15 métricas financieras clave y KPI para pequeñas empresas

Es fundamental que los líderes de las pequeñas empresas comprendan la salud financiera de sus organizaciones, y las métricas financieras y los indicadores clave de rendimiento (KPI) informan esa comprensión. Las métricas financieras de las pequeñas empresas arrojan luz sobre el estado financiero actual de la empresa y su perspectiva a corto y largo plazo.

Las métricas financieras y los KPI ayudan a las pequeñas empresas a comprender si tienen el efectivo disponible para financiar grandes inversiones de capital o si están en la vía rápida hacia la insolvencia. Obviamente, estas cifras son importantes para los propietarios de empresas, pero los prestamistas e inversores también querrán revisarlos antes de firmar cualquier contrato con una empresa.

Hay ciertas métricas que son vitales para el éxito de una pequeña empresa.

¿Qué son las métricas?

Las métricas son cualquier dato cuantificable que una empresa puede monitorear para rastrear el desempeño y las mejoras en toda la empresa. Si bien las métricas financieras se encuentran entre las más importantes y más utilizadas, las empresas pueden usar métricas para monitorear el éxito de cualquier aspecto de sus operaciones, como visitantes mensuales del sitio web o tiempos promedio de cumplimiento de pedidos.

Una vez que una organización comienza a rastrear una métrica importante, tiene una línea de base con la que puede comparar números futuros para ver cómo ha cambiado el desempeño de varios procesos o equipos a lo largo del tiempo. A medida que crece una empresa, a menudo comienza a realizar un seguimiento de más métricas, incluidos los específicos de determinadas iniciativas o departamentos.

¿Qué son los KPI?

Indicadores clave de rendimiento, o KPI, son métricas que son particularmente importantes para su negocio. Estos números tienen el mayor impacto sobre si su empresa prospera y crece o tiene dificultades y se cierra. Una característica distintiva de los KPI es que suelen tener objetivos predeterminados, lo cual no es cierto para todas las métricas:una empresa puede monitorear ciertas métricas durante años sin tener objetivos específicos en mente. Ciertas métricas financieras también son KPI, ya que la rentabilidad y el flujo de efectivo juegan un papel importante en la viabilidad inmediata y futura de una empresa.

Los ejecutivos de pequeñas empresas deben elegir sus KPI críticos desde el principio y establecer una comprensión clara de qué números indicarán el éxito. o levantar banderas de advertencia. Los KPI deben estar estrechamente vinculados a los objetivos comerciales clave. Por ejemplo, El tamaño medio de la cuenta del cliente podría ser un KPI de fabricación a tener en cuenta si una empresa desea aumentar los ingresos en un 10% este año. Si ese fabricante busca aumentar la productividad en su planta, otro KPI podría ser la cantidad de productos producidos por día.

Definición y elección de los indicadores clave de rendimiento y métricas adecuados para pequeñas empresas

Las métricas que los líderes de las pequeñas empresas deben prestar atención varían de una empresa a otra, y los KPI son aún más específicos y dependen de la industria, modelo y metas comerciales y financieras. El equipo de liderazgo debe establecer primero los objetivos comerciales para el trimestre o año y trabajar hacia atrás desde allí, identificar los KPI y las métricas que lo ayudarán a mantenerse en el objetivo. Estas discusiones deben incluir a los empleados de todos los departamentos clave para garantizar que los objetivos sean relevantes para toda la empresa.

Sin embargo, Hay algunas métricas financieras comunes que todas las empresas deben tener en cuenta. Necesitan tener una comprensión firme de los ingresos totales, gastos, activos y pasivos y cómo cada uno cambia con el tiempo. El costo de adquisición de clientes y cuánto tiempo permanecen esos clientes, también conocido como tasa de abandono, son otras métricas importantes para muchas empresas jóvenes. Para empresas basadas en productos, El seguimiento de la eficiencia de varios procesos y la productividad de los empleados en las plantas de fabricación o almacenes suele ser importante.

