15 preguntas principales sobre la nómina de pequeñas empresas respondidas

Si tiene una pequeña empresa, o está buscando iniciar una, es probable que ya sepa que tendrá que manejar la nómina de sus empleados. Pero administrar la nómina puede ser más complicado de lo que muchas personas esperan. Para ayudarlo a comenzar, hemos respondido a 15 de las preguntas más frecuentes sobre la nómina de pequeñas empresas.

1. ¿Qué son los impuestos sobre la nómina?

   Impuestos sobre la nómina, también conocidos como impuestos sobre la nómina, son impuestos que deben pagar los empleadores y los empleados. Por lo general, se calculan como un porcentaje de los salarios de los empleados. Los impuestos sobre la nómina incluyen:

   • Impuestos sobre la renta federales y estatales, que se deducen de los ingresos de los empleados y el empleador los paga regularmente al IRS y a las agencias de impuestos estatales.
   • Impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA), que financian el Seguro Social y Medicare. Los empleadores y empleados comparten la obligación tributaria FICA, cada uno contribuyendo con el 50% de la tasa impositiva total.
   • Impuestos de la Ley Federal de Impuestos al Desempleo (FUTA), que financian el seguro de desempleo y son pagados únicamente por los empleadores. Algunos estados tienen créditos fiscales que reducen la obligación tributaria FUTA del empleador.
   • Cualquier otro impuesto estatal o local relevante, como el seguro por discapacidad, compensación al trabajador o impuestos sobre la nómina impuestos por su jurisdicción local.

2. ¿Qué información necesito para que el IRS comience mi nómina comercial?

   Antes de que pueda comenzar a ejecutar la nómina, Tendrá que hacer un trabajo administrativo para establecer su empresa como una entidad que paga impuestos con el IRS, y tendrá que cobrar algunos formularios de impuestos a sus empleados. Planificar con anticipación puede ayudar a prevenir problemas de nómina. A continuación, le indicamos cómo empezar:

   • Elija una estructura empresarial. Tendrá que seleccionar una estructura empresarial si aún no lo ha hecho. Las estructuras comerciales incluyen empresas unipersonales, corporaciones y LLC, todas las cuales tienen diferentes consideraciones legales y fiscales.
   • Solicite un EIN. Su pequeña empresa debe solicitar un número de identificación de empleador (EIN). Deberá indicar su estructura comercial en la solicitud de EIN. El IRS utilizará su EIN para identificar su empresa en diferentes documentos fiscales, similar al número de seguro social de una persona. Puede obtener un EIN solicitándolo en línea, por correo o por fax.
   • Elija un año fiscal. Su ingreso imponible se calcula en función de su año fiscal, que es un período de 12 meses que elige para fines contables y fiscales. Las empresas pueden optar por utilizar el año calendario o un año fiscal que no termine el 31 de diciembre. Deberá establecer su año fiscal con el IRS cuando presente su primera declaración de impuestos sobre la renta comercial.
   • Reúna la información de los empleados. Los empleados deberán completar los formularios I-9 y W-4 del IRS para establecer la elegibilidad de empleo y la retención de impuestos sobre la renta adecuada. respectivamente.

3. ¿Necesito una cuenta bancaria comercial?

   Si va a recibir y gastar dinero como empresa, Por lo general, debe abrir una cuenta bancaria comercial. Además de proporcionar una ubicación central para retirar y depositar pagos comerciales, también facilitan la separación de los fondos de la empresa de los fondos personales. Necesitará un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial.

4. ¿Puede una pequeña empresa hacer su propia nómina?

   Sí, puede administrar la nómina de su pequeña empresa utilizando hojas de cálculo o calculadoras en línea. Pero cuantos más empleados tenga, más difícil será realizar un seguimiento de las horas de los empleados, pagar a los empleados, administrar los impuestos sobre la nómina y llevar registros, especialmente porque cada empleado puede tener una combinación única de salarios, beneficios requisitos de retención de impuestos y otras deducciones. También necesitará un conocimiento profundo de todas las leyes laborales estatales y locales y obligaciones de impuestos sobre la nómina.

