Definición de punto de venta (POS):cómo funciona y por qué es importante

Están sucediendo muchas cosas bajo el capó de los sistemas de punto de venta (POS) actuales. Además de procesar compras, proporcionan información sobre las tendencias de ventas, productividad del empleado, niveles de inventario, preferencias del cliente y más. Un sistema POS moderno con capacidades omnicanal puede mejorar las operaciones, integrarse con otros sistemas comerciales, impulsar la rentabilidad y ser un diferenciador para muchas industrias verticales, desde startups de comercio electrónico hasta salones y restaurantes.

Considere un minorista de calzado con operaciones tanto en línea como físicas. Un cliente navegó en línea, encontró los zapatos que quería, pero no completó el pedido porque su talla estaba agotada. Unos días más tarde, el cliente entra en una tienda, que esa misma mañana recibió los zapatos deseados de su talla.

Con un sistema POS omnicanal, Los asociados podrían estar equipados con dispositivos móviles que se relacionen con el inventario actual y se ofrezcan a encontrar los zapatos en la trastienda. Eso es una victoria para el cliente, el vendedor y el negocio. Aun mejor, una aplicación móvil orientada al cliente podría permitir a los compradores buscar los tamaños y estilos disponibles cuando entran a una tienda, eliminando la necesidad de que los vendedores se muevan de un lado a otro para verificar las existencias.

¿Qué es el punto de venta (POS)?

El punto de venta es el momento en el que un cliente paga por bienes o servicios. Ese proceso será más seguro y fluido con un sistema de punto de venta (POS). En un nivel básico, un sistema POS consta de hardware y software que trabajan juntos para procesar y rastrear transacciones. Son utilizados por empresas que van desde floristerías de barrio hasta restaurantes y cadenas de supermercados nacionales. Las empresas con ventas en línea y fuera de línea favorecen los sistemas POS que se integran con sus plataformas de comercio electrónico.

El hardware POS incluye terminales con pantallas, impresoras de recibos y capacidades de captura de firmas que procesan transacciones, así como herramientas complementarias como lectores de códigos de barras, balanzas e impresoras capaces de generar recibos y etiquetas.

Las tabletas y los teléfonos inteligentes se utilizan cada vez más como el dispositivo de hardware principal para los sistemas POS.

¿Qué es el software de punto de venta (POS)?

El software POS es el motor que permite que el hardware POS complete transacciones. Como mínimo, este software calcula el precio del producto o servicio que se compra más todos los impuestos y tarifas relevantes, procesa pagos con tarjeta de crédito y emite recibos ya sea físicamente o por correo electrónico. Además, El software de punto de venta actual puede rastrear e informar sobre las tendencias de ventas, niveles de inventario y horas de los empleados. Algunos capturan opcionalmente información del cliente, como direcciones de correo electrónico, que se puede agregar al registro del cliente y utilizar para iniciativas de marketing.

El software de punto de venta omnicanal ayuda a las empresas a operar de manera más eficiente y rentable mediante la gestión centralizada de los pedidos sin importar de dónde se originen y la organización del cumplimiento desde múltiples ubicaciones. Las capacidades a buscar incluyen el seguimiento y la actualización de cambios en los niveles de inventario, ajustar los precios en función de las ventas o los descuentos, acomodando las necesidades de los clientes B2B y capturando información de lealtad.

Algunos software POS se pueden integrar con los sistemas comerciales de back-end de la empresa, como software de contabilidad para producir informes financieros actualizados.

Conclusiones clave

• Los sistemas POS de hoy hacen más que procesar las transacciones de los clientes, aunque eso sigue siendo una capacidad crítica.
• Un sistema POS comprende software que procesa compras, integrado con hardware, como pantallas de visualización, impresoras de recibos y lectores de códigos de barras.
• Se accede cada vez más al software de los sistemas de punto de venta basados ​​en la nube a través de Internet, lo que permite actualizaciones y mantenimiento más fáciles y una menor inversión inicial.
• Sistemas de punto de venta móviles, normalmente usando una tableta o teléfono inteligente para procesar transacciones, están creciendo en popularidad.
• Las empresas que atienden a los clientes en tiendas físicas y en línea requieren sistemas POS que se integren con sus plataformas de comercio electrónico y puedan extraer información de una única base de datos para el inventario. precios y registros de clientes.