15 métricas financieras clave y KPI para pequeñas empresas

Si bien las organizaciones necesitan una comprensión firme de lo que las hará exitosas y qué KPI específicos de la industria les importan, hay métricas relevantes para la mayoría de las empresas. Aquí están nuestras 15 métricas y KPIs más comúnmente aplicables:

1. Ingresos

   Los ingresos son la cantidad de dinero que una empresa recibe por las ventas de sus productos o servicios antes de que se deduzcan los gastos. Ingresos, también llamado ventas o ingresos de primera línea, forma parte del cálculo de la mayoría de las métricas financieras. Hay varias formas de medir los ingresos. En contabilidad devengada, las compras de los clientes realizadas a crédito cuentan para los ingresos antes de que la empresa haya recibido el pago. En contabilidad de caja, solo el dinero que ya se encuentra en la cuenta bancaria de la empresa cuenta para los ingresos.

   Ingresos = Precio de venta x unidades vendidas

2. Gastos

   Los gastos son todos los costos que una empresa debe cubrir para operar y obtener ingresos. Con algunas excepciones, como startups respaldadas por VC, una empresa necesita más ingresos que gastos para sobrevivir. Ejemplos de gastos son mano de obra, equipo, y suministros. Al igual que con los ingresos, factores contables de acumulación en los gastos a medida que se incurren, incluso si aún no se les ha pagado, mientras que la contabilidad de caja incluye estos gastos solo una vez que se pagan.

   Los gastos se pueden agrupar en dos categorías amplias:gastos operativos y gastos no operativos. Los gastos operativos son el resultado directo de hacer negocios, como hipotecas, costos de producción y costos administrativos. Los gastos no operativos son más indirectos e incluyen intereses y otras comisiones por préstamos.

   Gastos =Costo de bienes vendidos + Salarios + Comisiones de ventas + Costos de marketing + Gastos inmobiliarios + Servicios públicos

3. Lngresos netos

   El ingreso neto o ganancia neta es el dinero que queda después de restar todos los gastos e impuestos de los ingresos. Aunque hay nuevas empresas respaldadas por inversores que pierden dinero, la mayoría de las pequeñas empresas necesitan generar suficientes ingresos para cubrir sus gastos. Si no lo hacen, corren el riesgo de endeudarse y eventualmente cerrar el negocio.

   Los ingresos netos también se conocen como el "resultado final" porque se muestra por debajo de los ingresos (la "línea superior") en los estados de pérdidas y ganancias (P&L).

   Beneficio neto =Ingresos - Gastos totales

4. Flujo de caja / Flujo de caja operativo

   El efectivo es el elemento vital de las pequeñas empresas:dependen del dinero que ingresa para pagar los gastos. El flujo de caja es la cantidad de dinero que entra y sale de una empresa durante un período de tiempo determinado. Si entra más dinero del que sale, una empresa tiene un flujo de caja positivo, y si paga más dinero del que recibe, tiene un flujo de caja negativo.

   El flujo de efectivo operativo (OCF) es la cantidad de efectivo que genera una empresa a través de operaciones típicas. Esta métrica puede darle a una empresa una idea de cuánto efectivo puede gastar en el futuro inmediato y si debe reducir el gasto. OCF también puede revelar problemas como que los clientes tarden demasiado en pagar sus facturas o no las pagan en absoluto.

   Flujo de caja operativo =Ingresos netos + Gastos no monetarios - Aumento del capital de trabajo

5. Capital de trabajo

   El capital de trabajo es la diferencia entre los activos corrientes (efectivo, cuentas por cobrar e inversiones a corto plazo) y pasivos (cuentas por pagar, nómina de sueldos, pagos de impuestos y deudas). Esta métrica ayuda a pintar una imagen del estado financiero de una empresa a corto plazo al observar la liquidez disponible para cubrir los gastos inmediatos.

   Capital de trabajo =Activo corriente - Pasivo corriente

6. Presupuesto frente a real

   Tal como suena presupuesto vs. real compara el gasto o las ventas reales de una empresa en un área determinada con los importes presupuestados. Aunque los presupuestos y los gastos están relacionados, El presupuesto frente al real se puede utilizar para comparar ingresos y gastos.

   Este "análisis de variación presupuestaria" ayuda a los líderes de las pequeñas empresas a identificar áreas de la empresa en las que gastan de más y que pueden necesitar más atención. También revela áreas del negocio que superaron las expectativas.

