Los 11 principales desafíos de gestión de gastos de viaje y cómo evitarlos

Cheques de reembolso vencidos, La escasa visibilidad de cuánto gastan los empleados y los sistemas de seguimiento sofisticados basados ​​en hojas de cálculo son solo algunos de los desafíos de gestión de gastos de viaje que enfrentan las organizaciones en la actualidad.

El segundo podría ser el más doloroso:las empresas necesitan saber a dónde va su dinero y si los empleados están siguiendo las reglas de gasto. Y las pequeñas empresas pueden sentir la ineficiencia de viajes y gastos (T&E) de manera más aguda:muchas carecen de sistemas automatizados para procesar informes de manera rápida y económica, y sus equipos financieros a menudo se ven limitados.

Una mejor apuesta para empresas de todos los tamaños:identifique y aborde los desafíos de gestión de T&E antes de que la ineficiencia y los errores aumenten los costos o acorten su pasarela.

Los 11 principales desafíos de la gestión de gastos y viajes

Cuando los empleados viajan por negocios, el costo del pasaje aéreo, alojamiento, el transporte terrestre y las comidas pueden acumularse rápidamente. Incluso aquellos que trabajan en casa o localmente acumulan gastos, como suministros de oficina y kilometraje para las visitas de los clientes.

Estos gastos deben ser procesados, aprobados y reembolsados ​​de manera oportuna y rentable. Sin embargo, El 46% de las empresas ni siquiera realiza un seguimiento de cuánto gastan en procesar informes de gastos, según el informe de tendencias de gestión de gastos y viajes de 2019 de Tallie.

Esa falta de visibilidad es solo uno de los desafíos de gestión de viajes y gastos (T&E) que las empresas deben conocer.

1. Escasa visibilidad de los datos

La gestión financiera es imposible cuando una empresa no sabe cómo gastan su dinero los empleados en el campo. Esta falta de visibilidad también lleva a los equipos de finanzas a perder errores, informes duplicados, perder recibos, incluso un posible fraude.

Algunas empresas manejaban bastante bien los patrones de viaje y podían realizar "estimaciones fundamentadas" sobre el gasto mensual. Pero COVID-19 sacudió todo eso. Dataconomy informa que la pandemia cayó al fondo de los gastos de T&E y cambió las categorías. En marzo de 2020, los hoteles representaron el 51% del gasto. Eso se redujo en un 31% en solo un mes, al 20%. Mientras tanto, el gasto en servicios empresariales saltó del 10% al 27%.

Es seguro asumir que habrá más y duradero, cambios. Hasta aquí las estimaciones.

La respuesta es un software de gestión de gastos centralizado que recopila y clasifica todos los recibos y documentos en una base de datos centralizada que se puede revisar en cualquier momento. Además de realizar un seguimiento de los gastos de los empleados, Los sistemas de gestión de T&E determinan cómo la organización reembolsará a los empleados. Y debido a que reduce la necesidad de ingresar datos manualmente, este software también ayuda a prevenir errores y acelerar el proceso de T&E.

2. Procesos ineficientes

Debido a que involucran mucho papel, correo electrónico y hojas de cálculo, Los procesos manuales de gestión de gastos consumen mucho tiempo y son propensos a errores. También introducen importantes ineficiencias y cuellos de botella. Con el 43% de las empresas que siguen utilizando procesos manuales para gestionar informes de gastos, según la encuesta de Tallie, y el 46% no realiza un seguimiento del costo asociado con este trabajo, el cambio a un sistema de gestión de gastos automatizado beneficiaría a una amplia gama de empresas.

No es exagerado ver cómo trabajar desde casa podría agregar aún más cuellos de botella a un proceso que ya es engorroso, especialmente en organizaciones que requieren autorizaciones y auditorías de T&E.

Un consejo para las empresas que recién están formulando un proceso de gestión de gastos, y que desean mantener alta la satisfacción de los empleados, es centrarse en una experiencia de usuario agradable y eficiente al evaluar el software. Busque capacidades de pago móvil, por ejemplo. Más sobre movilidad más adelante.

3. Soluciones de alto costo (tanto en tiempo como en dinero)

Al evaluar la gestión de gastos, no se centre solo en el costo del software por única vez (para las instalaciones) o mensual (para SaaS / nube). Los sistemas dispares que no "hablan" entre sí añaden más demoras y costos al proceso de presentación de informes. Y los empleados que tienen que comparar precios en línea para obtener las mejores ofertas de vuelos y hoteles pierden un tiempo valioso.

