Los 16 principales desafíos de la nómina para las pequeñas empresas y cómo resolverlos

La mayoría de los emprendedores no inician negocios con el objetivo de dedicar su tiempo a procesar la nómina. Si eres como ellos, probablemente prefiera centrarse en mantener la competitividad de sus productos o servicios y la satisfacción de sus clientes. Sin embargo, La gestión de la nómina es un aspecto fundamental de la gestión de cualquier negocio con los empleados. y puede presentar una amplia variedad de desafíos. Es vital hacerlo bien:Pagar a los empleados de manera incorrecta o tarde puede dañar seriamente la moral del personal, y el incumplimiento de las leyes fiscales o laborales puede dar lugar a sanciones importantes.

Qué es importante para los contables al procesar la nómina

Para los contables de las pequeñas empresas, la gestión de la nómina puede representar una carga importante, especialmente porque, por lo general, también se encargan de muchas otras tareas contables todos los días. Cuando se maneja manualmente, calcular los salarios, los impuestos y otras deducciones de la nómina pueden ser un proceso lento que requiere una gran precisión para garantizar que los empleados reciban el pago con precisión y que la empresa cumpla con todas las regulaciones.

Si las herramientas que utilizan para administrar la nómina no están integradas con su sistema de contabilidad, deberán ingresar datos de nómina varias veces para mantener las cuentas de la empresa actualizadas. Todo lo que simplifique y automatice las tareas de procesamiento de nóminas probablemente será bienvenido.

16 desafíos comunes para las pequeñas empresas y sus soluciones

Aquí hay 16 de los desafíos de nómina más comunes que enfrentan las pequeñas empresas:y sus soluciones.

1. Procesamiento manual de nóminas. El procesamiento manual con hojas de cálculo u otras herramientas básicas puede parecer una opción barata, y puede ser adecuado para empresas muy pequeñas. Pero lleva mucho tiempo y es propenso a errores, y la complejidad y los riesgos aumentan a medida que su negocio se expande y agrega empleados. No hay un mecanismo integrado para evitar errores, Manténgase al día con las regulaciones o proteja la información confidencial. Es por eso que generalmente tiene sentido para las empresas en crecimiento automatizar el proceso utilizando tecnología de un software o un proveedor de servicios de nómina.

2. Mantenerse al tanto de la legislación laboral y los cambios normativos. Sería bueno que las leyes y regulaciones no cambiaran. Pero lo hacen, y hay federales, regulaciones estatales y locales con las que lidiar. Si no nota los cambios regulatorios y calcula incorrectamente el pago de los empleados o las obligaciones fiscales como resultado, podría enfrentarse a importantes multas y sanciones. Los buenos proveedores de soluciones de nómina deben mantenerse automáticamente actualizados con las regulaciones cambiantes, pero la formación periódica del personal también es importante:no quiere aprender por las malas.

3. Mantenimiento de registros. Mantener registros precisos es importante no solo para fines comerciales sino también para el cumplimiento. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) exige que los registros de las ganancias de los empleados se mantengan durante al menos tres años. por ejemplo. Incluso si tiene un especialista en nóminas en el personal que está obsesionado con el mantenimiento de registros, Tiene sentido utilizar soluciones de nómina diseñadas para garantizar un almacenamiento preciso y compatible.

4. Privacidad y confidencialidad. Lea los titulares:Otro día, otra violación de datos. Pero no puede ejecutar un sistema de nómina sin datos muy confidenciales, como cuentas bancarias y números de seguridad social, domicilios y tarifas de pago. Eso expone su negocio a riesgos. Toda empresa necesita políticas de privacidad claras y un entorno seguro para los registros de nómina, así como controles internos estrictos sobre quién puede acceder a información confidencial relacionada con el pago.

5. Pagos insuficientes o excesivos. A las personas no les gusta que les paguen mal, o que les pidan que devuelvan dinero si accidentalmente se les paga en exceso. Si no detecta los problemas a tiempo, Estos errores también pueden complicar la contabilidad de fin de año y el procesamiento de W-2 y requerir correcciones que requieren mucho tiempo el año siguiente. Las soluciones automatizadas pueden ayudar a reducir la posibilidad de errores de cálculo o de entrada de datos manual. Si descubre un pago erróneo, Informe al empleado lo antes posible y trabaje con tacto con él para corregirlo sin causar dificultades financieras.

6. Clasificación errónea. Incluso las empresas pequeñas pueden tener una combinación de empleados a tiempo completo y a tiempo parcial, temporales y contratistas independientes. La clasificación errónea, como categorizar incorrectamente a un empleado como contratista, puede causar serios problemas para la empresa y los empleados. Por ejemplo, los empleados pueden tener derecho a prestaciones de la empresa y compensación por desempleo, mientras que los contratistas generalmente no lo son. Asegúrese de comprender las reglas; la clasificación errónea puede resultar en sanciones importantes.

7. Incumplimiento tributario. Por lo general, es responsabilidad de la empresa calcular y retener correctamente los impuestos a los empleados, así como pagar la parte del empleador de impuestos sobre la nómina. El IRS tiene un fuerte motivo para perseguir negocios que se equivocan:los impuestos sobre la nómina retenidos por los empleadores comprenden casi el 72% de todos los ingresos recaudados por la agencia. Esa es otra razón para buscar soluciones de nómina que automaticen la retención y la presentación de impuestos y reduzcan la posibilidad de errores manuales.

