10 costos de inicio de pequeñas empresas

Si acepta el cliché de Silicon Valley, los gastos iniciales se reducen a un equipo de codificadores con portátiles para juegos, algo de infraestructura en la nube, espacio de trabajo en una incubadora de cadera y un suministro interminable de Red Bull, todo pagado por el dinero del premio de TechCrunch Disrupt.

En el mundo real, hay un poco más de eso.

En tiempos económicos robustos, Las empresas emergentes a menudo pueden obtener suficientes fondos de capital riesgo para lanzar un negocio con estilo sin ningún plan sobre cómo se volverán rentables. Esos días se acabaron por ahora de todos modos. La rentabilidad es la nueva métrica, y como sabe cualquier graduado de B-school, Los márgenes unitarios sólidos dependen de mantener bajo control los costos desde el principio.

Para una startup, Gastar libremente mientras depende de las ventas para mantener su negocio en números negros es una estrategia arriesgada. Debe analizar todos los gastos:costos para establecer su empresa, servicios, inventario, nómina de sueldos, equipo, márketing, software, honorarios legales, incluso si contratar a un controlador, luego priorizar, documentar y evaluar continuamente.

¿Cuáles son los costos de inicio de una pequeña empresa?

Muchas empresas nuevas emocionado por sus grandes ideas, descuide la planificación cuidadosa y la contabilidad meticulosa necesarias para administrar los gastos. En cambio, confían en una avalancha esperada de clientes para mantener las operaciones a flote, a veces con resultados abismales. a juzgar por las estadísticas de supervivencia de las pequeñas empresas.

Necesitas un plan pero no es necesario que empiece desde cero. La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. Proporciona plantillas adaptadas a tres categorías de inicio:empresas físicas, empresas y proveedores de servicios en línea. También proporcionamos una plantilla, debajo.

Te enfrentarás a diferentes gastos iniciales según tu tipo de empresa, aunque la mayoría de las empresas necesitarán algunos equipos y suministros, tecnologías de comunicación y colaboración, licencias y permisos, servicios profesionales como abogado y contable o contable a sueldo, Publicidad y Marketing, y un sitio web para llegar a los clientes.

Conclusiones clave

• La estimación de los costos únicos y continuos garantiza que su empresa tenga suficiente capital para mantenerse durante un período de tiempo sin depender completamente de las ventas.
• Documento, documento, documento:Para obtener un préstamo, necesitará copias de los acuerdos con proveedores y clientes clave, una proyección de ingresos y costos esperados y más. Así que mantén registros.
• Los gastos típicos de inicio de una pequeña empresa incluyen investigación, tarifas de licencia, nómina de sueldos, seguros y alquiler.

Explicación de los gastos de puesta en marcha de una pequeña empresa

Los costos de inicio son los gastos necesarios para lanzar un nuevo negocio. Algunos, como los costos para calificar para ingresar a un tipo de industria o negocio, como obtener una licencia para ejercer la abogacía o vender bienes raíces, no son deducibles. Pero tu pueden deducir $ 5, 000 en costos de puesta en marcha y $ 5, 000 en costos organizativos en el primer año de actividad, siempre que sus costos totales sean de $ 50, 000 o menos; si gastas mas, deberá amortizar esos costos.

Bueno para ir:

• Legal, corretaje, contabilidad, costos de tasación y similares incurridos para adquirir un activo de capital
• Encuestas a clientes y otros gastos de investigación de mercado
• Costos de selección del sitio al elegir una ubicación física
• Tarifas de presentación de sociedades y constitución
• Sueldos y salarios de los empleados en formación y sus instructores.

No lo intentes:

• Intereses e impuestos deducibles, como bienes raíces
• Si está creando una asociación, costos relacionados, como un corredor, registro y honorarios legales y costos de impresión
• Cualquier costo incurrido después usted pone el negocio en marcha. En ese punto, necesita pasar de las deducciones iniciales a las pequeñas empresas

Como señala la SBA en su guía SMB, diferentes empresas tendrán diferentes tipos de gastos:una empresa de servicios profesionales puede querer oficinas, mientras que una tienda de comercio electrónico necesita espacio en el almacén.

Sin embargo, Existen algunos tipos de gastos que son comunes para la mayoría de los tipos de negocios. Lo que es importante saber es si el IRS considera un costo como un gasto de capital, es decir, un activo, como maquinaria, muebles de oficina o vehículos de empresa, que se contabiliza en el balance y se deprecia durante un período de tiempo determinado.