   Dada la complejidad, Por lo general, solo tiene sentido ejecutar la nómina manualmente si su empresa tiene unos pocos empleados con una estructura simple de impuestos y beneficios. Incluso para esas empresas, una solución de software de nómina puede automatizar complejas, tareas que consumen mucho tiempo, como calcular los cheques de pago. Considere integrar su software de nómina y contabilidad para cumplir con las regulaciones y conectar dos de los recursos más importantes de su negocio. gente y dinero.

5. ¿Debería contratar un servicio de nómina o probar software / automatización?

   Antes de optar por contratar un servicio de nómina subcontratado, utilizar una solución de software de nómina automatizada o ejecutar la nómina manualmente, considerar los costos de las opciones de nómina para pequeñas empresas, así como el tiempo y los recursos que puede dedicar.

   Un servicio de nómina subcontratado debe manejar todos los aspectos de la nómina. Calcula salarios y retenciones, distribuye los cheques de pago y asume la responsabilidad del cumplimiento de todas las leyes fiscales y laborales, por lo que su empresa no debe ser responsable de los errores de nómina. Es la forma que menos tiempo consume de gestionar la nómina, pero también tiende a ser más caro.

   Las soluciones de software de nómina automatizan muchos aspectos de la nómina, como todos los cálculos de nómina, mientras le da a su empresa más control sobre el proceso. Algunas soluciones de software de nómina también declaran impuestos automáticamente y pagan a los empleados mediante depósito directo u otros métodos. Es posible que aún desee tener un experto en nóminas en su equipo para asegurarse de que los datos se ingresen con precisión, y el proceso se desarrolla sin problemas. Dado que su empresa todavía tiene control sobre el proceso de nómina, usted es responsable de cumplir con todas las leyes fiscales y regulaciones laborales. Sin embargo, Una buena solución de software de nómina debe mantenerse actualizada con los requisitos laborales y fiscales cambiantes a nivel federal, nivel estatal y local. El software de nómina puede ayudarlo a superar algunos de los desafíos de nómina comunes para las pequeñas empresas.

   La ejecución manual de la nómina es la forma más lenta de ejecutar la nómina porque tendrá que calcular todos los impuestos y deducciones. mantenerse al día con los beneficios y el tiempo libre de los empleados, realizar un seguimiento de las horas, enviar recibos de pago, y manejar todas las obligaciones de declaración de impuestos anuales y trimestrales. Puede ser la opción más barata, pero es importante tener en cuenta que los errores de nómina pueden molestar a los empleados y también exponer a su empresa a sanciones financieras del IRS o del Departamento de Trabajo de EE. UU.

6. ¿Con qué frecuencia debo ejecutar mi nómina?

   La frecuencia de la nómina depende principalmente de dos cosas:las leyes estatales y las necesidades de su empresa. La mayoría de las empresas gestionan la nómina quincenalmente, pero semanalmente, mensuales y semestrales son otros períodos de pago comunes.

   Cuanto menos a menudo ejecute la nómina, menos papeleo tendrá que afrontar su empresa, y es posible que tenga costos de procesamiento de nómina más bajos. Pero los empleados pueden preferir que se les pague con más frecuencia, especialmente si se les paga por horas y su salario total varía de una semana a otra. Además, algunos estados tienen requisitos mínimos de frecuencia de pago.

7. ¿Cuáles son mis responsabilidades como empleador?

   Como empleador, es su responsabilidad asegurarse de que se realicen las siguientes tareas de nómina, si los hace manualmente, utilizar software o contratar un servicio de nómina.

