Creación de un equipo de finanzas y contabilidad para una pequeña empresa

Toda pequeña empresa necesita una función contable y financiera. La cantidad de personas que forman parte de ese equipo y lo que implican sus trabajos depende del tamaño de la empresa y de la complejidad de sus finanzas.

El informe de funciones financieras y contables comparativas 2019 de la firma de personal de contabilidad y finanzas Robert Half detalla el tamaño promedio de las funciones financieras en las pequeñas empresas. Las empresas con ingresos inferiores a 25 millones de dólares emplearon a una media de tres personas en funciones financieras. Aquellos con ingresos entre $ 25 y $ 99 millones emplearon una mediana de seis profesionales financieros.

Otra forma de medir cuánto invertir en un equipo financiero es pensar en el costo como un porcentaje de los ingresos. Para muchas empresas, la función financiera debería consumir alrededor del 1% de los ingresos.

En empresas más pequeñas, muchas funciones financieras se subcontratan al principio, tal vez a un contable a tiempo parcial o un especialista en impuestos, oa través de una empresa de terceros que puede manejar múltiples roles.

¿Cuáles son las responsabilidades clave de los departamentos de finanzas y contabilidad en una pequeña empresa?

No importa cuántas personas estén realizando tareas relacionadas con las finanzas, las responsabilidades principales son universales en todas las empresas. Incluyen deberes contables básicos como:

• Cuentas por pagar
• Cuentas por cobrar
• Nómina de sueldos
• Informes y estados financieros
• Controles financieros
• Fiscalidad y cumplimiento

Siga leyendo para obtener una explicación más detallada de cada uno de estos deberes.

Explicación de las responsabilidades financieras y contables de las pequeñas empresas

Según el nivel de experiencia y las certificaciones profesionales del empleado y el tamaño de la empresa, las responsabilidades contables enumeradas aquí pueden combinarse en un solo rol o abarcar múltiples roles. También podrían subcontratarse a un tercero. A los especialistas internos de AR y AR se les pagará entre $ 60, 000– $ 80, 000 por año, y arriba.

• Cuentas por pagar (AP):

  Esto implica realizar un seguimiento de todos los pagos y gastos, incluidas las órdenes de compra y las facturas. Cuentas por pagar mantiene registros, verifica los asientos del diario y compara los informes de los sistemas con los saldos reales. Cuentas por pagar también verifica los informes de gastos y prepara los reembolsos a los empleados. Cuentas por pagar se comunica con los proveedores y les paga mediante la programación de pagos y asegurando que todo el crédito pendiente esté al día.

• Cuentas por cobrar (AR):

  Esta función se asegura de que la empresa reciba pagos por los bienes y servicios que vende y registra estos recibos. La facturación, que incluye la generación de facturas y estados de cuenta, es a menudo una responsabilidad de las cuentas por cobrar. El departamento de cuentas por cobrar realiza conciliaciones de cuentas, mantiene todos los archivos y registros y realiza un seguimiento de las irregularidades.

• Nómina de sueldos:

  Robert Half dice que la nómina es la función más común para subcontratar, al menos parcialmente. Las empresas con menos de $ 499 millones en ingresos tienen más probabilidades de subcontratar la nómina que las más grandes. La función de nómina procesa los cheques de pago, concilia el sub-libro mayor de nómina con el libro mayor, remite impuestos sobre la nómina, gestiona la presentación de informes gubernamentales y el cumplimiento de las leyes fiscales, y prepara extractos de nómina. La nómina responde a preguntas relacionadas con la nómina y proporciona documentación fiscal a los empleados. así como.

• Informes y estados financieros:

  El equipo de contabilidad, idealmente con la ayuda de un software de contabilidad, es responsable de generar estados financieros que le digan a la empresa si obtuvo ganancias, lo que posee y debe, y si tiene suficiente efectivo disponible para cubrir sus obligaciones. Estos estados financieros incluyen el estado de resultados, el balance y el estado de flujo de caja. Esas declaraciones ayudan a la empresa a realizar un seguimiento de su progreso con respecto a los objetivos, comprender qué ajustes hacer y elaborar pronósticos.

