus métricas clave y cómo afectan los resultados comerciales. Por ejemplo, si RR.HH. valora los costos de retención y contratación o las ventas se enfocan en los números de su cartera y los ingresos, su pensamiento entra en el proceso de xP &A. Al conectar cada parte del negocio con un plan integrado, los líderes empresariales pueden dirigir sus organizaciones de manera más eficaz, particularmente durante tiempos de interrupción. Pueden analizar inmediatamente el impacto en el rendimiento empresarial de los cambios reales, cambios anticipados o incluso varias posibles decisiones diferentes.

Si la empresa enfrenta problemas en la cadena de suministro, los líderes pueden identificar más rápidamente las soluciones de abastecimiento. Pueden ver los pronósticos de ventas y el ROI proyectado de la campaña de marketing en correlación con las tendencias macroeconómicas para identificar nuevas oportunidades de crecimiento. Integrar los planes de la fuerza laboral con el presupuesto, Los pronósticos de ingresos y los planes financieros corporativos ayudan a la empresa a determinar cuándo y dónde expandirse a continuación y cómo dotar de personal a las nuevas ubicaciones o qué áreas de práctica crecer. En efecto, xP &A crea una mejor visibilidad para que todos los líderes vean lo que sucede en todos los rincones de la empresa. xP &A también puede crear una base para la planificación de escenarios para que las empresas puedan analizar el impacto de varias estrategias para tomar las mejores decisiones basadas en datos para el futuro.

xP &A y el rol cambiante del director financiero

Mucho más que administradores financieros, el papel de los directores financieros sigue evolucionando. Una encuesta reciente de CFO de NetSuite encontró que el ámbito de los CFO, incluso en las pequeñas y medianas empresas, se está expandiendo más allá de las responsabilidades tradicionales. En efecto, la mayor preocupación de los directores financieros es gestionar sus múltiples y crecientes responsabilidades. Un enfoque de xP &A es particularmente beneficioso a medida que los directores financieros avanzan en sus funciones en el negocio; xP&A es más holístico, Los análisis basados ​​en datos pueden capacitar a los directores financieros para liderar iniciativas estratégicas en toda la empresa y ayudar a optimizar los resultados comerciales.

Los directores financieros de pequeñas y medianas empresas ahora están asumiendo el tipo de funciones que antes solo existían en las oficinas financieras de empresas mucho más grandes. Sus empresas también quieren que lo abarca todo, información y datos en tiempo real para la toma de decisiones. Como resultado, Estos directores financieros encontrarán valor en los procesos y herramientas de xP &A para brindar inteligencia financiera y análisis de riesgos más completos y precisos en toda la empresa para obtener una ventaja competitiva.

9 beneficios clave de xP &A

La integración en toda la empresa, estandarización y alineación que un enfoque de xP &A confiere una amplia gama de ventajas no solo para los equipos de finanzas, sino también para todas sus organizaciones. Los beneficios clave incluyen los siguientes.

1. Una visión holística del desempeño financiero: xP &A rompe los silos organizativos y de datos para crear una vista única de la actividad financiera y operativa. Esto brinda a los líderes financieros visibilidad de todos los activos, recursos y cambios en toda la empresa. En el pasado, tal reconciliación requeriría un trabajo manual significativo. Esta visión holística permite a las finanzas construir un plan para toda la organización.

2. Armonización de datos: xP &A reúne diferentes tipos de datos financieros y operativos de toda la empresa (finanzas, Ventas, márketing, HORA, operaciones TI) en una única plataforma con un modelo de datos unificado, entregando así información consistente.

3. Tiempos de ciclo más cortos: Gracias a la automatización y la integración entregadas por un enfoque y herramientas de xP &A, las empresas pueden reducir sustancialmente los tiempos de ciclo de los procesos de planificación clave. La presupuestación y la previsión pueden evolucionar de ejercicios trimestrales a procesos continuos.

4. Alineación empresarial mejorada: Debido a que xP &A conecta información de todos los rincones de la empresa para crear un plan integrado, la empresa se vuelve más alineada. Los objetivos estratégicos se pueden conectar a actividades que impulsan los resultados deseados. Además, Los líderes pueden visualizar y analizar rápidamente el impacto de cambios o interrupciones.

5. Mayor agilidad: Las organizaciones que adoptan xP &A pueden hacer que procesos como el establecimiento de objetivos y la planificación de escenarios sean más eficientes. Esto es particularmente importante a medida que las organizaciones exploran nuevos modelos comerciales digitales y navegan por las incertidumbres económicas o la volatilidad.

6. Mayor colaboración y responsabilidad: Cuando toda la organización utiliza los mismos datos y supuestos, pueden trabajar juntos en la planificación empresarial de forma más eficaz. La transparencia conferida por los datos compartidos ilustra cómo las actividades de una función impactan las de otra, prometiendo una mayor responsabilidad.

7. Pronóstico más preciso: Los procesos y herramientas integrados de xP &A pueden ofrecer pronósticos de mayor calidad que incorporan datos clave de todas las partes interesadas del negocio. Cuando las previsiones sean más precisas, los líderes pueden responder a las variaciones de manera más eficaz.

