Flujos de trabajo de gestión de gastos:simplificación y automatización de su sistema de contabilidad

La gestión de gastos es una función importante para cualquier empresa con más de un puñado de empleados. Ya sea que estén haciendo gastos mientras viajan, trabajando de forma remota o haciendo su trabajo en el sitio, la mayoría de los empleados tienen al menos algunos recibos para enviar para su reembolso en un mes determinado. Históricamente, gestionar ese proceso requirió muchos recibos, intercambio de papeles y transferencias de aprobación entre gerentes y altos ejecutivos.

Hoy dia, más empresas están utilizando software para automatizar estos pasos y simplificar el proceso para todos, al mismo tiempo que lo hacen más rápido y preciso.

Que es un Administración de gastos Flujo de trabajo

Un flujo de trabajo de gestión de gastos describe claramente la ruta que toma un recibo desde el momento en que se ingresa en el sistema de gestión de gastos de la empresa hasta que se reembolsa al empleado o la empresa paga el cargo.

Es un proceso paso a paso que se aplica a todos los gastos y define cómo se recibirán, aprobado y resuelto.

¿Por qué es importante establecer un flujo de trabajo de gestión de gastos?

Sin un flujo de trabajo de gestión de gastos definido, las empresas estarán limitadas a la hora de recibir, contabilizando, aprobar y reembolsar los gastos de los empleados.

Un enfoque no estructurado de la gestión de gastos puede ser suficiente para una empresa que tiene solo un puñado de empleados que presentan sus gastos. Pero a medida que crece una empresa, necesita una forma automatizada de gestionar este aspecto de su negocio.

Al establecer un flujo de trabajo predecible para todos los gastos, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir errores, evite fraudes potenciales más fácilmente y ahorre dinero.

¿Por qué es importante un sistema de gestión de gastos?

Para permanecer en funcionamiento, todas las organizaciones deben pagar sus facturas a tiempo. Para cualquier empresa que tenga empleados que realicen negocios fuera de sus propias "cuatro paredes, ”Siempre habrá necesidad de una buena gestión de gastos. Incluso se debe documentar el costo de una actividad tan común como un almuerzo pagado por la empresa con un cliente, aprobado y reembolsado a la persona que pagó la cuenta.

Con procesos de gestión de gastos efectivos en su lugar, las empresas pueden emitir esos reembolsos de forma rápida y precisa. No hay nada peor que tener que esperar meses después de un desembolso para recibir el reembolso. particularmente para un empleado que pagó de su bolsillo por un producto o servicio.

Ejemplo de flujo de trabajo de gestión de gastos

1. Reúna los registros . El empleado que presenta un informe de gastos para reembolso recoge los recibos, extractos de tarjetas de crédito, facturas u otra documentación que acredite que se realizó la compra.

   El equipo de contabilidad, El supervisor y / o gerente utilizará esta documentación para corroborar el gasto y asegurarse de que sea legítimo y reembolsable.

2. El empleado crea un informe. El empleado debe consultar la política de gestión de gastos de la empresa al desarrollar su informe. que reflejará uno o más gastos que se programarán para reembolso.

   El informe sirve como la documentación principal que un trabajador utilizará para presentar su reclamo de gastos y generalmente se completa y envía mensualmente.

3. Informe presentado para aprobación final. Una vez enviado, el informe será revisado por un supervisor directo y el equipo de contabilidad para validar los reclamos.

   En este punto, el informe alcanza la etapa de "aprobación final" y pasa al siguiente paso.

4. Los aprobadores reciben una notificación para su revisión. Luego, el informe se distribuye a los aprobadores correspondientes, ya sean gerentes o altos ejecutivos, para la revisión.

   Estas personas revisan el informe, asegúrese de que todas las entradas sean legítimas y reembolsables y luego cierre la sesión.

5. Informe de gastos aprobado. Los revisores pusieron sus sellos de aprobación en el informe. Todos los informes que no se aprueban se devuelven al equipo de contabilidad y, posteriormente, el empleado — para revisión y revisión.

   Para cualquier gasto que no haya sido aprobado, el proceso comienza de nuevo en "recopilar los registros, ”Con la responsabilidad del empleado de retirar el reclamo o fundamentarlo.

6. Informe enviado al contacto de cuentas por pagar. En este punto del flujo de trabajo del sistema contable, el informe de gastos va al coordinador de cuentas por pagar para ser contabilizado.

   Una vez que se publique el informe, los gastos se pueden fijar para el pago. El contacto de cuentas por pagar es responsable de garantizar que el empleado reciba el pago a tiempo.

7. Se verifican los recibos. Todos los recibos que presentó el empleado se verifican como legítimos y se ingresan en el archivo para fines fiscales y contables.

   Si faltan recibos o no se pueden utilizar de otro modo, hay formas de recrearlos con fines de deducción de impuestos. Y, el IRS considera que los recibos digitalizados son prueba legítima de un gasto.

8. Los códigos del libro mayor (o códigos de impuestos) ingresados ​​en el informe. El equipo de contabilidad ingresa los códigos correctos en el informe de gastos para cada artículo de línea.

   Estos códigos varían según el gasto en sí, con viajes, Alojamientos, Las comidas y el entretenimiento se encuentran entre las categorías más populares para los empleados externos.

9. Informe de gastos publicado. Los elementos de gastos se agregan al ERP o al sistema de contabilidad como asientos de diario, revisado y aprobado, y luego se contabiliza en el GL para que se le pague al empleado (el gasto generalmente debe estar en el sistema para que las cuentas por pagar emitan un cheque), así como para fines de auditoría y contabilidad.

   En caso de una futura disputa financiera o auditoría del IRS, estos informes servirán como prueba de los gastos comerciales totales del empleado durante un cierto período de tiempo.

10. Se autoriza el pago de reembolso. Durante este paso, el pago de reembolso está autorizado y establecido para el pago de acuerdo con el cronograma establecido en la política de administración de gastos de la empresa.

    La autorización de reembolso es el último paso que tomará el equipo de contabilidad en el proceso de flujo de trabajo de gestión de gastos.

11. Se reembolsa al empleado. El empleado recibe su reembolso del gasto mediante depósito directo, cheque o efectivo. Si el empleado utiliza una tarjeta de crédito corporativa, los pagos se realizarían a la compañía de la tarjeta de crédito.

    Una vez que se reembolsa al empleado, es hora de comenzar a recopilar recibos y reunir la información para su próximo informe de gastos.

Beneficios de la automatización de la gestión de gastos para las aprobaciones de gastos

Cuando el proceso de gestión de gastos está automatizado, los empleados pueden enviar los gastos desde cualquier lugar a través de un navegador web o un dispositivo móvil. Las empresas pueden personalizar los flujos de trabajo y los procesos de aprobación para cumplir con su negocio único, necesidades de gestión de gastos y contabilidad del proyecto. En cambio, las organizaciones obtienen menores costos de procesamiento de informes, mayor precisión en los informes y menos horas dedicadas a examinar hojas de cálculo y papel. Finalmente, un sistema de gestión de gastos automatizado mejora la colaboración entre los miembros del equipo de contabilidad, empleados y aprobadores, todo sin la necesidad de levantar el teléfono o enviar un correo electrónico.