Explicación del punto de venta (POS)

El término "punto de venta, "O POS, se refiere a un sistema de hardware y software integrado que permite a las empresas procesar transacciones de manera eficiente. Además, Los sistemas POS brindan capacidades que pueden ayudar a los dueños de negocios a mejorar sus operaciones; piense en rastrear las ventas de manera granular utilizando unidades de mantenimiento de existencias (SKU) e informar sobre los niveles de inventario y las ventas de los empleados para calcular las comisiones donde corresponda.

¿Cómo funcionan los sistemas POS?

Cuando un cliente ha seleccionado un artículo para comprar, se ingresa en el sistema POS, normalmente escaneando un código de barras o introduciendo manualmente un código de producto. Luego, el sistema calcula los precios actuales para todos los artículos más los impuestos sobre las ventas aplicables, cuotas y depósitos. El cliente decide un método de pago, y el sistema completa la transacción.

Una vez que se completa la transacción, el sistema POS puede imprimir un recibo o enviarlo por correo electrónico al cliente.

¿Qué hace un sistema POS?

Fundamentalmente, un sistema POS procesa y registra las transacciones de ventas y proporciona recibos. Pero los sistemas POS omnicanal que están vinculados de forma nativa a sus soluciones comerciales operativas hacen mucho más.

Análisis de los datos: Los sistemas POS registran las ventas de forma granular y pueden proporcionar datos para el análisis de tendencias de ventas, ayudar a la empresa a determinar precios óptimos y niveles de existencias, comercializar de forma más eficaz y optimizar las cadenas de suministro.

Seguimiento de inventario: Los sistemas POS también rastrean los niveles de inventario y pueden emitir alertas cuando el inventario alcanza un cierto umbral y es hora de reordenar productos antes de que se agoten las existencias. potencialmente impactando la satisfacción del cliente.

Asistencia de RR.HH. y nómina: Algunos sistemas POS permiten que los trabajadores por hora marquen la entrada y la salida y calculen las ventas por empleado o las comisiones ganadas.

Además, Los sólidos sistemas POS también aceptan y procesan devoluciones y mantienen actualizados los precios por SKU para reflejar las ventas o los descuentos. Los sistemas que se integran con las plataformas de comercio electrónico permiten a los minoristas adoptar el popular BOPIS, o compra online, Recoger en tienda, modelo.

¿Por qué son importantes los sistemas POS?

Los sistemas POS permiten a las empresas procesar y registrar de forma rápida y precisa las compras de los clientes. Si bien es posible gestionar las ventas de forma manual, hacerlo sería ineficaz y propenso a errores y fraudes. Los clientes se han acostumbrado a poder completar rápidamente sus compras, a veces con opciones de pago sin contacto, y no están dispuestos a pasar por un largo, proceso de pago manual.

Para el negocio Los sistemas POS ayudan a identificar qué productos son los más populares y deben reordenarse, tal vez en grandes cantidades, y aquellos que no se venden bien y tal vez deberían descontinuarse. descontado o apoyado con marketing adicional.

Los sistemas POS también reducen el fraude. Debido a que realizan un seguimiento automático de las ventas, Los sistemas POS pueden detectar y marcar transacciones no autorizadas o descuentos no aprobados. Y al manejar datos confidenciales de forma segura, como números de tarjetas de crédito, Los sistemas POS ayudan a los minoristas a cumplir con el Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS) y otras regulaciones y reducen el riesgo de que la información del cliente se vea comprometida.

Los sistemas POS calculan automáticamente los impuestos y tarifas de venta relevantes; La integración con los sistemas contables facilita a los minoristas la generación de los registros necesarios para realizarlos de manera oportuna. pagos de impuestos precisos.

¿Cuándo necesita una empresa un sistema POS?

Cualquier empresa que necesite procesar las transacciones de los clientes rápidamente, precisamente, de forma segura y eficiente se beneficiará de un sistema POS. Si un minorista acepta pagos con tarjeta de crédito, el estándar PCI DSS requiere software POS para transformar los datos del titular de la tarjeta en solicitudes de transacciones de pago seguras.

Pero hay casos en los que las empresas pueden optar por ir más allá de un sistema básico. Éstos incluyen:

Necesidad de realizar un seguimiento de las comisiones o ventas por empleado: La mayoría de los sistemas POS generan información sobre las horas trabajadas por los empleados para que las utilicen los sistemas de nómina. Más allá de eso, algunos pueden atribuir las ventas totales por empleado para ayudar a los gerentes de tienda a comprender qué vendedores están ayudando a los clientes de manera más efectiva. Un sistema POS también es fundamental en las empresas que calculan comisiones sobre las ventas.

