Contabilidad basada en efectivo frente a base devengada:¿Cuál es la diferencia? ¿Qué es mejor?

Las empresas pueden elegir entre dos métodos contables principales:base de caja y base devengada. El adagio "el tiempo lo es todo" captura la mayor diferencia entre ellos. La contabilidad de caja refleja las transacciones comerciales en los estados financieros de una empresa cuando el efectivo entra o sale del negocio. La contabilidad de acumulación (o devengo) reconoce los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurre en ellos, independientemente de cuándo el dinero realmente cambie de manos. La diferencia en el tiempo se propaga a través de los estados de resultados y el balance general de la empresa, y posteriormente afecta su obligación tributaria.

Cada método tiene ventajas y desventajas. Notablemente, el método de efectivo es más sencillo. Pero solo la base devengada es aceptada por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), que es un conjunto de reglas establecidas por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB). Dependiendo de las circunstancias de una empresa, Puede ser fácil elegir el método que mejor se adapte.

Contabilidad de base de efectivo versus de base devengada:¿Cuál es la diferencia?

Contabilidad de caja es el más fácil de los dos métodos porque, como su nombre lo indica, toda la contabilidad simplemente sigue al efectivo. La empresa registra los ingresos cuando se reciben los pagos de los clientes. Registra los gastos cuando realiza pagos a proveedores. Los impuestos se calculan sobre la utilidad neta resultante.

Bajo la base de efectivo, No es necesario contabilizar las ventas de los clientes realizadas a crédito (es decir, cuentas por cobrar) hasta que paguen. Similar, no se requiere contabilidad para compras de proveedores a crédito (es decir, cuentas por pagar o gastos acumulados) hasta que la empresa los pague. La contabilidad de caja es una forma sencilla de ver fácilmente el estado de caja de una empresa.

Ejemplo: El siguiente ejemplo ilustra el momento y la simplicidad de la contabilidad de caja para una pequeña empresa. También muestra las variaciones en la renta imponible que pueden resultar de utilizar este método.

ITCHY Inc., una empresa de fumigación de árboles, ofrece a sus clientes un servicio mensual de pulverización preventiva de insecciones. Un cliente firma un contrato anual y paga $ 1, 200 por adelantado el 1 de junio, 2020. ITCHY paga a su proveedor de productos químicos $ 50 por cada tanque de insecticida cuando recoge el tanque en la mañana de cada aplicación mensual.

• ITCHY registra todos los $ 1, 200 de ingresos en junio.
• ITCHY registra $ 50 en gastos cada mes, Junio ​​Mayo.
• Los ingresos / (pérdidas) de ITCHY para cada uno de los 12 meses se muestran a continuación.
• ITCHY paga impuestos sobre la renta sobre $ 850 de ingresos para 2020 y muestra una pérdida para 2021.

20 de junio 20 de julio Agosto 20 20 de septiembre 20 de oct. 20 de noviembre Dic-20 21 de enero 21 de febrero Mar-21 Abr-21 21 de mayo Ingresos $ 1, 200 $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - Gastos 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 Ingresos / (Pérdidas) $ 1, 150 $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) $ (50) Renta imponible $ 850 Renta imponible $ (250)

El devengo combina dos principios contables importantes:el principio de concordancia y el principio de reconocimiento de ingresos. Bajo estos principios, los ingresos se reconocen cuando se obtienen, y los gastos se reflejan en el período que mejor coincide con los ingresos que ayudan a generar. La contabilidad contable devengada se desacopla de cuando el dinero involucrado realmente cambia de manos, suavizando así el impacto de la sincronización y produciendo una imagen general más precisa de las operaciones de una empresa.

Ejemplo: Usando el mismo ejemplo anterior, el siguiente cuadro muestra los resultados financieros de ITCHY utilizando el método de acumulación.

• ITCHY prorratea uniformemente el $ 1, 200 en efectivo como $ 100 de ingresos por cada uno de los 12 aerosoles obligados.
• ITCHY registra $ 50 en gastos cada mes, Junio ​​Mayo.
• Los ingresos / (pérdidas) de ITCHY se muestran para cada uno de los 12 meses.
• ITCHY paga impuestos sobre la renta sobre $ 350 de ingresos para 2020 y $ 250 para 2021.

20 de junio 20 de julio Agosto 20 20 de septiembre 20 de oct. 20 de noviembre Dic-20 21 de enero 21 de febrero Mar-21 Abr-21 21 de mayo Ingresos $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 $ 100 Gastos 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 Ingresos / (Pérdidas) $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 Ingresos sujetos a impuestos $ 350 Ingresos sujetos a impuestos $ 250

Diferencias clave, Ventajas y desventajas

La diferencia clave entre el efectivo y los métodos de acumulación se relaciona con el momento de los ingresos y gastos:cuándo se reciben / pagan y cuándo se ganan / incurren.

Muchas empresas prefieren utilizar la contabilidad de caja porque los estados financieros reflejan estrechamente su posición de caja, lo cual es especialmente importante para los propietarios de pequeñas empresas. La simplicidad también hace que la contabilidad sea más fácil y económica. Y bajo la contabilidad de caja, una empresa no tiene que pagar impuestos sobre el efectivo que no ha cobrado.

