Contabilidad de caja:cómo funciona,

Cuándo tiene sentido y en qué se diferencia de la contabilidad de acumulación (o devengo)

Al decidir cómo declarar ingresos y gastos, Los propietarios de negocios pueden elegir entre dos métodos contables:contabilidad de caja y contabilidad de acumulación (o devengo). Además de influir en la forma en que una empresa mantiene sus registros, los diferentes enfoques brindan diferentes perspectivas sobre el desempeño financiero de la empresa.

Como sugiere su nombre, La contabilidad de caja tiende a proporcionar una imagen clara de las reservas de efectivo de una empresa. También es relativamente sencillo de aprender.

Sin embargo, debido a que la contabilidad de caja no muestra los pagos recibidos o los compromisos vencidos, puede proporcionar una imagen incompleta de la salud de una empresa. Por ejemplo, no mostraría los próximos pagos de arrendamiento o los ingresos esperados de los pedidos que se registraron pero no se enviaron. También, porque la contabilidad de caja no hace coincidir los gastos con los ingresos relacionados con ellos, puede presentar una imagen engañosa del desempeño de una empresa. El desempeño de una empresa puede parecer que fluctúa más en la contabilidad de caja que en la contabilidad de acumulación (o devengo). ya que el momento de los ingresos y gastos registrados depende, al menos en parte, sobre cuándo las empresas y sus clientes emiten facturas o pagan sus facturas.

A diferencia de, La contabilidad de acumulación tiende a presentar una imagen "más fluida" de los ingresos y gastos porque los registra a medida que se ganan o se incurre en ellos. Por ejemplo, bajo un enfoque de contabilidad de acumulación (o devengo), una empresa registra sus gastos de nómina mientras los empleados trabajan, en lugar de cuando emite cheques de pago.

La contabilidad de valores devengados puede proporcionar una imagen más completa de la rentabilidad de una empresa. Muestra ingresos cuando la empresa entrega productos o servicios a un cliente, bajo la expectativa se recibirá el pago. En la (con suerte, rara) ocasión en la que no se recibe el pago, la contabilidad de devengo permite las deudas incobrables.

¿Qué es la contabilidad de efectivo?

Las empresas que utilizan la contabilidad de caja registran los ingresos cuando realmente se reciben, por ejemplo, cuando se deposita un cheque, la liquidación y el efectivo aterrizan en la cuenta, y los gastos cuando se emite un pago.

Estas fechas pueden diferir de las fechas en las que la empresa realmente presta sus servicios o incurre en un gasto.

¿Quién usa la contabilidad de efectivo?

Muchos profesionales autónomos y propietarios de pequeñas empresas utilizan la contabilidad de caja. ¿La razón? Generalmente es el método contable más simple. La contabilidad de caja también proporciona un vistazo rápido a la cantidad de dinero que la empresa tiene realmente disponible. Esa es una métrica crucial para cualquier empresa.

Aunque muchos más pequeños, las empresas más jóvenes pueden utilizar la contabilidad de caja, no es adecuado para todos. La mayoría de las empresas más pequeñas que tienen inventario deberán utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo), ya que les permitirá realizar un seguimiento de los cambios en el inventario. La mayoría de las empresas que ofrecen sus servicios a crédito también necesitarán utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo).

Historia de la contabilidad de base de efectivo y devengo

Mientras la gente haya realizado negocios, probablemente hayan intentado registrar sus ingresos y gastos. Los investigadores han encontrado evidencia de registros contables de hace miles de años en Mesopotamia.

En el siglo XV, Luca Pacioli, fraile franciscano y matemático, escribió sobre un sistema de mantenimiento de registros utilizado por los comerciantes venecianos. Los escritos de Pacioli ayudaron a sentar las bases de lo que ahora conocemos como contabilidad de acumulación (o devengo).

En los siglos intermedios, los negocios crecieron y se volvieron más sofisticados. Y, por lo tanto, la disciplina de la contabilidad siguió su ejemplo. Durante la Revolución Industrial, aproximadamente en los siglos XVIII y XIX, la contabilidad ganó importancia a medida que más empresas buscaban inversores externos. Antes de poner su dinero en una empresa, muchos inversores, No es sorprendente, Quería tener la seguridad de que obtendrían un retorno. Durante este tiempo, en 1887, se lanzó el precursor del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA).