Equipos de marketing que desean realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes: Muchos sistemas POS ayudan a las empresas a perfeccionar sus esfuerzos de marketing al capturar información, como números de fidelización de clientes o direcciones de correo electrónico, que se puede utilizar para crear un perfil de cliente único. Estos datos ayudan a los equipos a desarrollar campañas personalizadas, incluida la generación de recomendaciones en un sistema de comercio electrónico en función de los artículos comprados en la tienda.

Deseo de coherencia: Para empresas con múltiples ubicaciones, un sistema POS asegura precios consistentes en todas las tiendas; cuando se integra con una plataforma de comercio electrónico, Los minoristas también pueden eliminar los casos en los que el mismo producto tiene un precio diferente en línea que en la tienda.

Desafíos de inventario: Los sistemas POS con integraciones en sistemas comerciales de back-end pueden aprovechar una base de datos unificada para rastrear el inventario en todas las ubicaciones. Si una tienda se queda sin un artículo, el personal de ventas o los clientes pueden buscar el producto en otro lugar y enviarlo, maximizando las ventas.

Yendo nacional o global: Ninguna empresa puede negociar la maraña de leyes de impuestos sobre las ventas estatales y locales, y mucho menos las conversiones de moneda internacional y los impuestos globales, sin un sistema POS robusto.

Beneficios de los sistemas POS

Como se discutio, porque procesan y registran transacciones de manera precisa y eficiente, Los sistemas POS mejoran la satisfacción del cliente, ahorrar tiempo a los empleados, reducir errores, facilitar la contabilidad fiscal y minimizar el fraude.

Además, ellos:

Ayude a los minoristas a convertirse en verdaderamente omnicanal: Los compradores de hoy quieren experiencias personalizadas que les brinden cierto nivel de coherencia, ya sea que estén comprando en línea o en la tienda. Eso significa que los minoristas omnicanal deben alinear el inventario y los precios, pero también extraer el historial de pedidos, Admite tickets y preferencias para crear una experiencia que aumente la lealtad del cliente.

Ayude a los vendedores tradicionales a diferenciarse: Con los avances tecnológicos, incluso los minoristas más pequeños pueden usar sus sistemas POS para agregar "campanas y silbidos" modernos, ”Como la visibilidad en tiempo real del inventario y el historial del cliente, que equipan a los empleados de la tienda con la información necesaria para realizar ventas adicionales o cruzadas y hacer recomendaciones inteligentes de productos.

Capture más datos y utilícelos de manera más inteligente: Con un sistema POS, los minoristas pueden obtener información sobre el rendimiento de la tienda individual, hábitos de compra de los clientes, desempeño de los miembros del equipo, qué SKU están creciendo y disminuyendo en popularidad y fallas de inventario que podrían indicar interrupciones en la cadena de suministro. Pueden vigilar de cerca los KPI de inventario que importan.

Obtenga integraciones robustas: Los datos de los sistemas POS se pueden sincronizar automáticamente con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa, para realizar un seguimiento de los artículos en stock, precios y rendimiento de la tienda, así como con los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para realizar un seguimiento de las preferencias del comprador, valor de por vida y más. Esto aprovecha al máximo las inversiones en sistemas comerciales.

POS en las instalaciones frente a POS en la nube:¿Cuáles son las diferencias?

Los sistemas POS pueden ser locales, es decir, alojado en un servidor y en la red que posee la empresa, o basado en la nube, en el que los empleados acceden al sistema a través de Internet. El enfoque óptimo dependerá del negocio, pero hay algunas diferencias clave a considerar.

Sistemas POS en las instalaciones

El software de punto de venta local está alojado en el propio centro de datos central de la empresa o en tiendas individuales. La empresa o un contratista gestiona el almacenamiento de datos, seguridad, mantenimiento de hardware y software.

Dado que la empresa es responsable del mantenimiento del software, puede necesitar un personal de TI dedicado o un contratista especializado. En cuanto a seguridad, porque el sistema está contenido dentro de la red de la empresa y no necesariamente se puede acceder a él de forma remota, ofrece un mayor control sobre la seguridad. Sin embargo, la empresa debe invertir continuamente en la protección de sus datos para contrarrestar los riesgos continuos.

La inversión inicial tiende a ser mayor para las instalaciones que con un sistema basado en la nube, porque la empresa debe comprar hardware de red y servidor adicional para alimentar sus dispositivos POS e integrar software con licencia o personalizado con su solución a medida. Los gastos de mantenimiento pueden ser importantes.