La clasificación es importante cuando se busca reducir los impuestos comerciales porque las compras de capital generalmente se amortizan o deprecian, lo que significa que el gasto se distribuye a lo largo de varios años.

También es fundamental determinar una fecha de lanzamiento para su empresa. Desde allí, Calcule el período de tiempo durante el cual puede deducir los costos de inicio. En la mayoría de los casos, puede retroceder hasta un año desde la fecha de inicio de su empresa.

¿Por qué calcular los costos de inicio?

El cálculo de los costos de inicio le brinda una instantánea de los costos para lanzar y financiar su negocio. ¿Cuánto necesita para gastos únicos? como muebles? Eso muestra cuánto capital necesita para que su negocio abra sus puertas.

Entender los gastos recurrentes o continuos, como la nómina y el costo de los bienes vendidos (COG), le ayuda a analizar sus necesidades de flujo de caja, para que sepa cuántos ingresos comerciales necesita para al menos alcanzar el punto de equilibrio. También le facilita ahorrar suficiente dinero, digamos, seis meses de gastos continuos, por lo que no depende en gran medida de los ingresos comerciales de inmediato, o al menos hasta que haya pasado las primeras etapas.

Importancia de delinear los costos de inicio en su plan de negocios

Si bien el capital de riesgo ha dominado los titulares de la prensa empresarial, muy pocas empresas siguen esa ruta de financiación:en 2019, la industria de capital riesgo gastó $ 136 mil millones para financiar solo 11, 000 empresas estadounidenses. Muchas más empresas confían en las tarjetas de crédito, préstamos y líneas de crédito para financiar sus costos iniciales.

Pero sea cual sea la ruta que tomes, debe saber aproximadamente cuánto necesitará antes de buscar financiación externa. La documentación requerida para la mayoría de los préstamos incluye copias de acuerdos con proveedores y clientes clave junto con una proyección detallada a un año de los ingresos y costos esperados. con una narrativa sobre cómo espera hacer coincidir esos números.

10 gastos comunes de inicio de pequeñas empresas

Aunque la lista a continuación se divide en gastos iniciales únicos y continuos, notará que algunos de ellos se superponen. Lo importante es ser minucioso y honesto acerca de sus expectativas.

Gastos únicos

1. Gastos de investigación: Un plan de negocios proporciona una descripción general y un mapa de su nuevo negocio. Lo obligará a considerar costos y diferentes estrategias para garantizar la longevidad de su negocio. Esto incluye investigar detenidamente la industria en la que se encuentra, su mercado objetivo y la mejor estructura fiscal para usted. Si contrata a una empresa de investigación de mercado, este gasto debe incluirse en su plan de negocios.

2. Costos de préstamos y recaudación de fondos: El financiamiento puede ser en forma de capital (como la emisión de acciones) o deuda (como un bono). La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas se endeudan con los bancos o con la Administración de Pequeñas Empresas (SBA). Dependiendo de la institución financiera, es posible que deba pagar una tarifa inicial, como una tarifa de solicitud o de originación. Por supuesto, Habrá costos continuos en forma de pagos de capital e intereses.

3. Tarifas de licencia y permiso: Dependiendo de la naturaleza de su negocio, es posible que deba obtener autorizaciones e inspecciones para obtener su licencia o permiso comercial. Algunos permisos específicos de la industria pueden costar más que otros. También deberá tener en cuenta la presentación de artículos de incorporación o artículos de organización, dependiendo de las pautas estatales.

4. Equipo y suministros: Todas las empresas necesitan algún tipo de suministros y equipos. Estos costos pueden ser únicos o continuos, dependiendo de si realiza una compra directa o decide arrendar.

Gastos continuos

5. Márketing: La publicidad y la promoción no son solo para las primeras etapas. Deberá desarrollar e implementar un plan de marketing que debe tenerse en cuenta en los costos continuos. Y, no descuide una estrategia de relaciones públicas, que puede aumentar la visibilidad de la marca y generar confianza entre el público.

6. Nómina y beneficios: El costo de los recursos humanos incluye salarios, salarios, comisiones, bonificaciones estipendios y beneficios para empleados que tenga. La planificación de una compensación justa asegura una menor rotación y atrae talento a su organización. Este costo también puede incluir a los contratistas si no está contratando empleados.

