Depósito directo para su pequeña empresa:una guía completa

Pagar a sus empleados y contratistas de forma precisa y puntual es una forma sencilla de mantener la moral alta y retener el talento que hace que su empresa sea exitosa. Muchas empresas encuentran que el depósito directo es un medio confiable para automatizar las funciones de nómina, Cumpla con las leyes fiscales y asegúrese de que los trabajadores puedan acceder rápidamente a sus fondos el día de pago.

Pero hay trampas a las que hay que prestar atención como más dificultad para cambiar de institución financiera o actualizar errores de pago. Entonces, ¿el depósito directo es adecuado para su negocio? Aquí hay una guía sobre cómo funciona el proceso, una lista de verificación para configurar el depósito directo, y un resumen de ventajas e inconvenientes.

¿Qué es el depósito directo?

El depósito directo reemplaza los métodos de pago más antiguos, como la emisión de cheques de papel y sobres de efectivo. Al transferir fondos electrónicamente desde la cuenta bancaria de su empresa a las cuentas de sus empleados, minimiza el riesgo y prepara a su equipo de nómina para el éxito.

Es posible que también escuche que se hace referencia al depósito directo como pago directo, transferencia electrónica de fondos (EFT) o cheques electrónicos. Cualquiera que sea el término, la mayoría de las empresas optan por pagar a sus empleados mediante esta opción, con el 94% de los trabajadores recibiendo su salario a través de depósito directo.

Conclusiones clave

• Los depósitos directos se utilizan ampliamente como una forma conveniente, Una forma rentable y que ahorra tiempo de pagar a los empleados.
• El depósito directo también es generalmente más seguro tanto para los empleadores como para los trabajadores que pagar con cheque o efectivo.
• Hay algunos inconvenientes:es más difícil cambiar de banco y detener o ajustar los pagos erróneos que cuando se emite un cheque.
• Los depósitos directos también se pueden utilizar para pagos a contratistas y bonificaciones. anualidades y gastos de viaje.

Depósitos directos explicados

Los depósitos directos mueven fondos entre bancos a través de una red de pago electrónico centralizada llamada red de Cámara de Compensación Automatizada (ACH). Una organización sin fines de lucro financiada por un banco llamada Nacha, que se estableció como la Asociación Nacional de Cámara de Compensación Automatizada, administra la administración, desarrollo y gobernanza de la red ACH.

Nacha facilita el intercambio de información entre organismos reguladores e instituciones financieras. También se enfoca en reducir el riesgo y el fraude con el objetivo de mantener a los bancos, empleadores y trabajadores que confían en el sistema de depósito directo.

¿Cómo funciona el depósito directo?

Como empleador, comenzará configurando el depósito directo con su banco o un proveedor de servicios de nómina y conectando su sistema de contabilidad.

Necesitará información sobre la cuenta que se utilizará para pagar a los empleados y los números de cuenta corriente o de ahorros de las cuentas en las que cada trabajador o contratista desea que se deposite el pago.

Luego, para cada ejecución de nómina, le proporciona a su banco o servicio de nómina instrucciones de depósito directo que enumeran el monto que se transferirá a la cuenta de cada empleado. Su banco o proveedor envía los depósitos directos a la red ACH, que los dirige a los bancos de sus empleados. A continuación, los bancos receptores abonan las cuentas de sus empleados. Los fondos están disponibles inmediatamente para sus empleados una vez que se publica el pago.

Los pagos de ACH generalmente demoran de uno a dos días hábiles en cerrarse. La red ACH también admite pagos el mismo día, que generalmente implican una tarifa adicional.

¿Pueden las pequeñas empresas utilizar el depósito directo?

Las empresas de cualquier tamaño pueden utilizar el depósito directo; el proceso de nómina es esencialmente el mismo si tiene 10 empleados o 10, 000. Y de hecho, La nómina a menudo surge como un punto débil a medida que las pequeñas empresas agregan trabajadores. El depósito directo ayuda a eliminar esa barrera al crecimiento y coloca a su empresa en pie de igualdad con las empresas más grandes cuando llega el momento de contratar.