La empresa no necesita depender de una conexión a Internet para mantener el sistema operativo.

Software POS basado en la nube

Se accede al software POS basado en la nube a través de Internet y se integra con el hardware POS que utiliza el minorista. Por lo general, se compra en un modelo de suscripción "como servicio", a veces con una tarifa de instalación por adelantado. Dado que la empresa no tiene que comprar hardware especializado, pagar un contrato de mantenimiento o desarrollar el software en sí, la inversión inicial tiende a ser menor que con las soluciones locales.

Típicamente, las actualizaciones se implementan automáticamente en todas las tiendas por parte del proveedor de software; por lo que cada ubicación siempre tiene la última versión. El mantenimiento continuo es menos intensivo que con los sistemas locales porque la mayor parte de ese trabajo recae en el proveedor.

Los sistemas basados ​​en la nube requieren una conexión confiable:si Internet se cae, es posible que el sistema no funcione. Y, los minoristas son responsables de asimilar el hardware del punto de venta con el software y gestionar el acceso de los usuarios.

Los sistemas POS basados ​​en la nube están ganando popularidad gracias a la menor inversión de tiempo y dinero y al hecho de que no se volverán obsoletos rápidamente como un sistema local.

Software de punto de venta local frente a software de punto de venta en la nube

En las instalaciones Nube El minorista compra licencias por única vez según sea necesario en función de las ubicaciones, Ventas, los empleados que utilizan el sistema u otros criterios pagan las tarifas de mantenimiento. Generalmente CapEx. El minorista compra suscripciones según las ubicaciones, Ventas, empleados que utilizan el sistema u otros criterios. El proveedor de software mantiene el sistema actualizado. Potencialmente una tarifa de instalación única. Generalmente gastos operativos. El minorista compra hardware en el que ejecutar el software y contrata personal o contrata al proveedor de servicios para mantener y asegurar el sistema. El proveedor de software aloja el software y es responsable de los sistemas en los que se ejecuta. El minorista es responsable de controlar el acceso del usuario final al sistema. El minorista es responsable de controlar el acceso del usuario final al sistema. Los datos se almacenan en las instalaciones y deben respaldarse periódicamente. Los datos son almacenados por el proveedor de la nube, que gestiona las copias de seguridad. Los datos son accesibles solo cuando los usuarios están conectados al sistema POS en el sitio. Los usuarios autorizados pueden acceder a los datos siempre que haya una conexión a Internet.

Una consideración importante es el cumplimiento del estándar PCI DSS, lo que requiere que los datos confidenciales se cifren cuando se envían a través de redes públicas. Por tanto, tanto los sistemas de punto de venta locales como los basados ​​en la nube requieren conexiones seguras a los procesadores de tarjetas de crédito.

Si la información confidencial del cliente se almacena en las instalaciones, debe estar encriptado "en reposo, " es decir, cuando se almacena dentro de la red. Los proveedores de sistemas de punto de venta en la nube tienen experiencia con PCI DSS y pueden ayudar con el cumplimiento.

Ejemplos de un sistema de punto de venta

Si bien todos los sistemas POS realizan las mismas funciones esenciales de completar y registrar transacciones, se pueden adaptar a las necesidades de empresas específicas. Por ejemplo, El sistema POS de una tienda de comestibles probablemente incluiría la capacidad de pesar artículos, mientras que el sistema POS de un spa puede permitir a los clientes programar citas. Un sistema POS en un restaurante puede permitir a los clientes agregar sus propinas en la pantalla. Algunos también sugieren cantidades de propina, como el 20% del total del pedido.

Tipos de software de punto de venta

Todo el software POS tiene dos facetas:la interfaz utilizada por los asociados de la tienda y el back-end, que es donde ocurre el procesamiento de la transacción real. Dependiendo de la robustez del software, el back-end también ofrece análisis de datos nativos y / o integraciones con ERP, CRM, contabilidad, inventario y otros sistemas comerciales. El software POS se puede entregar en varios modelos.

En las instalaciones

Como se discutio, Los sistemas POS locales se ejecutan en la propia red de la empresa. En algunos casos, un servidor, quizás ubicado en una oficina administrativa, almacena todas las transacciones POS manejadas por múltiples terminales en el piso de ventas. Los sistemas locales se instalan en los propios sistemas de hardware de un minorista y son administrados por su personal de TI o contratista. Por lo general, existe una gran inversión inicial para las licencias de software y la infraestructura de alojamiento, además de los desembolsos continuos para el mantenimiento del software y el almacenamiento de datos. seguridad y copias de seguridad. Además, las empresas pueden incurrir en costos para seguir cumpliendo con PCI DSS y otros estándares regulatorios relacionados con la protección de la tarjeta de crédito del cliente y otros datos.