   • Recopile toda la información necesaria de los empleados, como los formularios W-4 e I-9.
   • Clasifique correctamente a los empleados (empleados versus contratistas independientes; y por horas versus asalariados).
   • Determine un período de pago que funcione para su empresa y sus empleados.
   • Establecer políticas de tiempo libre y elegibilidad para beneficios. si es aplicable.
   • Configure el depósito directo u otros métodos de pago para los empleados.
   • Realice un seguimiento de las horas de los empleados.
   • Calcule los cheques de pago.
   • Retención de impuestos y las deducciones necesarias, incluido el impuesto sobre la renta federal, Impuestos FICA, Impuestos FUTA, más los impuestos estatales, compensación laboral e impuestos por discapacidad.
   • Pague los impuestos sobre la nómina que adeuda la empresa y la parte de los impuestos sobre la nómina de los empleados que retuvo de sus cheques de pago.
   • Pagar a los empleados.
   • Proporcione recibos de pago a los empleados si es necesario.
   • Cumplir con todos los requisitos de informes de nómina a nivel federal, nivel estatal y local.
   • Mantenga registros precisos.
   • Siga todas las leyes laborales.
   • Pagar otros gastos de nómina, incluyendo proveedores de beneficios y software de nómina o tarifas de subcontratación.

8. ¿Cuáles son los requisitos de informes de nómina?

   Todas las empresas deben cumplir con los requisitos de informes de nómina, incluidos los requisitos del IRS o de las agencias estatales pertinentes:

   • Cada cuarto, debe declarar los impuestos sobre la renta y la nómina retenidos de los cheques de pago de los empleados en el Formulario 941 del IRS.
   • Todos los años, debe informar varias obligaciones adicionales de impuestos sobre la nómina utilizando formularios estándar, tal como:
   • Formulario 940 del IRS para informar los depósitos anuales de impuestos FUTA
   • Formulario 945 del IRS para informar cualquier impuesto sobre la renta que no sea de nómina retenido, como el impuesto sobre la renta retenido de las contribuciones o pensiones del plan de jubilación
   • Formulario W-3 del IRS para informar un resumen de todos los salarios y contribuciones de los empleados presentados a la Administración del Seguro Social en un año fiscal determinado
   • Debe informar todas las nuevas contrataciones al estado correspondiente tan pronto como se contrate al empleado.
   • Debe informar todos los certificados de retención W-4 de los empleados al IRS tan pronto como sean contratados o revisar su W-4.
   • Debe proporcionar los formularios de impuestos de fin de año W-2 a los empleados antes del 31 de enero de cada año, y 1099-MISC para contratistas independientes.
   • Debe proporcionar recibos de pago a los empleados, si lo requiere el estado en el que opera su empresa.
   • Debe cumplir con cualquier otra reglamentación estatal o federal específica aplicable a su negocio.

9. ¿Qué sucede si cometo un error?

   Los errores de nómina pueden resultar costosos. Los empleados confían en recibir un cheque de pago puntual y preciso, por lo que los errores de nómina pueden irritar a los trabajadores y reducir la moral. Tampoco es raro que las empresas clasifiquen erróneamente a los empleados como contratistas independientes. Si eso pasa, una empresa puede correr el riesgo de ser demandada o multada y puede ser responsable de impuestos adicionales sobre la nómina.

   Pagar a los empleados con precisión sin la ayuda de un software de nómina o una empresa de procesamiento de nómina contratada, necesita mantenerse al día con muchas leyes fiscales y laborales, todos los cuales están sujetos a cambios. El IRS y los gobiernos estatales imponen sanciones por errores fiscales, mientras que el Departamento de Trabajo de EE. UU. puede multarlo por errores en la nómina, como infracciones de horas extras o empleados que pagan menos.

   Si su empresa comete un error de nómina, es importante reconocer el error, explicarlo a los empleados, describa cómo la empresa solucionará el problema y se asegurará de que no vuelva a suceder. Si detecta el error antes de que se pague a los empleados, es posible que pueda cancelar el ciclo de nómina de inmediato, resuelva el error y vuelva a ejecutar la nómina. De lo contrario, tomar medidas para resolver el problema e informar cualquier discrepancia al IRS y a cualquier otra agencia gubernamental relevante según sea necesario para minimizar la probabilidad de sanciones por incumplimiento.

10. ¿Cómo pago a los empleados frente a los contratistas?