Ventajas del depósito directo

El depósito directo es fácil, seguro y rentable. También hace que el flujo de caja sea más predecible en comparación con el pago a los empleados con cheques de papel.

Muchos de los beneficios del depósito directo se aplican tanto a su empresa como a sus empleados. Veámoslo desde ambos ángulos.

Beneficios del depósito directo para su negocio

Ahorrar tiempo: Debido a que el depósito directo es automático, se necesita menos tiempo para procesar la nómina. Reducirá las horas de contabilidad porque no necesita escribir, envíe por correo y concilie los cheques, o vuelva a emitir los cheques perdidos. Y, minimizará los problemas de contabilidad relacionados con la nómina, como los retrasos en la actualización del libro mayor y el tiempo dedicado a las conciliaciones manuales.

Ahorrar dinero: Además del ahorro de tiempo del equipo financiero, eliminará los costos de los cheques, franqueo y otros suministros de correo necesarios para un proceso basado en cheques en papel. La reemisión de cheques extraviados puede generar cargos por parte de los bancos o los servicios de nómina. Y, Los servicios de nómina pueden garantizar que su empresa retenga con precisión los impuestos y otras deducciones. y así evita sanciones.

Mejorar las proyecciones de flujo de caja: Minimizar los problemas de flujo de caja es primordial para cualquier negocio. Con deposito directo, sabe exactamente cuándo se retirarán los pagos a los empleados de su cuenta bancaria, y la cantidad exacta. Esto significa que puede predecir con precisión los requisitos de efectivo. A diferencia de, al pagar con cheque, su flujo de efectivo dependerá de cuándo los empleados elijan cobrar sus cheques de pago.

Más seguro que los cheques en papel: Los depósitos directos generalmente se consideran más seguros que emitir cheques. que se puede perder, robado o falsificado. Nacha informa que el fraude de suplantación de nómina, donde un delincuente se dirige a un empleado mediante el envío de un correo electrónico de suplantación de identidad que se hace pasar por el departamento de recursos humanos o de nómina del empleador, es una preocupación real.

5 pasos para mantener segura la nómina

Los delincuentes pueden engañar a los empleados para que inicien sesión en un sitio web falso para que puedan secuestrar datos de nómina, incluidas las cuentas bancarias. Usan esa información para robar fondos o desviar pagos. A continuación, se explica cómo proteger a los trabajadores: Capacite al personal sobre cómo funcionan los ataques de phishing y las formas de reconocer enlaces sospechosos. Advierta a los empleados que tengan cuidado con los correos electrónicos que supuestamente provienen de su equipo financiero o proveedor de servicios de nómina. Proporcionar un contacto donde los empleados puedan reenviar correos electrónicos sospechosos; considere recompensar a los trabajadores que detecten y denuncien intentos de phishing. Implementar una política según la cual los portales de autoservicio de nómina requerirán autenticación para las solicitudes de cambio de información de pago y volverán a autenticar a los usuarios que acceden al sistema desde dispositivos no reconocidos. Configure alertas automáticas para los administradores de nómina para que la actividad inusual, como cuando se cambia la información bancaria o cambios múltiples que usan el mismo nuevo número de ruta o números de cuenta idénticos, se detecte antes de que se pierda el dinero. Valide la nueva información de depósito directo de los empleados enviando transacciones de notificación previa ACH.

Procese en cualquier momento / en cualquier lugar: Una vez que haya configurado el depósito directo, podrá pagar a sus empleados con unos pocos clics. Ya sea que esté en la oficina, trabajando desde casa o viajando, sus empleados seguirán recibiendo su pago a tiempo. Tenga en cuenta que, para empresas que cuentan con equipos de recursos humanos, Es una buena práctica unir los sistemas de nómina y RR.HH. desde el principio para que el proceso de nómina pueda ejecutarse y los datos puedan ser actualizados por más de un grupo.