• Controles financieros:

  Cada negocio pequeño o largo, público o privado, necesita fuertes controles financieros. Para pequeños, empresas privadas, controles financieros como dividir las funciones dentro del departamento para garantizar que una persona no apruebe los pagos a los proveedores y no corte los cheques a los proveedores, puede proteger contra el fraude. Más, mediante el establecimiento de fuertes controles financieros y la presentación de informes desde el principio, una pequeña empresa está preparada para el mayor escrutinio que vendrá a medida que crezca. La ley exige controles financieros para las empresas que cotizan en bolsa. Las sanciones por no cumplir con los procesos, auditorías, Los controles e informes requeridos por la Ley Sarbanes-Oxley pueden incluir multas y encarcelamiento.

• Cumplimiento tributario:

  Los equipos de contabilidad y finanzas se aseguran de que la empresa pague sus impuestos. Estos incluyen el impuesto sobre la renta de las sociedades, impuestos regionales, impuestos municipales, impuesto sobre la nómina e impuesto sobre el patrimonio (si corresponde), impuesto sobre el valor añadido y retención en origen. Dependiendo de la complejidad del negocio, Es una buena idea involucrar a un Contador Público Certificado (CPA) en los procesos de preparación y presentación de impuestos.

6 puestos clave en los departamentos de contabilidad y finanzas de pequeñas empresas

Al principio, sus empleados deben ser contables y contables, pero a medida que aumenta su base de ingresos y las decisiones comienzan a girar en torno al financiamiento y la previsión, la forma en que crece su equipo financiero cambia en la dirección de las finanzas.

1. Contable: En pequeñas empresas, un contable es a menudo la primera contratación, y la más importante. Las responsabilidades de esta persona pueden variar mucho según la madurez de la empresa, pero los contables se centran en las tareas contables diarias. Esta persona podría ser responsable de registrar y monitorear todas las transacciones financieras de la empresa, incluidas las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, flujo de caja y nómina. También concilian los extractos bancarios con el libro mayor y ayudan a cerrar los libros todos los meses. Un contable no tiene las calificaciones para trabajar con el IRS en caso de una auditoría fiscal. Un contador a tiempo parcial en esta función costará entre $ 30, 000– $ 60, 000 por año.
2. Especialista en facturación: Para empresas con procesos de facturación complejos, horas facturables o un gran volumen de facturas, tener un empleado dedicado a la función de facturación tiene mucho sentido. En un bufete de abogados, por ejemplo, un especialista en facturación recopila las horas facturadas por los abogados para los casos de clientes y se asegura de que todos los clientes hayan sido facturados correctamente. El especialista en facturación es responsable de la creación de facturas. También responden a las preguntas de los clientes sobre las facturas.

3. Especialista en salarios: Esta persona procesa la nómina y prepara y mantiene registros e informes relacionados con la nómina. incluyendo informes de fin de año y documentos fiscales para empleados. Este rol requiere conocimiento de las regulaciones que rodean la nómina y los beneficios. Las certificaciones ayudan a garantizar que el especialista en nóminas tenga estas competencias.

   La Asociación Estadounidense de Nómina (APA) tiene dos tipos de certificación:la Certificación Fundamental de Nómina (FPC) y la Certificación Profesional de Nómina (CPP). El FPC es para personal principiante. El CPP es una certificación avanzada que requiere experiencia previa en el campo y un conocimiento profundo de conceptos como impuestos sobre la nómina, beneficios para empleados y la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). La certificación CPP garantiza un conocimiento profundo de los cálculos de cheques de pago, sistemas de nómina y administración de nóminas. Un especialista en nóminas también debe tener un conocimiento profundo de las regulaciones y la legislación reciente en esta área.

4. Preparador de impuestos: Un contador puede manejar las presentaciones de impuestos y puede informar al IRS si audita el negocio. Pero una pequeña empresa también puede contratar a un preparador de impuestos si no tiene a alguien con esta competencia en la empresa. Un preparador de impuestos completa y presenta declaraciones de impuestos comerciales, incluyendo 1120, Formularios 1120-S y 1065 y declaraciones atrasadas. Esta persona puede levantar un gravamen del IRS o un gravamen de impuestos federales, establecer un plan de pago de impuestos o eliminar el embargo de salario.
5. Gerentes de contabilidad: Empresas con finanzas más complejas que necesitan un recurso interno que pueda hacerse cargo de las presentaciones de impuestos, Los estados de cuenta de fin de año y los trámites gubernamentales deben contratar a un gerente de contabilidad. El gerente de contabilidad puede administrar al tenedor de libros y usar la contabilidad diaria precisa de esa persona para obtener información sobre las finanzas de la empresa. incluyendo oportunidades para reducir costos o ganar eficiencias. Un gerente de contabilidad puede ser un CPA, una licencia basada en exámenes para contadores que refleja una formación rigurosa y experiencia en el campo.
6. Controlador: A medida que los negocios se vuelven más complejos y el equipo de contabilidad crece, las empresas pueden necesitar contratar un controlador. Los controladores adoptan una visión más estratégica de la situación financiera de la empresa que los roles descritos anteriormente y son responsables de crear e instituir procedimientos financieros. Los controladores también tienen una visión prospectiva del negocio, elaboración de presupuestos y previsiones. También pueden negociar acuerdos financieros con bancos, como préstamos y líneas de crédito.