   Porcentaje de variación presupuestaria =Real / Previsión - 1 x 100

7. Antigüedad de cuentas por cobrar

   La antigüedad de las cuentas por cobrar es un informe que mide cuántos días tardan sus clientes en pagar sus facturas. Las empresas suelen incluir términos de crédito en una factura que indican cuántos días tiene el cliente para realizar el pago; 30 días es común.

   En un informe de antigüedad de cuentas por cobrar, una empresa normalmente organiza a los clientes por fecha de vencimiento, inmediatamente, 1 a 30 días de retraso, De 31 a 60 días de retraso:para ver cuánto dinero se puede cobrar de diferentes empresas y plazos.

   Cuando las cuentas por cobrar se retrasan constantemente, daña el flujo de caja y el capital de trabajo. A medida que pasa el tiempo las posibilidades de recaudar esos ingresos disminuyen. Es posible que las empresas deban cortar los lazos con los clientes que llegan tarde constantemente, ya que estos retrasos pueden provocar una contracción del flujo de caja. Las empresas deberían considerar ofrecer a los clientes un pequeño descuento por pago anticipado para evitar retrasos.

8. Envejecimiento de cuentas por pagar

   La antigüedad de las cuentas por pagar es un informe similar a la antigüedad de las cuentas por cobrar, excepto que analiza cuántos días le toma a su empresa pagar sus facturas. Al igual que con el envejecimiento de las cuentas por cobrar, una empresa enumera sus próximas facturas en función de la fecha de vencimiento para asegurarse de que puede cumplir con todas las obligaciones y resolver cualquier problema con anticipación. Ingresos, el flujo de caja y el envejecimiento de las cuentas por cobrar pueden afectar su capacidad para mantenerse al día con las facturas de los proveedores, proveedores de tecnología y otros socios comerciales.

   La rapidez con que una empresa paga sus facturas afecta su solvencia y su capacidad para obtener un préstamo. Las empresas que pueden mantenerse al tanto de sus obligaciones financieras pueden reinvertir los ahorros de los pagos anticipados en el negocio.

9. Punto de equilibrio

   El punto de equilibrio es cuando los ingresos son iguales a los costos, lo que significa que no hay pérdidas ni ganancias. También conocido como margen de seguridad, El punto de equilibrio ayuda a una empresa a saber cuándo ganará más de lo que gasta y comenzará a obtener ganancias. Calculando el punto de equilibrio, un proveedor de software sabe cuántas licencias necesita vender, o un fabricante comprende cuántos productos debe mover para cubrir los costos mensuales.

   Punto de equilibrio =Costos fijos / (Precio de venta por unidad - Costo variable por unidad)

10. Ratio de margen de beneficio bruto

    El índice de margen de beneficio bruto muestra los ingresos después de deducir el costo de los bienes vendidos (COGS), es decir, los costos directos de fabricar un producto. Esta relación, escrito como un porcentaje, revela la ganancia bruta por cada dólar de ingresos que obtiene una empresa. Una proporción del 60%, por ejemplo, significa que la empresa recibe 60 centavos de ganancia por cada dólar de ingresos.

    Ratio de margen de beneficio bruto =(Ingresos - COGS) / Ingresos x 100

11. Ratio de margen de beneficio

    El índice de margen de beneficio es similar al índice de margen de beneficio bruto, pero representa todos gastos, como nómina y otros costos operativos, en lugar de solo COGS. Aunque los márgenes de beneficio estándar difieren entre industrias, muchas empresas tienen como objetivo un margen de beneficio de al menos el 25%.

    Ratio de margen de beneficio =(Ingresos - Gastos) / Ingresos

12. Proporción rápida (proporción de prueba ácida)

    Razón rápida, también llamada relación de prueba ácida, mide si una empresa puede cumplir con sus obligaciones financieras a corto plazo mediante la evaluación de si tiene suficientes activos para pagar sus pasivos corrientes. La razón rápida se escribe como decimal, con una proporción de 1.0, lo que significa que una empresa tiene suficientes activos para cubrir sus pasivos.