    Una diferencia clave entre los empleados que pagan y los contratistas es la responsabilidad del empleador por los impuestos sobre la nómina. Si le paga a un empleado, su empresa es responsable de retener la cantidad correcta de dinero federal, impuestos sobre la renta estatales y locales de cada cheque de pago de empleado. La retención se basa en los ingresos de un empleado y las deducciones de retención calculadas en su formulario W-4. Luego, paga los impuestos retenidos a los empleados al IRS y a las agencias estatales según sea necesario. Como propietario de un negocio, también es responsable de retener cualquier otra deducción de nómina necesaria, como beneficios de planes de jubilación o atención médica. Los empleados reciben un W-2 al final del año fiscal para ayudarlos a arreglar sus obligaciones tributarias con el IRS.

    Si paga a contratistas independientes, también conocidos como autónomos, no está obligado a retener ni pagar impuestos en su nombre. Los contratistas independientes reciben su salario bruto completo en cada cheque de pago. Están obligados a pagar sus propios impuestos al IRS y a otras agencias. incluidos los impuestos estimados trimestrales. En lugar de un W-2, los contratistas reciben un 1099-MISC al final del año.

11. ¿Cuál es la diferencia en la nómina entre los empleados por hora y los asalariados?

    A los empleados por hora se les paga en base a un salario por hora y la cantidad de horas que trabajan durante cada período de pago. Su salario generalmente está regulado por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) (por esta razón, se consideran empleados "no exentos"). Los empleados por hora deben ganar al menos el salario mínimo federal y recibir pago por horas extra si trabajan más de 40 horas en una semana. Los estados pueden tener requisitos de pago de salario mínimo y horas extras más altos que reemplazan estos requisitos federales.

    A los empleados asalariados se les paga sobre la base de un salario anual fijo. Esta cantidad se divide por el número de períodos de pago en un año para calcular el pago de los empleados para cada período. Algunos empleados asalariados, como ejecutivos y empleados en determinadas funciones profesionales o administrativas, están exentos de las leyes de FLSA sobre horas extra y, por lo tanto, no están obligados a recibir horas extra si trabajan más de 40 horas a la semana. Los empleados asalariados generalmente reciben el mismo salario base independientemente de la cantidad de horas que trabajen.

12. ¿Cómo funciona el pago de vacaciones o la nómina de bonificación?

    El pago de vacaciones se paga a los empleados durante las vacaciones, incluso si no funcionan. Por ejemplo, Algunas empresas pueden ofrecer a los empleados tiempo libre remunerado por vacaciones como el Día de los Caídos, Día de la Independencia y Día del Trabajo. La FLSA no requiere que las empresas paguen a los empleados por tiempo libre, incluyendo festivos. Depende de cada empresa decidir si lo hace.

    Algunas empresas pueden optar por ofrecer a los empleados una tasa de pago más alta si trabajan durante las vacaciones. pero no lo exige la ley. En otros aspectos, la paga de vacaciones se trata como paga normal y se grava de la misma manera.

    El pago de bonificación es una forma de salario complementario:el pago que reciben los empleados además de sus salarios regulares. Dado que el pago de bonificaciones es diferente de los salarios regulares, se grava de manera diferente. Hay dos formas de calcular los impuestos sobre la nómina sobre el pago de bonificaciones:el método agregado y el método porcentual.

    • Agregar: Si las bonificaciones se pagan junto con los salarios regulares, el pago de bonificación se suma al salario regular del empleado, lo que puede aumentar la categoría impositiva del empleado. A continuación, las retenciones fiscales se calculan en función del tramo fiscal actualizado temporalmente.
    • Porcentaje: El bono debe identificarse como separado de los salarios regulares y luego se grava a una tasa fija sobre el monto total. A partir de 2020, la tasa de impuesto federal para el pago complementario es del 22%. El pago de bonificaciones también está sujeto a impuestos FICA y cualquier otro impuesto relevante.

13. ¿Cómo debo mantenerme al día con los paquetes de beneficios para empleados en la nómina?

    Ofrecer beneficios a los empleados puede ser costoso y administrarlos puede requerir mucho tiempo y esfuerzo. Pero a menudo vale la pena porque los paquetes de beneficios pueden atraer mejores talentos y ayudar a su empresa a retener empleados.