8. Escalabilidad: La claridad y la información que proporciona el modelo de datos unificados de xP&A pueden permitir que una empresa crezca con sus datos. Considere los enormes volúmenes de datos generados por el marketing digital sobre clientes y prospectos, o mediante tecnologías de Internet de las cosas sobre máquinas industriales en las fábricas (solo un ejemplo del uso potencial de IoT).

9. Identificación más sencilla de oportunidades y riesgos: Gracias a una mayor visibilidad, los líderes pueden identificar más rápidamente las mejoras en los costos o la eficiencia, oportunidades de crecimiento y riesgos emergentes. El modelado de escenarios se puede utilizar para simular los resultados de los cambios propuestos o anticipados.

6 pasos para la transición a xP &A

La planificación y el análisis extendidos pueden ser la evolución lógica de FP&A, pero ampliando el uso de estos procesos, los datos y las herramientas más allá de la función financiera requieren una cuidadosa planificación y previsión. Las organizaciones que quieran presentar xP &A pueden tomar una serie de pasos para aumentar la probabilidad de una adopción exitosa en toda la empresa:

1. Consiga la participación. La evolución de FP&A a xP&A requiere el apoyo del equipo ejecutivo y el liderazgo departamental. Finanzas debe asegurarse de que todos comprendan no solo sus roles en estos nuevos procesos, pero también los beneficios que xP &A puede proporcionarles.

2. Desarrolle una estrategia de xP &A. Finanzas debe crear un plan sobre cómo liderará la extensión de FP&A en toda la empresa. También debería desarrollar una estrategia para la coordinación continua de la planificación continua y la gestión del desempeño, integrando los aportes de las partes interesadas clave.

3. Repensar los datos y la arquitectura. Un "levantamiento y cambio" de los sistemas existentes puede no ser suficiente para obtener todos los beneficios de xP &A. Determine qué herramientas y capacidades digitales permitirán los objetivos de xP &A de la organización. Es probable que sea necesario realizar cambios en la arquitectura para integrar todos los datos comerciales relevantes en una plataforma. También será importante tener en cuenta el aumento de los requisitos de gestión de datos.

4. Decidir sobre datos y métricas clave. Finanzas puede trabajar con otros departamentos y unidades de negocio para comprender qué datos son más importantes tanto para su desempeño operativo como para sus resultados financieros. qué cambios se pueden realizar y, por último, qué métricas incorporar en xP &A.

5. Invierta en la gestión del cambio. La implementación de xP &A exige cambios de todos los involucrados, desde ejecutivos y miembros de la junta hasta gerentes y usuarios, sin mencionar el departamento de TI. No escatime en la gestión de cambios y la comunicación durante todo el proceso de implementación de xP &A.

6. Planifique la mejora continua. Los procesos de xP &A se pueden ampliar y mejorar con el tiempo. La adopción de un enfoque de prueba y aprendizaje puede permitir un mayor éxito a medida que las organizaciones escalan su uso de xP &A a diferentes funciones, unidades de negocio o ubicaciones geográficas.

   

Integrando xP &A con ERP

Las empresas que se trasladen a xP &A requerirán ciertas capacidades tecnológicas para respaldar su nuevo enfoque de planificación para toda la empresa.

• Planificación y datos integrados: Necesitarán una solución de planificación y presupuestación que extraiga automáticamente datos precisos y actualizados de su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Esto asegura que los datos estén en un solo lugar y sean visibles para todos, impulsar la colaboración y la responsabilidad.

• Soporte para múltiples tipos de planificación: Debido a que xP &A se extiende a todas las funciones comerciales, Los sistemas financieros deben respaldar las diferentes necesidades de las diferentes áreas operativas, así como la elaboración de presupuestos tanto para toda la empresa como para los departamentos dentro de una colaboración. solución escalable. Tendrán que apoyar la planificación de la fuerza laboral para RR. planificación de ventas y planificación de la demanda. Una solución de gestión del rendimiento empresarial puede ofrecer soluciones especialmente diseñadas para mejorar y gestionar los procesos de planificación en las ventas, márketing, recursos humanos, Funciones de TI y cadena de suministro.

• Descubrimiento de datos unificado: xP &A requiere el tipo de modelo de datos unificado que proporciona ERP, haciendo que el descubrimiento de datos sea más fácil e intuitivo.

• Informes automatizados, herramientas de visualización y planificación predictiva: Los equipos de FP&A más eficaces tienen más probabilidades de tener informes automatizados, visualización de datos y capacidades predictivas. Cuando estos están integrados en sistemas y procesos, los departamentos de finanzas pueden ofrecer ciclos de planificación más rápidos, Modelado más sofisticado y pronósticos más precisos para el negocio.

Conclusión

Finanzas se encuentra en una posición única y valiosa para impulsar la planificación y el análisis continuos y extendidos para toda la empresa, ayudando a impulsar mejores decisiones y resultados. Ciertamente, existen desafíos en la evolución de los procesos de planificación financiera tradicionales y las fuentes de datos dispares para crear los datos más integrados, sistemas y procesos demandados por xP &A. Pero aquellas organizaciones que abordan estos problemas e integran xP &A en sus negocios pueden elevar el papel de las finanzas, ya que permiten la mejora del rendimiento empresarial en toda la empresa.