Para estimar el costo real de agregar software de gestión de gastos, adapte esta hoja de trabajo:

Cálculo de costos de T&E

Proceso manual actual, Empleados Tiempo promedio empleado por informe de gastos por empleado Salario promedio por hora Número de empleados que generan T&E Número de informes creados mensualmente Con el software T&E instalado, Estimado Tiempo promedio empleado por informe de gastos por empleado Salario promedio por hora Número de empleados que generan T&E Número de informes creados mensualmente Proceso manual actual, Finanzas Tiempo promedio empleado por informe de gastos por empleado de finanzas Salario promedio por hora del empleado de finanzas Número de informes procesados ​​mensualmente Tiempo promedio dedicado a solucionar errores en los informes Con el software T&E instalado, Estimado Tiempo promedio empleado por informe de gastos por empleado de finanzas Salario promedio por hora del empleado de finanzas Número de informes procesados ​​mensualmente Tiempo promedio dedicado a solucionar errores en los informes

4. Sistemas / tecnología obsoletos

Todos están de acuerdo en que los sistemas manuales son engorrosos y propensos a errores, sin embargo, las empresas continúan improvisando hojas de cálculo, correos electrónicos, soluciones puntuales y recibos en papel con la esperanza de terminar con un enfoque cohesivo.

Conforme pasé él tiempo, Los sistemas ad-hoc tienden a convertirse en una carga importante tanto para el equipo financiero como para los empleados. Solo el 27% de las empresas, por ejemplo, tener sistemas que marquen automáticamente los gastos fuera de la póliza, por Tallie. Eso significa que la contabilidad está revisando informes manualmente, o se están escapando artículos no permitidos.

Un aspecto positivo para las empresas con tecnología más antigua es que pueden superar a sus pares y aprovechar algunas de las tendencias de la industria de la gestión de gastos. como la movilidad, integración mejorada, y uso ampliado de la IA, automatización y aprendizaje automático.

5. Mayor gasto en T + E

Las empresas que no están siguiendo las tendencias de gasto de T&E a lo largo del tiempo están perdiendo oportunidades para tomar mejores decisiones sobre políticas e intervenir temprano para abordar actividades fuera de las políticas o potencialmente fraudulentas.

Por ejemplo, si un empleado que generalmente gasta alrededor de $ 500 al mes visitando clientes en sus ubicaciones de repente gasta $ 750 sin aprobación o explicación previa, el enfoque de hoja de cálculo para la gestión de T&E no lo recogerá.

Empresas con software de viajes y gastos que utiliza ese aprendizaje automático que mencionamos, sin embargo, puede intervenir temprano. Un sistema de AA que se ha ajustado correctamente puede marcar anomalías, como ese aumento de gasto de $ 250 por mes, que podría indicar fraude o error humano.

Las empresas de servicios que entregan proyectos a sus clientes enfrentan aún más desafíos con un enfoque manual para la gestión de gastos. Para estas empresas, deben reembolsar a sus empleados pero también traspasar el gasto a su cliente y contabilizarlo cuidadosamente cada mes para equilibrar los libros y comprender la rentabilidad del proyecto.

Las empresas más grandes que enfrentan costos crecientes también pueden considerar un equipo de gestión de viajes corporativos que abordará todas las funciones asociadas con el apoyo a los viajes de negocios para los empleados. clientes, proveedores y socios comerciales, incluyendo contener los costos y hacer cumplir las políticas.

6. Falta de aplicación de políticas

Una de las mejores prácticas de gestión de gastos es crear una política que todos en la organización deben seguir. Su política debe describir exactamente qué es y qué no es un gasto aprobable según las regulaciones del IRS actualizadas que rigen los reembolsos y la cultura y la realidad presupuestaria de su empresa.

Una política formal que describe claramente exactamente qué es y qué no es un gasto aprobable también ayuda al departamento de contabilidad y / o los aprobadores a decidir de manera rápida y equitativa si un gasto es permisible o no. Los empleados saben cuándo pueden esperar recibir un reembolso y qué recursos tienen si se rechaza un gasto.

¿No tienes una política que hacer cumplir? SHRM proporciona plantillas de políticas de gastos de viaje, al igual que otros grupos de la industria, para que las empresas no tengan que empezar de cero.