    Si planea ofrecer beneficios a los empleados, como seguro médico o contribuciones equivalentes al plan de jubilación, tendrá que hacer las deducciones de nómina asociadas. Debido a que las deducciones pueden diferir para cada empleado, esto puede complicarse especialmente si realiza el cálculo de la nómina de forma manual. Sin embargo, si su empresa utiliza un servicio de software de nómina o una empresa de subcontratación, el proveedor debe calcular automáticamente las deducciones y contribuciones para cada ejecución de nómina, Reducir los errores de nómina y los errores de cálculo. Las soluciones de software de nómina también pueden hacer posible integrar fácilmente la información de beneficios con la nómina, funciones comerciales de contabilidad y recursos humanos para que cada departamento tenga una registro actualizado de beneficios a empleados.

14. ¿Cómo cambia mi nómina cuando los empleados se van de licencia? ¿Como licencia parental?

    Cuando los empleados se retiran, los cambios en su salario dependen de varios factores. Estos incluyen el tamaño de su empresa, su localización, el tipo de licencia y las políticas de licencia de su empresa. Por ejemplo, las reglas difieren dependiendo de si el empleado está tomando un permiso parental, licencia militar o licencia voluntaria.

    Bajo la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA), los empleados pueden tomar hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo en cualquier período de 12 meses si tienen que atender necesidades familiares o médicas. Los empleados también pueden mantener planes de salud patrocinados por el trabajo, pero deben seguir pagando sus contribuciones. La FMLA se aplica a empresas privadas con al menos 50 empleados, con algunas restricciones, y todas las agencias gubernamentales y escuelas.

    Algunos estados tienen sus propias leyes de licencia familiar, que puede reemplazar los requisitos de la FMLA. En Nueva York, por ejemplo, la mayoría de los empleadores privados con más de un empleado deben contar con un seguro de licencia familiar remunerada. A partir de 2021, los empleados elegibles para recibir beneficios de licencia familiar pagada pueden recibir hasta 12 semanas de tiempo libre mientras reciben el 67% de su salario semanal promedio.

    Los empleadores están obligados legalmente a proporcionar tiempo libre a los empleados que sirven en el ejército, ofrecer el mismo trabajo o similar cuando regresen.

    La ley federal no le exige que pague a los empleados por una licencia voluntaria, como tomarse un tiempo libre en el trabajo para buscar una oportunidad educativa, pero las empresas pueden crear sus propias políticas de licencia voluntaria.

15. ¿Cómo sé para qué exenciones de impuestos califica mi empresa?

    Para estar completamente exento de impuestos federales sobre la renta, una empresa debe calificar y registrarse como una organización sin fines de lucro, lo que generalmente significa cumplir con los requisitos para organizaciones benéficas definidos en la sección 501 (c) (3) del código fiscal federal. Dichas organizaciones también son elegibles para donaciones caritativas deducibles de impuestos y pueden estar exentas de impuestos federales sobre la nómina. Además de ser organizaciones sin fines de lucro, deben cumplir con otros requisitos. Por ejemplo, ellos:

    • Debe operar para religiosos, científico, fines educativos u otros fines caritativos.
    • No debe intentar influir en la legislación gubernamental.
    • No debe violar la política pública fundamental ni practicar actividades ilegales.

    Incluso si su empresa no está exenta de impuestos, puede calificar para algunas deducciones de impuestos comunes para pequeñas empresas, incluidas las deducciones fiscales por gastos de vehículos, salarios y sueldos, material de oficina, beneficios para empleados, muebles y equipo, material de oficina, los gastos de viaje, y más. Vale la pena investigar las deducciones de impuestos para pequeñas empresas porque pueden reducir su factura de impuestos anual, sustancialmente en algunos casos.

Conclusión

La gestión de la nómina puede ser sorprendentemente compleja, incluso para pequeñas empresas con pocos empleados. Es fundamental comprender lo que se requiere para la configuración inicial, así como todas las responsabilidades del empleador para retener y pagar impuestos. clasificar a los trabajadores y pagar las vacaciones. Considere un software de procesamiento de nóminas para que su nómina funcione sin problemas y con precisión para mantener contentos a sus empleados. brindarle tranquilidad y ayudar a que su empresa cumpla con las normas.