Basado en la nube

Software POS, como muchos programas de software empresarial, se aloja cada vez más en la nube y se entrega en un modelo como servicio. El proveedor se encarga del mantenimiento y las actualizaciones. Debido a que los datos de ventas e inventario se almacenan en la nube, estos sistemas manejan más fácilmente una combinación de ventas en línea y físicas porque los datos están disponibles en cualquier lugar, y la integración con una plataforma de comercio electrónico es más sencilla.

Sin embargo, Estos sistemas requieren una conexión a Internet confiable y pagos de suscripción continuos. Y, los minoristas aún necesitan proteger sus interfaces de punto de venta y controlar el acceso.

Tipos adicionales

• POS móvil (mPOS): En un TPV móvil (mPOS), se utiliza una tableta o un teléfono inteligente para procesar las transacciones. Estos sistemas a menudo requieren solo una inversión inicial modesta en un dispositivo de nivel de consumidor más un dongle de lector de tarjetas, lo que los ha convertido en un punto de venta "inicial" muy popular para los minoristas más pequeños o aquellos que operan fuera, como camiones de comida o vendedores en ferias de artesanías o mercados de agricultores. Pero los dispositivos móviles son complementos valiosos para sistemas POS más robustos, también:piense en suministrar a nuestros asociados de zapaterías tabletas que muestren exactamente qué tamaños y estilos hay en stock, actualizado en tiempo real.

  Típicamente, Los sistemas mPOS están basados ​​en la nube, haciendo que las actualizaciones de software sean relativamente sencillas. Sin embargo, Los sistemas mPOS independientes pueden ser menos potentes que los sistemas POS tradicionales y más costosos. Porque funcionan de forma inalámbrica, una red Wi-Fi confiable y segura es esencial.

• Escritorio: Algunos sistemas POS permiten a las empresas usar una computadora de escritorio a través de una aplicación local y almacenar datos POS en esa computadora o cargarlos en una base de datos central.

• Aplicaciones POS: Aplicaciones móviles, normalmente disponible a través de los mercados de aplicaciones, puede convertir rápidamente un teléfono inteligente o tableta en un sistema POS. Algunos pueden requerir hardware adicional, como un escáner de tarjetas de crédito.

• Sistemas en línea: Estos sistemas permiten que una empresa acceda a su software POS a través de Internet.

• POS de código abierto: El software POS de código abierto se crea utilizando código que está disponible gratuitamente bajo una licencia de código abierto que permite que el código se use bajo términos y condiciones definidos. El software de código abierto es generalmente mucho menos costoso que los sistemas propietarios, aunque puede tener menos funcionalidad, e integración de hardware, la seguridad y el soporte pueden implicar costos adicionales y requerir experiencia específica. Verifique el costo total total de propiedad.

• TPV multicanal: Estos sistemas POS se basan en una única base de datos para ventas e inventario. Esto ayuda a garantizar precios consistentes e información precisa sobre los niveles de inventario en múltiples canales, incluidos los mercados en línea, sitios de comercio electrónico y en tienda. Imprescindible para los vendedores omnicanal.

• Terminal POS: Este tipo de POS se encuentra comúnmente en las tiendas minoristas. Estos sistemas combinan hardware, como cajones de efectivo, una pantalla o monitor, una impresora y un escáner de código de barras, con software que procesa transacciones.

• POS minorista: Como cualquier sistema POS, estos sistemas en el sitio manejan y rastrean las compras de los clientes. Algunos también incorporan capacidades específicas para entornos minoristas, como la capacidad de crear registros de obsequios o realizar un seguimiento del inventario en varias ubicaciones. Muchos pueden integrarse con plataformas de comercio electrónico.

• Sistemas POS especializados: Estos funcionan de manera similar a todos los demás sistemas POS, pero pueden incluir características exclusivas de varias industrias verticales. Por ejemplo, un punto de venta de un proveedor de hostelería puede activar tarjetas de acceso, mientras que un concesionario de automóviles puede buscar un seguimiento de inventario sólido, personal especializado y gestión de comisiones e interfaces con los sistemas de los fabricantes.