7. Presentación tardía del informe

Cuando los informes de gastos llegan tarde, puede incurrir en cargos por tarjetas corporativas, lo que podría afectar la calificación crediticia del empleado en casos de responsabilidad conjunta. La tardanza también presenta desafíos contables a medida que el equipo de finanzas se esfuerza por recopilar la documentación y obtener la aprobación de los gastos antes de los cierres mensuales o trimestrales.

Para evitar este problema, su política de gastos debe incluir fechas límite firmes, por ejemplo, “Envíe todos los informes de gastos antes del último día del mes siguiente al mes en el que se incurrieron”, y los gerentes deben ser alertados automáticamente a tiempo para alentar a su personal a recibir los informes a tiempo.

8. Reembolsos lentos a los empleados

No hay nada peor que apresurarse para obtener un informe, luego esperar meses después de un desembolso de gastos para recibir el reembolso, en particular para un empleado que pagó de su bolsillo por un producto o servicio costoso. Esto puede generar frustración en el trabajador e incluso afectar la productividad y la moral. Con procesos y software de gestión de gastos efectivos, sin embargo, las empresas pueden automatizar el proceso de aprobación y reembolso y garantizar que los empleados reciban el reembolso de manera oportuna.

9. Gestión de recibos ineficaz

Para que el proceso de gestión de T&E se desarrolle sin problemas, los empleados necesitan una forma sencilla de enviar recibos junto con sus informes de gastos. Al final de la contabilidad, para cumplir con las reglas de retención de registros del IRS, las versiones digitales o impresas de los recibos para la mayoría de los gastos superiores a $ 75 deben conservarse durante al menos tres años.

La respuesta para la mayoría de las empresas es asegurarse de que los empleados puedan utilizar una aplicación para teléfonos inteligentes de gestión de recibos. idealmente con tecnología GPS y OCR, para capturar y cargar fácilmente recibos en un repositorio central. Luego, cuando llega el momento de presentar un informe de gastos, no hay necesidad de buscar papel, y los equipos de finanzas tienen registros de búsqueda.

10. Falta de integraciones de sistemas

Cuando los sistemas empresariales no pueden comunicarse directamente entre sí sin la intervención humana, procesos como la gestión de T&E se vuelven lentos, caro y propenso a errores. Al consolidar una gama de actividades, y al ingresar automáticamente los datos resultantes en la planificación de recursos empresariales (ERP) de una empresa, libro mayor u otro sistema de contabilidad, una solución de gestión de gastos integrada puede mejorar enormemente un proceso costoso.

Y de hecho, una mejor integración es otra de las principales tendencias de la industria de gestión de gastos. Al considerar el software de gestión de T&E, los empleados apreciarán la posibilidad de realizar un seguimiento de sus informes desde la presentación hasta el pago. El equipo de finanzas se beneficiará de una vista consolidada de los datos financieros.

Busque integraciones integradas compatibles con su sistema de contabilidad y la capacidad de informar detalladamente sobre los gastos de T&E. Eso es fundamental para los encargados de la planificación y el análisis financieros de su empresa, porque la planificación financiera y la contabilidad (FP&A) requieren datos, y mucho. Sin embargo, los equipos de FP&A pasan el 75% de su tiempo simplemente recopilando y procesando datos, según una encuesta de la Asociación de Profesionales Financieros, en parte porque carecen de acceso a los sistemas fuente.

11. Falta de informes

La analítica empresarial ha recorrido un largo camino durante la última década, pero una empresa que todavía usa hojas de cálculo y procesos manuales para administrar los gastos no puede aprovechar estos avances.

Relacionado con la discusión de FP&A, Los equipos de finanzas que no tengan un sistema centralizado del que puedan obtener informes encontrarán imposible comprender el gasto de T&E a lo largo del tiempo. Eso dificulta todo, desde las proyecciones financieras hasta el análisis del flujo de caja y las negociaciones con los proveedores.

Conclusión sobre los desafíos:los líderes necesitan información sobre cómo los departamentos asignan sus presupuestos de T&E mensualmente, cómo está la tendencia del gasto y dónde se pueden encontrar los ahorros. Los equipos de finanzas necesitan automatización para reducir la cantidad de tiempo que dedican a tareas tediosas, procesos manuales y la capacidad de detectar errores y anomalías. Y los empleados necesitan aplicaciones para disputar recibos fácilmente y una forma de rastrear el progreso de sus informes.

Estos problemas se pueden resolver con una plataforma de software unificada que no solo automatiza el proceso de gestión de gastos, sino que también se integra con otros sistemas financieros para crear informes oportunos.