Ayuda al medioambiente: Si las prácticas respetuosas con el medio ambiente son importantes para su negocio, entonces el depósito directo es el camino a seguir. Ahorrará árboles y reducirá las emisiones de gases de efecto invernadero al eliminar la necesidad de imprimir y entregar cheques.

Beneficios del depósito directo para sus empleados

Ahorrar tiempo: A la mayoría de los empleados les gusta que su sueldo se deposite automáticamente en sus cuentas. No tienen que preocuparse por cobrar cheques, corriendo al banco o esperando a que se paguen los cheques. Disfrutan de un acceso rápido a sus fondos, dado que su dinero siempre está disponible el día de pago, incluso si están enfermos o de vacaciones.

Ahorrar dinero: Algunos bancos ofrecen cuentas corrientes gratuitas si saben que los titulares de las cuentas recibirán su pago mediante depósito directo y cumplen con otras condiciones. como mantener un saldo mensual mínimo.

Reembolsos de gastos más sencillos: Puede incluir reembolsos de gastos mediante depósito directo que simplifica el proceso para empleados y empleadores.

Más seguro que los cheques en papel: Los empleados ya no tienen que preocuparse por la pérdida o el robo de sus cheques.

Elija adónde va el dinero: Algunos bancos y proveedores de nómina permiten a los empleados dividir su depósito directo entre varias cuentas, para que puedan destinar parte de él a una cuenta de ahorros todos los meses.

Desventajas del depósito directo

Aunque el depósito directo es más eficiente que pagar con cheque, existen algunos inconvenientes tanto para los empleadores como para los empleados.

Desventajas del depósito directo para su negocio

Tiempo sensible: Para garantizar que los pagos lleguen a las cuentas bancarias de los empleados el día de pago, debe ejecutar la nómina con uno o dos días de anticipación, independientemente de cuántas otras prioridades esté manejando. Si no lo hace, tendrá empleados descontentos.

Posibles riesgos de seguridad en los datos bancarios de los empleados de la vivienda: Para permitir depósitos directos a empleados, necesita almacenar su cuenta bancaria y la información de ruta. Asegúrese de contar con las medidas y políticas de seguridad adecuadas para proteger sus datos financieros confidenciales; no es raro que los estafadores se dirijan a los empleados de finanzas.

Menos opciones de "suspensión de pago" que con los cheques en papel: Puede ser más difícil detener o revertir los pagos de depósito directo que cuando se paga con cheque. Si accidentalmente paga de más a un empleado, Por lo general, puede revertir el pago siempre que lo haga en un plazo de cinco días. pero algunos estados aplican restricciones adicionales una vez que el dinero llega a las cuentas bancarias de los empleados.

Posibles comisiones bancarias y por sobregiro: Los bancos generalmente cobran tarifas a los empleadores por los pagos de depósito directo. Y si no se asegura de que su cuenta contenga todos los fondos necesarios para una ejecución de nómina antes del día de pago, puede incurrir en costosas tarifas por sobregiro.

Desventajas del depósito directo para empleados

Tarifas de la cuenta bancaria: Si los empleados aún no tienen una cuenta bancaria para recibir depósitos directos, es posible que deban abrir uno y pagar cuotas mensuales de mantenimiento de cuenta. Como empleador, puede considerar ofrecer educación y referencias a instituciones que ofrecerán cheques gratis, o incluso proporcionar membresía en una cooperativa de ahorro y crédito como beneficio.

Hace que cambiar de banco sea más difícil: Si los empleados cambian de banco, tendrán que repetir el proceso inicial de configuración del depósito directo, que puede tardar varios días.

Riesgos potenciales de seguridad. Tus empleados están confiando en tu empresa, o su proveedor de servicios de nómina, con información financiera sensible, potencialmente creando nuevos riesgos, incluido el robo de identidad, si la información no está bien protegida.

Pros y contras del depósito directo

PROs

Contras Conveniente para empleadores y empleados Es urgente:debe programar los pagos a tiempo para llegar a las cuentas de los empleados el día de pago Ahorro de tiempo y rentable para los empleadores Cargos por transacción y configuración del banco Menos posibilidades de fraude o pérdida de pagos que con cheques Preocupaciones sobre la seguridad de los datos Empleados tener acceso rápido a los salarios Es difícil detener los pagos si se encuentran errores Respetuoso con el medio ambiente Más difícil de cambiar de banco

¿Cuánto cuesta el depósito directo?