Para estar seguro, todavía surgieron problemas. La Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. Se creó en la década de 1930 para frenar la manipulación y el fraude del mercado de valores. Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) de EE. UU. Se desarrollaron, al menos en parte, debido a la caída del mercado de valores de 1929 y después de la Gran Depresión.

Incluso con estos cambios, Ningún método contable puede evitar por completo que todas las empresas falsifiquen sus registros financieros. Sin embargo, las organizaciones que se dedican a trucos contables pueden enfrentarse a sanciones importantes. Por ejemplo, cuando los reguladores descubrieron que el gigante energético Enron había estado involucrado en travesuras contables como la sobrevaloración de activos, la empresa quebró y más de 20 empleados fueron condenados por delitos.

Más recientemente, Las soluciones de software han ayudado a automatizar muchas funciones de contabilidad y teneduría de libros. Estos han brindado a los dueños de negocios y contadores una mayor capacidad para revisar y analizar transacciones.

Contabilidad de base de efectivo frente a contabilidad de devengo

Base de efectivo Base de acumulación Descripción Ingresos registrados cuando se recibió el pago; Gastos registrados al momento del pago. Ingresos y gastos registrados cuando ocurre una transacción. Ventajas Relativamente simple y fácil de aprender; proporciona una buena contabilidad del efectivo disponible. Relaciona con mayor precisión los ingresos y los gastos con los períodos en los que se incurren. Proporciona seguimiento de inventario. A menudo proporciona mejor información para la planificación a largo plazo. Cumple con los requisitos GAAP. Desventajas No tiene en cuenta las cuentas por cobrar y por pagar, por lo que no muestra fácilmente el dinero que ingresa o las facturas que vencen. No proporciona seguimiento de inventario, pagos parciales, o cuentas incobrables. Más complicado y lento de usar. Es posible que una empresa deba impuestos sobre los ingresos que aún no ha recibido. ¿Qué empresas suelen utilizar este método? Típicamente, empresas más pequeñas y nuevas. Típicamente, más grande negocios más complicados, incluidas las empresas públicas que deben seguir los GAAP. El IRS requiere contabilidad de acumulación para muchas empresas cuyos ingresos anuales promedio superan los $ 25 millones. Algunos prestamistas e inversores lo requieren, así como.

¿Qué es la contabilidad de devengo?

En contabilidad devengada, los ingresos y los gastos se registran cuando se obtienen o se incurre en ellos, incluso si el dinero no cambia de manos en ese momento. Con contabilidad de doble entrada, requerido por los US GAAP, todas las transacciones se registran dos veces, tanto como débitos y créditos. Las entradas de débito aumentan los gastos pero reducen los ingresos, mientras que las entradas de crédito hacen lo contrario, disminuir los gastos y aumentar los ingresos. El total de las entradas de débito y crédito se compensa entre sí.

Usando el ejemplo anterior, la empresa de pintura de casas registraría la venta cuando el pintor completara el trabajo, a pesar de que el dinero no cambió de manos. Similar, el dueño de la empresa registraría la factura de electricidad cuando se incurriera en ella.

Diferencias clave entre la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo

La contabilidad de caja es generalmente más sencilla y más fácil de administrar, dejando más tiempo para simplemente administrar el negocio. Para una pequeña empresa o startup, la contabilidad de caja suele ser suficiente.

A medida que las empresas crecen y se vuelven más complejas, la contabilidad de acumulación (o devengo) a menudo se vuelve más apropiada. Permite registrar ingresos y gastos en los períodos en los que se incurren, incluso si el dinero no cambia de manos en ese momento. También permite el seguimiento del inventario, así como cuentas por cobrar y por pagar. Como resultado, puede proporcionar una imagen más precisa de la salud financiera de la empresa.

A la baja, El método de devengo suele llevar más tiempo y es más difícil de entender que la contabilidad de caja. También puede ser más difícil determinar la cantidad de efectivo que la empresa tiene disponible.

Elegir entre base de efectivo y contabilidad de devengo

Si bien una empresa no necesita obtener la aprobación del Servicio de Impuestos Internos al elegir inicialmente una técnica contable, lo hará si decide cambiar de método. Esta notificación se realiza mediante la presentación del Formulario 3115, Solicitud de cambio de método contable, con el IRS.