• POS Restaurante: Un ejemplo de TPV especializado, Estos sistemas a menudo incorporan características exclusivas de la configuración del restaurante, como reservas y gráficos de asientos. Por ejemplo, algunos transmiten directamente las órdenes de los servidores a la cocina, para que el personal pueda comenzar a prepararlos de inmediato. Ayudan a rastrear los KPI críticos de los restaurantes.

Características clave del sistema POS

Si bien los diferentes sistemas POS ofrecen diferentes capacidades, la mayoría de los propietarios de negocios pueden aprovechar las siguientes características:

La gestión del inventario: Un punto de venta debería mejorar la gestión de inventario, seguimiento de los niveles de existencias a medida que se venden los productos, ayudando a la gerencia a determinar, entre otras cosas, la popularidad de varios artículos y cuándo hacer un nuevo pedido. Imagen más grande, un punto de venta es el mecanismo de recopilación de datos de "primera línea" para alimentar los esfuerzos de análisis de inventario, es decir, el estudio de cómo la demanda de productos cambia con el tiempo. Este análisis ayuda a los minoristas a ordenar los productos correctos y proyectar lo que los clientes querrán en el futuro.

Gestión de empleados: Muchos sistemas POS funcionan como relojes y pueden rastrear las horas de los empleados. Si a los empleados se les pagan comisiones o la empresa necesita realizar un seguimiento de las cifras de ventas, las empresas deben asegurarse de que se incluyan estas capacidades.

Gestión de clientes: Algunos sistemas pueden procesar y almacenar información del cliente, como historiales de ventas, gasto anual, Niveles del programa de fidelización e información de contacto. Esto puede ayudar a las empresas a segmentar audiencias y personalizar sus campañas de marketing para aumentar el valor de vida del cliente.

Procesamiento de pagos integrado: La mayoría de los sistemas POS incluyen una función de procesamiento de pagos integrada. Cuando los clientes pagan con tarjetas de crédito, los datos de su tarjeta se alimentan directamente al punto de venta, impulsando la eficiencia y la precisión. Sin esto, los datos de la tarjeta deben introducirse manualmente.

Procesamiento de tarjetas de crédito: El lector de tarjetas de crédito captura información de las tarjetas de crédito de los clientes y la transforma en un formato que se puede cifrar y transmitir a un procesador de tarjetas de crédito sin dejar de cumplir con PCI DSS.

Informes de ventas: Algunos sistemas POS rastrean las ventas, incluso por departamento, producto u otra métrica. Esto ayuda a las empresas a identificar a sus mejores (y peores) vendedores y a determinar cuándo reordenar el inventario. entre otras funciones. Por ejemplo, si el sistema muestra que se vende una docena de camisetas azules cada semana, y solo cinco están disponibles, debe enviar una nueva orden de compra lo antes posible.

Gestión de pedidos: Un sistema de gestión de pedidos, o OMS, proporciona un solo, sistema centralizado para la gestión de pedidos de todos los canales de venta:tienda, web, centro de llamadas, móvil y quiosco, y habilita BOPIS. Debido a que maneja todas las funciones involucradas en el cumplimiento de un pedido de cliente, Un OMS permite a los empleados y clientes realizar un seguimiento de los pedidos y entregar informes para que los vendedores puedan realizar un seguimiento de sus propios KPI minoristas críticos.

Componentes clave de un sistema POS

Al igual que con el software, los componentes de hardware en una solución POS variarán según las necesidades comerciales. Los siguientes son comunes a la mayoría de las soluciones:

Monitor o pantalla de registro: Esto proporciona un registro visual de la transacción a medida que ocurre, permitir que los clientes y los asociados de ventas vean los artículos a medida que se llaman, así como los impuestos y la factura total.

Escáner de código de barras: Estos dispositivos escanean los códigos de barras de los productos para registrar precios y ventas por SKU. Los escáneres aceleran el proceso de pago y mejoran la precisión de los precios.

Cajón de dinero: Si bien los consumidores utilizan cada vez más las tarjetas de crédito para realizar sus compras, el efectivo todavía representa aproximadamente una cuarta parte de las transacciones, según la Reserva Federal. En transacciones de menos de $ 10, los clientes usan efectivo casi la mitad del tiempo.

Lector de tarjetas de crédito y débito: La mayoría de los sistemas POS de hoy incorporan algún tipo de lector de tarjetas. A menudo, el lector es un dispositivo separado, para que los clientes puedan insertar o deslizar la tarjeta ellos mismos. Los sistemas más nuevos incorporan capacidades de "tocar para pagar" sin contacto que se sincronizan con tarjetas con chip, teléfonos y wearables.