Hay varios costos a considerar. Los bancos generalmente cobran una tarifa de instalación inicial de $ 50 a $ 149 más las tarifas de transacción con un promedio de $ 1,50 a $ 1,90 por cada depósito individual. Algunos bancos también pueden cobrar tarifas mensuales.

Decimos "en general" y ofrecemos un rango porque la estructura de tarifas depende del tamaño de su empresa, tu banco, ya sea que procese los pagos usted mismo o utilice un servicio y su contrato de depósito directo específico. Vale la pena comparar precios entre diferentes instituciones financieras y proveedores de servicios de nómina.

¿Cuándo se registran los depósitos de nómina para los empleados?

Con pagos ACH al día siguiente, Los depósitos de nómina se publican y están disponibles para sus empleados a partir de las 9:00 a.m. o hasta las 5:00 p.m. hora del banco local el día de pago, dependiendo de cuándo el banco receptor recibe los fondos. Si el banco receptor recibe los fondos antes de las 5:00 p.m. hora local, el dinero estará en las cuentas de los empleados a la mañana siguiente.

Bajo el mismo día ACH, a los empleados se les paga antes de las 5:00 p.m. el mismo día que transfiere los fondos, siempre que cumpla con los plazos específicos establecidos por su banco y la red ACH. Los bancos generalmente cobran más por los pagos ACH el mismo día.

¿Cómo funcionan los contratistas que pagan?

Si trabaja con muchos contratistas independientes, Vale la pena mantener abiertas sus opciones con respecto al depósito directo. Si utiliza un software de nómina o un servicio de nómina subcontratado, Verifique que el sistema respalde los pagos tanto a los contratistas como a los empleados, aunque a los contratistas independientes generalmente se les paga a través de cuentas por pagar. no nómina. ACH también se puede utilizar para depósito directo a través de cuentas por pagar.

Aunque el proceso de pago por depósito directo para los contratistas es generalmente el mismo que para los empleados, tendrá que mantener un papeleo diferente. Cuando contrata a una empresa o contratista independiente, completarán un formulario de impuestos W-9 en lugar del W-2 que usan los empleados. Si paga a un contratista $ 600 o más por año, deberá proporcionar un formulario 1099 al final del año.

Cómo configurar el depósito directo para su pequeña empresa

Deberá seguir cinco pasos iniciales para configurar el depósito directo. Es importante tener en cuenta que el proceso de configuración puede demorar entre siete y diez días hábiles, así que planifique en consecuencia para asegurarse de que no haya interrupciones en el ciclo de pago de sus empleados.

1. Seleccione un proveedor de depósito directo: Tienes varias opciones aquí. Puede configurar depósitos directos directamente con su institución financiera, o puede utilizar un software de nómina o un servicio de nómina que se encargará de los depósitos directos por usted. Tómese el tiempo para comprender y comparar las opciones, incluidos los costos, características de seguridad y tiempos de procesamiento de pagos. Su proveedor elegido debe guiarlo a usted oa su equipo de recursos humanos o financiero a través de los pasos de configuración. Asegúrese de ejecutar transacciones de prueba para asegurarse de que el proceso de depósito directo funcione sin problemas.

2. Obtenga la información requerida del empleado: Una vez completada la fase de configuración y prueba, es hora de cargar los datos de los empleados en su sistema. Los empleadores generalmente necesitan obtener la siguiente información de los empleados:aunque los requisitos pueden variar según el estado:

   • número de cuenta bancaria
   • Tipo de cuenta bancaria (corriente, ahorros)
   • Número de ruta bancaria
   • Nombre del banco
   • Firma del empleado que autoriza el depósito de fondos en la (s) cuenta (s)

   Algunos proveedores también solicitan una copia de un cheque anulado para garantizar la exactitud de la información bancaria.