Y, si una empresa utiliza el método de efectivo para obtener ingresos, también necesita usarlo para gastos.

Varios factores adicionales pueden entrar en juego a la hora de decidir entre la contabilidad de efectivo y la contabilidad de acumulación (o devengo):

• Debido a que una empresa que utiliza la contabilidad de caja no registra ingresos hasta que recibe efectivo, es menos probable que tenga que pagar impuestos sobre la renta sobre las ventas por las que aún no ha recibido el pago. Al final del año, puede acelerar algunos gastos, disminuyendo así sus ingresos netos y bajando los impuestos que adeudará.
• Las empresas públicas en los EE. UU. Deben seguir los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), que requieren el método contable devengado.
• Muchos prestamistas e inversores exigen que las empresas con las que hacen negocios utilicen el método de acumulación contable. Incluso si una empresa no está buscando financiación externa, si espera hacerlo en los próximos años, puede tener sentido utilizar la contabilidad basada en valores devengados desde el principio.
• Similar, algunos compradores comerciales requieren estados financieros auditados, y las auditorías realizadas según los US GAAP requieren contabilidad de acumulación (o devengo). Los propietarios de negocios que planean vender sus negocios en unos pocos años probablemente querrán comenzar a usar la contabilidad de acumulación si aún no lo han hecho.

El factor más importante para decidir qué método contable elegir es simplemente:¿Qué se adapta mejor a su negocio?

Ejemplos de contabilidad de base de efectivo

Considere un servicio de pintura de casas que completa un proyecto y envía una factura en abril y recibe un pago con tarjeta de crédito en su cuenta comercial del propietario en mayo. Según el método de contabilidad de caja, la empresa registra los ingresos cuando se recibe el pago, aunque eso ocurre varias semanas después de que se completó el trabajo. Existe una brecha entre el momento en que ocurrió el "evento económico" y el momento en que se registró.

En cambio, Digamos que el pintor de casas recibe una factura de electricidad de $ 175 que cubre el mes de abril y la paga en mayo. Con el método contable de efectivo, que $ 175 se registran como un gasto de mayo a pesar de que cubría los servicios prestados en abril.

Pros y contras de la contabilidad de efectivo

Los dos métodos de contabilidad atraen a diferentes empresas por diferentes razones.

Ventajas de la contabilidad de caja

La simplicidad de la contabilidad de caja es atractiva para muchos propietarios de pequeñas empresas. Es un método relativamente fácil de usar para capacitar al personal de finanzas y no requiere tanta contabilidad para mantener como la contabilidad de acumulación, pero proporciona suficiente información para que muchas pequeñas empresas puedan rastrear razonablemente su desempeño. Y como no tiene en cuenta los ingresos ni los pagos futuros, ofrece una visión sólida del efectivo de la empresa en este momento.

Desventajas de la contabilidad de caja

Por otra parte, debido a que la contabilidad de caja no hace coincidir los gastos con los ingresos que ayudan a generar, puede proporcionar una imagen inexacta del desempeño de la empresa. Digamos que una empresa compra camisetas por valor de 500 dólares en agosto y las vende por 700 dólares en septiembre. Según la contabilidad de caja (y asumiendo que no hay otros ingresos o gastos), mostraría una pérdida de $ 500 en agosto y una ganancia de $ 700 en septiembre. Ninguno de los dos por sí mismo, refleja verdaderamente el desempeño de la empresa.

La base contable de devengo, porque incluye cuentas por pagar y por cobrar, puede mostrar con mayor precisión el desempeño de la empresa. Esto significa que puede ofrecer una mejor base para la planificación a largo plazo.

Algunos prestamistas requieren que sus clientes comerciales utilicen la contabilidad de acumulación (o devengo). Estos negocios generalmente incluyen:

• Corporaciones (que no sean corporaciones S) con ingresos brutos anuales promedio para los tres años tributarios anteriores superiores a $ 25 millones, indexado por inflación.
• Sociedades que tienen una corporación (que no sea una corporación S) como uno de sus socios, y los ingresos brutos anuales promedio de los tres años fiscales anteriores que superan los $ 25 millones (indexados por inflación).
• Refugios fiscales.

Cómo el software de contabilidad puede ayudar con la contabilidad basada en efectivo

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