Una guía paso a paso para crear un presupuesto de trabajo

Un presupuesto de trabajo, a diferencia de un presupuesto estático, puede cambiar a diario. Aprenda qué es un presupuesto de trabajo y cómo crear uno para su pequeña empresa.

Ya sea propietario único o propietario de una pequeña empresa próspera, preparar un presupuesto comercial es una buena gestión financiera. Si bien los presupuestos estáticos, o los presupuestos que no cambian, pueden ser útiles, preparar y usar un presupuesto de trabajo puede ser mucho más útil para los propietarios de pequeñas empresas, ya que les permite hacer ajustes a medida que avanzan.

Descubra por qué escribir un presupuesto, en particular un presupuesto de trabajo, es importante para su pequeña empresa y obtenga algunos consejos sobre cómo hacer un plan de presupuesto de trabajo para su empresa.

Resumen:¿Qué es un presupuesto de trabajo?

Un presupuesto de trabajo es uno que prepara y consulta diariamente, semanalmente o incluso mensualmente. Por ejemplo, si prepara un presupuesto estático, tiene una cantidad fija en su presupuesto para ingresos y gastos. Con un presupuesto de trabajo, puede ajustar esos totales como mejor le parezca, aumentando los ingresos cuando consigue un nuevo cliente o aumentando los gastos cuando su alquiler aumenta inesperadamente.

Por lo general, creará presupuestos de trabajo utilizando un software de hoja de cálculo, ya que muchas aplicaciones de software de contabilidad diseñadas para pequeñas empresas no pueden crear un presupuesto de trabajo.

Un presupuesto de trabajo no tiene que ser cambiado. Sin embargo, cuando las circunstancias cambien en su negocio, como probablemente lo harán, un presupuesto de trabajo le permitirá reflejar esos cambios en su presupuesto.

¿Por qué es importante para su negocio tener un presupuesto operativo?

Un presupuesto de trabajo no reemplaza un presupuesto estático. El punto de tener un presupuesto flexible o de trabajo es ajustar su presupuesto a medida que cambian las circunstancias. Por ejemplo, ha presupuestado $10,000 en costos de proveedores para el año, pero su proveedor aumentó recientemente su precio a $1,500 mensuales, lo que equivale a $18,000 anuales.

Usando un presupuesto de trabajo, diseñado para la flexibilidad, puede ajustar su presupuesto cada mes para reflejar el nuevo total. Si encuentra otro proveedor, puede cambiar su total presupuestado para reflejar el costo del nuevo proveedor.

Cómo escribir un presupuesto de trabajo para su negocio

Crear un presupuesto de trabajo o un presupuesto flexible requiere conocimiento sobre los ingresos y gastos del año anterior, que se obtiene fácilmente de sus estados financieros. La mejor manera de comenzar es crear un esquema de presupuesto, detallando qué información necesita para comenzar y dónde puede obtenerla.

Si no tiene información del año anterior, simplemente calcule los totales de su presupuesto mensual en función de su plan de negocios.

Por ejemplo, si su plan dice que brindará servicios de contabilidad a 25 clientes, cada cliente le pagará $5,000 al año, y esa es su única fuente de ingresos proyectada para su primer año en el negocio, estimaría sus ingresos en $125,000. Si no está seguro de cuántos clientes tendrá, puede ingresar una estimación más baja. Luego ajuste sus totales hacia arriba o hacia abajo según los números reales, a medida que ocurren, en su presupuesto de trabajo.

Simplemente siga estos sencillos pasos para crear un presupuesto comercial funcional para su empresa.

1. Revisa tus ingresos

Los ingresos son el factor principal para el resto de su presupuesto. Si no tiene ingresos que fluyan hacia su negocio, no tendrá el dinero para pagar ningún gasto.

Debe examinar de cerca las operaciones comerciales para determinar los ingresos del próximo año. ¿Planea vender los mismos productos y servicios que vendió el año pasado, o está agregando o eliminando un producto o servicio de sus ofertas?

Si ha estado en funcionamiento durante varios años, puede examinar las tendencias pasadas para determinar cuál debe ser el presupuesto de sus ingresos esperados para el próximo año. Si su empresa es relativamente nueva, deberá estimar sus ingresos en función de estimaciones realistas de clientes, productos y servicios que espera vender.