Impresora de recibos: La impresora de recibos, como su nombre lo indica, imprime los recibos de los clientes. Si bien muchos sistemas POS ahora pueden enviar recibos por correo electrónico, muchos clientes prefieren resbalones físicos.

Escala: Para algunos minoristas, como tiendas de comestibles, el sistema POS incluye una báscula que pesa los productos y calcula el precio en consecuencia.

Impresora de etiquetas: Como escamas estos sistemas se utilizan a menudo en las tiendas de comestibles, como en un mostrador de delicatessen o barra de ensaladas, donde es necesario imprimir etiquetas de precios con códigos de barras, a veces por los clientes, en el momento en que se selecciona el artículo y antes de que vaya a la caja registradora.

Historia de los sistemas POS

Hasta cerca de principios del siglo XX, las empresas gestionaban las compras de los clientes con papel y bolígrafo. El proceso fue lento propenso a errores y ofrecía poca protección contra el fraude.

Eso comenzó a cambiar cuando el inventor James Ritty patentó una caja registradora mecánica en 1883. La máquina registraba cada compra en el salón de Ritty, permitiendo que tanto los clientes como el propietario verifiquen cada transacción. Más tarde vendió su invento a John Patterson, que luego fundaría la Compañía Nacional de Caja Registradora (NCR). NCR permanece en el negocio hoy y hace, entre otros productos, Sistemas POS.

Aproximadamente un siglo después, en 1970, IBM introdujo una caja registradora electrónica. Esto permitió a las empresas registrar las compras de los clientes de forma más precisa y rápida. En 2002, el primer sistema POS basado en la nube se introdujo en el Reino Unido. Durante las últimas décadas, Los sistemas POS han seguido evolucionando y avanzando. Las funciones que ofrecen los sistemas actuales mejoran drásticamente las operaciones de muchas empresas.

Comprar el mejor sistema POS

No existe un único sistema de punto de venta que sea la mejor opción para todas las empresas. Pero los siguientes pasos pueden ayudarlo a elegir uno que funcione para su organización:

1. Establezca un presupuesto y elija la estructura de precios adecuada: Empiece por determinar cuánto puede invertir en un sistema. Piense si desea realizar un mayor gasto de capital para las licencias del sistema local o si prefiere aprovechar un modelo de suscripción.
2. Decida qué capacidades son esenciales: Por ejemplo, si opera tanto en línea como en tiendas físicas, necesitará un sistema que pueda integrarse con su plataforma de comercio electrónico. ¿Necesitará hardware especializado? como los escáneres reforzados o la capacidad de imprimir etiquetas?
3. Elija la mejor estructura de precios para sus necesidades: Si paga por adelantado y luego es propietario del sistema, podrá utilizar el sistema durante el tiempo que necesite. Sin embargo, es posible que deba pagar las actualizaciones con regularidad y eventualmente reemplazarlas con una solución más moderna. Si el sistema se vende mediante un contrato de arrendamiento, Deberá analizar la estructura del arrendamiento y las tarifas antes de poder estimar la inversión en curso. El software en la nube a menudo se vende mediante suscripción.
4. Identifique los métodos de pago que acepta: Cualquier sistema actual debería admitir tarjetas de crédito y débito con chip. Cada vez más, los sistemas también deberán aceptar métodos de pago sin contacto, así que esté atento a esas capacidades.
5. Pruebe el sistema: Realice una prueba piloto para determinar qué tan fácil de usar es el sistema tanto para los empleados como para los clientes. ¿Pueden los asociados buscar productos rápidamente o ingresar descuentos? Una inversión en un sistema con mayor facilidad de uso puede ahorrarles a los empleados y clientes un tiempo significativo.
6. Revise cómo el sistema rastrea las ventas: Las funciones necesarias pueden variar de una empresa a otra. Un taller de reparaciones puede necesitar un sistema que le permita mantener un pedido abierto hasta que se completen todas las reparaciones. mientras que un restaurante de servicio completo puede querer integrarse con sistemas especializados de administración de bares y cocinas.
7. Identifique las capacidades de integración: Descubra la facilidad con la que el sistema POS se integra con software empresarial vital, como ERP, CRM, contabilidad, gestión de nóminas e inventarios. Una integración sencilla no solo ahorra tiempo, puede aumentar su capacidad para generar una variedad de informes útiles. Más, Los sistemas POS que pueden ejecutar ventas físicas y en línea pueden mejorar la experiencia de compra y realizar un seguimiento del inventario con mayor precisión. entre otros beneficios.
8. Evalúe las opciones de soporte y capacitación: Estos servicios del proveedor pueden ayudar a garantizar que el sistema POS funcione sin problemas y de manera eficiente. Por eso es importante comprender el nivel de asistencia que se ofrece, y si viene con un costo extra. Es posible que las empresas también necesiten contratar a un proveedor de soporte de TI.
9. Examine la seguridad del sistema: Debe proteger la tarjeta de crédito y otros datos confidenciales y generar pistas de auditoría que ayuden a investigar problemas. El cumplimiento certificado de PCI DSS es imprescindible.
10. Considere capacidades adicionales que pueden ser útiles: Si vende en varios estados o en todo el mundo, querrá un sistema que pueda calcular los impuestos en varias jurisdicciones. Funciones como el seguimiento de las ventas por producto o la capacidad de respaldar un programa de lealtad pueden ayudarlo a administrar el negocio de manera más efectiva.