8. Gestionar cambios. Incluso cambios menores en la información de los empleados pueden causar problemas de nómina. Si un empleado se muda a una jurisdicción fiscal diferente y no actualiza su dirección de inmediato, es posible que esté calculando la retención de impuestos incorrectamente, por ejemplo. Las soluciones de nómina que incluyen capacidades de autoservicio pueden ayudar, permitir que los empleados actualicen su información y aliviar la carga de su personal de nómina.

9. Gestión y generación de informes de datos. Dado que la nómina suele ser el mayor costo de una empresa, es fundamental poder analizar los datos de la nómina y su impacto en la rentabilidad. Puede ser difícil hacerlo si está intentando administrar la nómina manualmente. ¿Cuánto tiempo tomaría responder la pregunta? "¿Cuánto tendríamos que aumentar nuestro personal para reducir nuestros costos de horas extra en un 80%?" El software que facilita los informes puede ayudar a respaldar las decisiones tácticas e incluso estratégicas para toda la empresa.

10. Integración tecnológica. Los beneficios potenciales de un potente software de nómina pueden verse comprometidos por la falta de integración con los demás sistemas comerciales de la organización. La transferencia manual de datos entre varios sistemas es una fuente común de problemas de integridad de datos. La transferencia de datos en lotes entre sistemas puede ser suficiente para cambios insensibles al tiempo, pero para una integración completa, generalmente necesita usar aplicaciones que se suministran como una suite o conectarse a través de interfaces de programación de aplicaciones (API) que transfieren datos en tiempo real.

11. Mantener o reducir los costos de nómina. Cuando se trata de costos administrativos como la nómina, las empresas se enfrentan constantemente al desafío de hacer más con menos. Afortunadamente, La mayoría de las soluciones de nómina modernas requieren un esfuerzo administrativo y un costo significativamente menores que administrar la nómina manualmente, lo que también libera tiempo del personal para actividades más productivas. Se accede a las soluciones de nómina basadas en la nube a través de Internet y se compran como suscripción. por lo que, por lo general, no necesita especialistas en TI ni inversiones de capital en sistemas informáticos locales.

12. Compra de C-Suite. Siempre es un desafío persuadir a todos en la organización para que se cambien a un sistema, incluso si sabe que será más eficiente. Para persuadir a los responsables de la toma de decisiones para que compren una nueva solución de nómina, elija métricas que sean importantes para la persona con la que está hablando. El CEO se relacionará con una mayor productividad de los empleados que conduce a un mejor desempeño comercial. Para el director financiero, El ROI durante cinco años puede ser la mejor métrica. Para el CIO, las consignas son seguridad mejorada, velocidad, automatización y confiabilidad.

13. Exactitud de la nómina. El error humano es una de las principales causas de inexactitudes en la nómina, lo que puede generar insatisfacción de los empleados y sanciones por cumplimiento. Las soluciones de nómina reducen la necesidad de ingresar datos, ahorrando tiempo y aumentando la precisión. Es especialmente útil si los sistemas permiten a los empleados verificar y editar su propia información personal. Los datos precisos también significan que puede utilizar la información de la nómina para realizar previsiones y análisis comerciales con mayor confianza.

14. Sistemas de respaldo. No es necesario ser un experto en nóminas para comprender la magnitud del desastre si el sistema falla y no hay una buena copia de seguridad. Si ejecuta la nómina en sistemas internos, considere mantener los datos de respaldo o un sistema replicado completo en otra ubicación física para protegerse contra problemas como incendios o robos. Si usa un sistema de nómina basado en la nube, sus datos deben ser respaldados automáticamente en la nube, pero asegúrese de utilizar un proveedor con un buen historial.

15. Fraude de nómina. El fraude de nómina es una seria amenaza para las empresas, como un empleado que falsifica una tarjeta de tiempo ingresando horas extras en exceso o un turno con un salario más alto. Las aprobaciones de las hojas de tiempo y las auditorías de gastos son soluciones estándar. El fraude puede ser más fácil de detectar con soluciones de nómina que le permiten ejecutar informes rápidamente y analizar datos en busca de tendencias sospechosas y valores atípicos. Otra amenaza creciente es el desvío de la nómina, en el que los delincuentes obtienen los inicios de sesión de los empleados a través de correos electrónicos de phishing y utilizan las credenciales para cambiar la información de pago. La formación en ciberseguridad puede ayudar a los empleados a detectar las amenazas.

16. Estandarización. Cuando diferentes partes de una empresa en crecimiento utilizan una variedad de procesos y herramientas dispares, puede obstaculizar la eficiencia y dificultar la obtención de una buena visión del rendimiento. La estandarización en un solo sistema de nómina puede reducir el esfuerzo general de procesamiento de nómina requerido y simplificar el análisis y la generación de informes.

Cómo pueden ayudar la automatización y el software

La automatización del procesamiento de nóminas mediante software puede ayudar a resolver estos desafíos. Un buen proveedor de software de nómina se mantendrá al día con todas las leyes fiscales y otros requisitos legales. actualizar automáticamente los cálculos de nómina, y pagar a los empleados mediante depósito directo u otros métodos. Eso puede ayudar a mantener contentos a los empleados y mantener la legalidad de la empresa. El software de nómina elimina la mayoría de la entrada de datos manual, especialmente si está integrado con la contabilidad, recursos humanos, y otras aplicaciones comerciales. Ayuda a las empresas a analizar los gastos de nómina, normalmente uno de los mayores costos comerciales, para maximizar la eficiencia y crear mejores pronósticos.

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