2. Mire los gastos operativos

Antes de mirar sus costos de producción y el costo de los bienes vendidos, examine sus gastos operativos. Estos son gastos en los que incurrirá independientemente de los productos o servicios que ofrezca su negocio para el próximo año. Debido a que estos gastos comerciales no variarán, es mucho más fácil estimarlos en función de los costos del año anterior o incluso de los costos reales.

Por ejemplo, si ha estado pagando $1,600 por mes de alquiler, pero sabe que cada año tiene un aumento de alquiler del 10 %, es fácil agregar el aumento a su presupuesto. Siempre puede ajustar más adelante en el año en función de los datos reales.

3. Estimar costos variables

Si bien puede ser fácil estimar los costos fijos, es más difícil estimar los costos variables o costos que fluctuarán con la producción. Si tiene costos variables de un año anterior, puede usarlos para comenzar.

Sin embargo, si recién está comenzando, deberá basar los costos variables en las ventas proyectadas para el próximo año, que es algo que debe hacer al completar su plan de negocios o plan estratégico. De cualquier manera, con un presupuesto de trabajo, estos números se pueden ajustar según sea necesario, por lo que un cambio en la producción no afectará negativamente su presupuesto.

4. Financiamiento único y de emergencia

¿Está planeando reemplazar alguna maquinaria o equipo? ¿Está pensando en comprar o vender un edificio? Considere estas cosas al crear su presupuesto de trabajo. Lo mismo ocurre con la presupuestación de gastos de emergencia.

A todos nos gusta pensar que las computadoras durarán para siempre, que los equipos nunca dejarán de funcionar y que los huracanes y los tornados nunca afectarán nuestro negocio, pero la planificación para tales eventos le permite estar más preparado financieramente en caso de que ocurra un desastre.

5. Crea tu presupuesto

El paso final es tomar todos sus cálculos y estimaciones y colocarlos en un formato de presupuesto que pueda actualizar mensualmente. Esto le permite hacer ajustes regularmente, en lugar de operar su negocio con un presupuesto que ya no es exacto.

Con este ejemplo de plan presupuestario, puede revisar los totales de cada mes e ingresar una estimación más precisa para el próximo mes. También puede encontrar que tener una columna con datos reales mensuales, como en la hoja de cálculo a continuación, puede ayudarlo a planificar mejor su presupuesto cada mes.

3 mejores prácticas para escribir un presupuesto de trabajo

Crear un presupuesto de trabajo es similar a crear cualquier presupuesto. Si bien algunas pequeñas empresas pueden querer revisar su presupuesto de trabajo diariamente, generalmente será suficiente revisar el presupuesto vs. los datos reales mensualmente. Puede hacer lo siguiente para asegurarse de que su presupuesto de trabajo siga siendo un recurso útil.

1. Utilice su presupuesto anual como punto de partida

Usar un presupuesto de trabajo no significa que deba renunciar a su presupuesto operativo anual. En su lugar, use los totales de su presupuesto anual para llenar los vacíos en su presupuesto de trabajo. Al final del año, tendrá una idea mucho mejor de cómo se desempeñó financieramente su negocio.

2. Actualice su presupuesto de trabajo regularmente

El uso de un presupuesto de trabajo le permite hacer ajustes proactivos con regularidad. No tiene sentido crear un presupuesto de trabajo y luego no actualizarlo regularmente. Solo puede realizar los ajustes necesarios en el futuro actualizando los totales presupuestados con los totales reales. Por ejemplo, si ve que los gastos de viaje son demasiado altos, puede reducir los viajes durante los próximos meses, en lugar de esperar hasta fin de año para solucionar el problema.

3. Encuentra el método que mejor te funcione

A algunas pequeñas empresas les gusta revisar su presupuesto diariamente, mientras que a otras les puede resultar mejor revisar los ingresos y los gastos mensualmente o incluso trimestralmente. Un presupuesto de trabajo lo hará más proactivo en el seguimiento de sus finanzas, así que encuentre el método que funcione mejor para usted y apéguese a él.

¿Estás listo para escribir un presupuesto?

Los presupuestos son una parte importante de la contabilidad de las pequeñas empresas. Si bien un presupuesto organizacional es una necesidad, es posible que el uso de un presupuesto de trabajo le brinde una mayor comprensión de las finanzas de su empresa, lo que le permitirá realizar ajustes con regularidad.

Con su naturaleza flexible y la capacidad de realizar ajustes en tiempo real, el presupuesto de trabajo beneficiaría incluso a la empresa más pequeña.