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Esta solución unifica las compras físicas y digitales en una sola plataforma a través de un sistema POS conectado que impulsa una experiencia de compra más satisfactoria para el cliente y más rentable para el minorista. Con una única plataforma que funciona en línea, en tiendas y en call centers, NetSuite SuiteCommerce proporciona un experiencia de compra simple y permite a los asociados atraer a los compradores, facilitar las ventas y optimizar el inventario.

Los sistemas POS de hoy ofrecen numerosas funciones que pueden ayudar a las empresas no solo a procesar las compras de los clientes de manera eficiente, pero gestiona mejor las ventas, Inventario y relaciones con los clientes. Idealmente, el sistema se integra con su software ERP, por lo que toda esta información se recopila y analiza en un solo lugar. Estas capacidades pueden ayudar a las empresas a prosperar en un entorno cada vez más competitivo.

Preguntas frecuentes sobre puntos de venta (POS)

P:¿Qué es un POS?

A: Un sistema POS combina hardware y software que permite a las empresas procesar y realizar un seguimiento eficiente de las transacciones de ventas. Son utilizados por una variedad de empresas, incluidos los restaurantes familiares, consultorios de dentistas y grandes comercios nacionales.

P:¿Las cajas registradoras son sistemas POS?

A: Las cajas registradoras pueden considerarse una forma temprana de sistema POS, ya que permitieron a los dueños de negocios completar y rastrear las ventas de una manera más eficiente. Sin embargo, Los sistemas POS de hoy ofrecen capacidades adicionales. Por ejemplo, algunos pueden rastrear las ventas por producto, calcular las comisiones de ventas de los empleados o permitir que los clientes agreguen propinas.

P:¿Cómo funcionan los sistemas POS?

A: Los artículos del cliente se ingresan en el sistema POS, generalmente escaneando un código de barras o ingresando un código de producto. Luego, el sistema calcula los precios. El cliente decide un método de pago, y el sistema acepta el pago. Una vez que se completa la transacción, el sistema POS puede imprimir un recibo o enviarlo por correo electrónico al cliente.

P:¿Cuáles son los beneficios de un sistema POS?

A: Los beneficios más relevantes de un sistema POS incluyen:

• Permitir a las empresas completar y realizar un seguimiento de las compras de los clientes de forma rápida y precisa.
• Ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de las ventas de diferentes productos. Los sistemas de punto de venta utilizados para las ventas en línea a menudo pueden calcular diferentes métricas, como el porcentaje de carros abandonados. Con esta información, la empresa puede tomar medidas, como agilizar el proceso de pago, para reducir este número.
• Reducir el robo de empleados mediante el seguimiento automático de las ventas.
• Proporcionar registros que ayuden a archivar oportunamente, declaraciones de impuestos precisas mediante el seguimiento de las ventas y los impuestos.
• Funcionando como relojes de tiempo, permitiendo a los empleados fichar su entrada y salida.
• Asegurar precios consistentes en múltiples ubicaciones.

Q:What’s the difference between on-premises and cloud-based POS systems?

A: POS systems can be hosted either on the business's own network (on-premises) or based in the cloud (cloud-based) and accessed over the internet. The best approach will depend on the business, but generally speaking, cloud systems have lower upfront costs and can be implemented faster. On-premises solutions, por otra parte, give the company more control over data and system security.