7. Seguro: El seguro comercial puede incluir compensación para trabajadores y discapacidad a corto plazo. Los expertos advierten que hay que tener cuidado con el gasto excesivo aquí. También considere un seguro para proteger a sus clientes, así como sus activos personales, de cualquier responsabilidad legal relacionada con el negocio. El seguro puede tener un costo anual o mensual.

8. Utilidades: Agua, electricidad, Las facturas de Internet y teléfono son costos comunes para las empresas físicas. Estos costos también pueden aplicarse a espacios de oficinas en el hogar, pero no puede deducir todos sus servicios públicos.

9. Tecnología: Los gastos tecnológicos incluyen el costo de un sitio web, sistemas de información y software empresarial, incluyendo software de contabilidad y nómina. Algunos propietarios de pequeñas empresas optan por subcontratar estas funciones a proveedores de servicios de TI administrados o directores financieros o contadores virtuales para ahorrar en nómina y beneficios. mientras que otros optan por comprar software como servicio (SaaS).

10. Inventario: Empresas como las del comercio minorista, Los sectores de restauración y fabricación pueden necesitar comprar un inventario inicial para comenzar y presupuestar las operaciones en curso. Debe calcular cuidadosamente para asegurarse de que haya suficiente inventario para operar, pero no tanto como para quedarse con artículos que no son necesarios o que pueden estropearse. Es difícil exagerar la importancia de una buena gestión del inventario.

Cómo calcular el costo de iniciar un negocio

Calcular los costos iniciales de su pequeña empresa puede ayudarlo a atraer inversionistas y estimar cuándo comenzará a obtener ganancias. A continuación se muestran los pasos básicos para comenzar.

1. Crea una lista de gastos necesarios. Esto incluye costos únicos y continuos.
2. Investigue los costos estimados. Acérquese lo más que pueda al costo real de cada artículo de su lista. Su investigación debe incluir la comparación de diferentes proveedores para ayudarlo a minimizar los gastos sin sacrificar la calidad. Dependiendo de su negocio, la investigación puede incluir arrendamientos de equipos, alquilar, suministros de oficina y sueldos de contratistas.
3. Suma los montos de gastos. Sume sus gastos únicos. Luego, mire cuánto costarán sus gastos continuos durante un mes y multiplique esa cifra por varios meses para calcular su monto inicial total inicial. ¿Cuántos son “varios”? Eso depende de cuándo espere de manera realista obtener ingresos o financiación adicional.
4. Agrega un cojín. Un colchón de seis a 12 meses le ayudará a mantener sus operaciones en marcha, ya que es difícil pronosticar las ventas con precisión para comenzar.
5. Cuenta la cantidad final. Agregue el monto del colchón a sus estimaciones iniciales para llegar al número final.

Hoja de trabajo gratuita de costos de inicio

Descargue esta hoja de trabajo gratuita para ayudarlo a calcular sus costos de inicio.

Uso del software de gestión de gastos para realizar un seguimiento de los gastos iniciales

El cálculo de los gastos iniciales de una pequeña empresa será un proceso mucho más simplificado cuando utilice un software de gestión de gastos. El software también ayuda a automatizar el proceso de informes de gastos, para que pueda ver de inmediato cuánto de su financiamiento se destina a pagar los gastos operativos reembolsables.

Más, si trabaja con otros en un equipo, Tener una única fuente de datos que se sincroniza en tiempo real facilita la colaboración. También le ayuda a documentar sus gastos fácilmente para la declaración de impuestos y la auditoría.

Preguntas frecuentes sobre gastos de puesta en marcha de pequeñas empresas

¿Cuáles son ejemplos de costos de puesta en marcha?

Ejemplos de costos de puesta en marcha incluyen licencias y permisos, seguro, material de oficina, nómina de sueldos, costos de marketing, gastos de investigación, y utilidades.

¿Cuál es el costo inicial promedio para una pequeña empresa?

Dado que las empresas y las industrias tienen requisitos diferentes, los costos dependen de variables tales como si necesita espacio de oficina o almacén, inventario físico y licencias. Por eso es fundamental estimar los costos, como los gastos en los que incurrirá antes de que su empresa abra oficialmente, activos además de efectivo y un colchón en caso de déficits operativos durante las primeras etapas.