La principal desventaja de la base de efectivo es que los resultados financieros en un período determinado pueden parecer distorsionados. Esas distorsiones pueden complicar la planificación y la previsión. También, la contabilidad de caja no es aceptada por GAAP, y la mayoría de los prestamistas consideran que los estados financieros resultantes son insuficientes y están prohibidos para las empresas que cotizan en bolsa.

La base de acumulación de la contabilidad es el estándar de oro porque brinda una representación más precisa de las finanzas de una empresa. Con contabilidad devengada, las empresas pueden realizar un seguimiento más fácil de las transacciones de crédito utilizando un sistema de cuentas por cobrar, que muestra el historial de transacciones completo de cada cliente. Un sistema de cuentas por pagar muestra el historial de transacciones entre su empresa y un proveedor o proveedor. Se requiere contabilidad de acumulación conforme a GAAP para empresas de cierto tamaño, con ciertos convenios de deuda o que cotizan en bolsa.

Una desventaja de la contabilidad de acumulación (o devengo) es la contabilidad adicional. En lugar de mirar el efectivo que entra y sale, empresas que utilizan cuentas por cobrar de seguimiento de contabilidad de devengo, gastos pagados por anticipado, cuentas por pagar y otros pasivos acumulados. También requiere un cierre más frecuente de los libros de la empresa. Otra desventaja es que la base devengada puede ocultar los problemas de flujo de efectivo a corto plazo en una empresa que parece rentable sobre el papel.

Un resumen de las diferencias clave entre los dos métodos, así como sus ventajas y desventajas se encuentran en el cuadro a continuación.

¿Qué son las transacciones de registro?

Para obtener los estados financieros más precisos y útiles, los contables registran las transacciones utilizando la contabilidad de partida doble. Cada transacción se ingresa en dos cuentas:débitos y créditos. Estas dos entradas son iguales y opuestas. Enumerar todo dos veces puede ayudar a las empresas a detectar errores y prevenir fraudes. y puede ser beneficioso para la auditoría. Tanto la contabilidad de caja como la de devengo pueden utilizar la contabilidad de partida doble. En contabilidad devengada, los cinco tipos de cuentas:ingresos, gastos, activo, responsabilidad, y equidad — se utilizan para categorizar transacciones.

El sistema de entrada única se parece un poco más a una cuenta bancaria personal en la que los importes se abonan o se cargan en una tabla o libro mayor. Solo se puede utilizar con contabilidad de caja, no contabilidad devengada.

Elección entre contabilidad de caja y de devengo

Para todas las empresas que cotizan en bolsa y la mayoría de las empresas con inversores o prestamistas, no hay elección en el método contable. Estas empresas deben cumplir con los PCGA y utilizar la base contable de acumulación (o devengo) tanto para la presentación de informes financieros como para fines fiscales.

Las empresas con menos de $ 25 millones en ingresos brutos tienen una opción. Para obtener detalles sobre cómo aplicar la prueba de recibo bruto, las pautas del IRS sobre métodos de contabilidad aceptables y cómo cambiar su método de contabilidad, consulte la Publicación 538 del IRS.

La contabilidad de caja puede ser adecuada para su negocio si depende de los pagos en efectivo para los ingresos y gastos. En cambio, Las empresas que otorgan crédito a los clientes o utilizan el crédito con sus proveedores tienden a encontrar que la contabilidad de acumulación ofrece una mejor imagen de la salud financiera general. Las empresas que tienen grandes cantidades de inventario también se benefician de la contabilidad de acumulación (o devengo). En general, cuanto mayor sea el retraso en la conversión en efectivo de las ventas, cuanto más fuerte es el argumento a favor de la contabilidad basada en valores devengados.

Efectos de la contabilidad de caja y devengo en el flujo de caja, Impuestos y política

El método de contabilidad, efectivo o devengo, puede tener un impacto significativo en el flujo de caja y las obligaciones fiscales de una empresa, como se ilustra arriba. También puede afectar las políticas y los procesos que una empresa debe adoptar. Algunos ejemplos incluyen:

• Las empresas que utilizan el método de contabilidad en efectivo no tendrán libros de cuentas por cobrar y necesitarán procesos para estar al tanto de las cuentas pendientes de los clientes.
• Las empresas suelen utilizar el método contable en efectivo porque se ocupan principalmente de transacciones en efectivo. Necesitan salvaguardas sobre los recibos y desembolsos de efectivo para que no se pierda ni se lo roben.
• Las empresas que utilizan el método contable de devengo implementan procedimientos para conciliar cuentas bancarias y controlar el flujo de caja a corto plazo.
• Las empresas emergentes y los emprendedores que utilizan la contabilidad de efectivo para simplificar a menudo necesitan cambiar sus políticas contables en etapas posteriores a medida que comienzan a invertir en activos a largo plazo o contemplan ofertas públicas iniciales.

Uso de software de contabilidad para agilizar la práctica de su proceso de contabilidad

El software de contabilidad puede automatizar funciones, hacer que los flujos de trabajo y los procesos sean más eficientes, reduzca los errores y reduzca los costos de personal con la contabilidad de caja y de devengo. Y esos beneficios son especialmente útiles para el método de acumulación más complejo. Entradas de diario recurrentes, Las conciliaciones bancarias y las cuentas de balance, todos componentes clave de la contabilidad de acumulación, se incluyen en la funcionalidad principal de la mayoría de los programas de contabilidad.