    Razón rápida =(Efectivo + Valores negociables + Cuentas por cobrar) / Pasivo corriente

13. Costo promedio de adquisición de clientes

    El costo promedio de adquisición de clientes revela cuánto gasta una empresa, de media, para agregar nuevos clientes durante un cierto período de tiempo. Esta métrica tiene en cuenta los gastos de marketing, tecnología, nómina y más. El costo de adquisición del cliente suele ser proporcional al precio de un producto o servicio, por lo que varía mucho según la industria:el minorista promedio gasta $ 10 para adquirir un cliente, mientras que el proveedor de tecnología típico desembolsa $ 395.

    Una organización puede comparar el costo de adquisición del cliente con el valor de por vida del cliente para asegurarse de que su modelo de negocio sea sostenible. Si necesario, una empresa puede reducir sus costos de adquisición de clientes reduciendo el gasto en marketing y centrándose en la retención de clientes y las ventas adicionales.

    Costo de adquisición de clientes =(Costo de ventas + Costo de marketing) / Nuevos clientes adquiridos

14. Tasa de abandono

    La tasa de abandono calcula la frecuencia con la que los clientes dejan de usar su producto o servicio durante un período de tiempo determinado. ¿Una cuarta parte de los clientes abandona su servicio después de un año o la mayoría lo usa durante cinco años? ¿Esa tasa de abandono tiene sentido para su industria o modelo de negocio? Una alta tasa de abandono sugiere que una empresa necesita cambiar algo en su oferta, nutrir mejor a sus clientes y / o reducir su costo de adquisición de clientes.

    Tasa de abandono =Clientes perdidos / Número inicial de clientes x 100

15. Pista de efectivo / Tasa de quema

    Cash Runway calcula cuánto tiempo tiene una empresa antes de quedarse sin efectivo en función del dinero que tiene actualmente disponible y cuánto gasta por mes. Esta métrica ayuda a las empresas a comprender cuándo necesitan recortar gastos u obtener financiación adicional. Si su pista de efectivo se acorta con el tiempo, es una señal de que su empresa está gastando más dinero del que puede permitirse.

    La pista de efectivo está estrechamente relacionada con la tasa de quema, que mide cuánto dinero gasta una empresa durante un período determinado (generalmente mensualmente). La tasa de quema la utilizan con frecuencia las nuevas empresas respaldadas por inversores que pierden dinero en sus inicios.

    Pista de efectivo =Saldo de caja / Tasa de quemado mensual

¿Cómo puede ayudar el software financiero a establecer y realizar un seguimiento de las métricas financieras y los KPI?

Seguimiento incluso de métricas básicas como ingresos, los gastos e ingresos pueden volverse engorrosos con hojas de cálculo u otros métodos manuales. Es difícil mantener toda esta información actualizada, especialmente a medida que crece una pequeña empresa y aumenta su volumen de transacciones, y eso puede dar lugar a información inexacta.

Calcular manualmente métricas más avanzadas, como punto de equilibrio, ratio rápido y coste medio de adquisición de clientes, es aún más desafiante.

El software financiero o de contabilidad hace que sea mucho más fácil y menos lento encontrar los números necesarios para estas métricas. Las soluciones líderes pueden realizar estos cálculos con solo unos pocos clics, y las partes interesadas del negocio pueden recibir informes de forma automática y periódica que muestren métricas y KPI seleccionados.

Estas soluciones abren innumerables posibilidades para ver y comparar números que iluminan el desempeño de su negocio y ayudan a identificar problemas que lo frenan, todo sin consumir mucho tiempo o esfuerzo de los empleados. Hay un gran valor en los datos en tiempo real, y eso solo a menudo justifica el costo de la solución.

Las pequeñas empresas deben establecer KPI claros y realizar un seguimiento de una amplia variedad de métricas para sobresalir en el entorno turbulento de hoy. Sin percepciones, estas empresas no tienen una idea real de cómo están progresando hacia las metas y si están financieramente saludables o están cavando en agujeros profundos. Los líderes corporativos deben convertir en una prioridad identificar los KPI y las métricas que más importan para sus negocios. monitorícelos y ajústelos continuamente en función de lo que les indiquen los datos.

Tecnología, incluso un sistema financiero básico, puede ser muy útil para ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de estos números y detectar cambios que tendrán un impacto positivo o negativo en su salud financiera. Pequeñas empresas necesitar métricas porque pueden ser un factor decisivo en si una empresa lo hace o no.