3. Ingrese la información del empleado en su sistema: Si utiliza su banco para procesar el depósito directo, tendrá que ingresar manualmente la información en el portal en línea de su banco, o puede exportar la información de su sistema de nómina.

   Si utiliza un software de nómina o un servicio, los empleados generalmente pueden ingresar su propia información, incluidos los datos sobre deducciones y residencia que necesita para calcular los impuestos sobre la nómina, y suministrar la autorización necesaria.

4. Cree un programa de depósito directo de nómina: Cree un cronograma que incluya una fecha límite para ingresar las horas trabajadas de los empleados y proporcione tiempo suficiente para revisar los datos, procesar la nómina y cumplir con los plazos de transferencia de depósito directo.
5. Ejecutar nómina: Es hora de enviar su primer conjunto de instrucciones de depósito directo. Su inversión de tiempo inicial en la configuración inicial será recompensada con una mayor automatización y conveniencia en cada ejecución de nómina.

¿Para qué más se puede utilizar el depósito directo?

Una vez que haya configurado el depósito directo, el sistema se puede utilizar para una variedad de otros pagos, incluso:

• Bonificaciones y comisiones
• Anualidades
• Reembolsos por viajes y otros gastos
• Pagos de intereses / dividendos
• Pensiones y desembolsos 401 (k)
• Impuestos y otros reembolsos

De nuevo, disfrutará de los ahorros de costos, seguridad y otros beneficios del depósito directo y tener un registro fácilmente accesible de estos desembolsos para fines de contabilidad y auditoría.

Software de nómina y depósito directo para pequeñas empresas

La gestión de la nómina puede ser un proceso complejo y que requiere mucho tiempo. y es fundamental hacerlo bien. El software de nómina puede aliviar a las empresas de la mayor parte de la carga al calcular automáticamente los salarios y la retención de impuestos. declarar impuestos y pagar a los empleados mediante depósito directo u otros métodos.

Las características que las empresas en crecimiento deben buscar incluyen enlaces a otros sistemas, como RRHH y ERP, así como funciones de seguridad y alertas que ayudarán a protegerse contra el robo de datos.

Pagar a los empleados y contratistas con depósito directo requiere una inversión inicial en recursos, tiempo y planificación. Pero una vez establecido, disfrutarás de la velocidad, precisión y seguridad de los pagos automatizados al tiempo que tiene un punto de contacto más cuando compite por el talento.

Preguntas frecuentes sobre depósito directo para pequeñas empresas

¿Es seguro el depósito directo?

El depósito directo es una de las formas más seguras de pagar a los empleados porque el dinero se transfiere directamente a sus cuentas bancarias a través de la red ACH segura.

¿Qué tan confiable es el depósito directo?

El depósito directo es automático y altamente confiable. siempre que los empleadores y los bancos cumplan con los plazos de transferencia de pago de ACH.

¿Puede un empleador exigir a un empleado que utilice el depósito directo?

Depende de la ubicación. La ley federal permite el depósito directo obligatorio siempre que el empleado pueda elegir qué banco debe recibir el depósito. Sin embargo, algunos estados requieren el consentimiento de los empleados o imponen otras condiciones.

¿Qué tipos de pago se pueden realizar mediante depósito directo?

Los depósitos directos se pueden utilizar para pagar el salario del empleado, gastos, comisiones, bonificaciones devolución de impuestos, reembolsos de inversiones, pagos de cuentas de jubilación, y beneficios gubernamentales como el Seguro Social.

¿Tengo otras opciones además del depósito directo?

Sí, las empresas pueden pagar a los empleados con tarjetas de pago que son esencialmente tarjetas de débito en las que deposita fondos. Pero tenga en cuenta las leyes estatales que rigen estas tarjetas.

Además, en 2015, la Reserva Federal de los EE. UU. creó el Grupo de trabajo de pagos más rápidos para hacer recomendaciones sobre el desarrollo de métodos para respaldar pagos más rápidos, incluso para nómina, modernizando el sistema ACH.