Cómo puede ayudar el software contable y financiero

La encuesta de evaluación comparativa de Robert Half descubrió que las empresas de todos los tamaños han aumentado el nivel de automatización en sus procesos contables durante el último año. Aproximadamente el 39% de las empresas con menos de 500 millones de dólares en ingresos utilizan software automatizado, con las funciones con más probabilidades de ser automatizadas, incluida la facturación, generación de informes financieros, recopilación de datos y almacenamiento de documentación y cumplimiento. Como era de esperar, las empresas más pequeñas eran el grupo con menos probabilidades de tener una toma de decisiones financiera automatizada, capacidades de generación de informes predictivos y modelos financieros.

Más de la mitad de los encuestados dijeron que usan algunos o solo software basado en la nube para contabilidad y finanzas. y la dependencia empresarial de Microsoft Excel sigue disminuyendo, incluso entre empresas más pequeñas. Alrededor del 59% de las empresas con ingresos inferiores a 25 millones de dólares dijeron que utilizan Excel para la planificación y la elaboración de presupuestos. pero eso es 10 puntos menos que la encuesta de 2018 y casi 20 puntos menos que la encuesta de 2017.

El software de contabilidad puede mejorar la calidad y aumentar la eficiencia del equipo de contabilidad de una pequeña empresa. El software financiero puede ayudar a automatizar los datos "> Automatizar la entrada de datos y las tareas de conciliación de cuentas. ahorrando tiempo al personal y reduciendo errores. El tiempo ahorrado en la entrada de datos manual se puede utilizar para un trabajo más estratégico.

Automatización de cuentas por pagar, por ejemplo, puede conducir a pagos a proveedores más rápidos, que puede calificar a la empresa para un mejor pago. Para cuentas por cobrar, las empresas pueden utilizar software para enviar automáticamente recordatorios a los clientes sobre facturas pendientes y extractos mensuales para reducir los días de ventas pendientes.

El software de contabilidad ha ayudado a las empresas más pequeñas a reducir la cantidad de tiempo que lleva finalizar los informes financieros de 13 a 10 días. según Robert Half. El almacenamiento de toda la información financiera en una única plataforma no solo facilita la preparación de estos informes y la presentación de impuestos, pero asegura precisión y cumplimiento.

Adicionalmente, El software de contabilidad y finanzas puede ayudar a mejorar los controles financieros con acceso y permisos basados ​​en roles que garantizan que solo los empleados aprobados puedan acceder a ciertos datos financieros.

Organigrama gratuito de contabilidad y finanzas para pequeñas empresas

Las pequeñas empresas no suelen tener directores financieros. Si hay un líder financiero estratégico, suele ser un controlador, y esa persona dirige la organización financiera y contable.

Uno de los mayores desafíos que pueden enfrentar las pequeñas empresas es encontrar personas calificadas para trabajar en su departamento de finanzas a medida que aumenta la demanda de personas con estas habilidades. La Guía de salarios 2020 de Robert Half para notas de contabilidad y finanzas es alta y la oferta es baja para los profesionales de contabilidad y finanzas en los Estados Unidos. Las empresas se aferran a los de mejor rendimiento al ofrecer mejores salarios, ventajas y oportunidades de avance que los competidores. El software de contabilidad respalda esos esfuerzos, porque proporciona automatización que brinda a los miembros del equipo de contabilidad y finanzas más tiempo para desarrollar aún más otras habilidades que están en demanda, como el pensamiento crítico y la comunicación.

Y con un sistema de contabilidad basado en la nube, Estos empleados pueden desarrollar aún más una de las habilidades tecnológicas más demandadas por los contadores:el dominio de las soluciones financieras basadas en la nube.