¿Qué es el procesamiento de facturas? Definición y cómo procesar

El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recibir una factura de proveedor, aprobarlo, establecer una fecha de envío, pagar la factura, y luego registrarlo en el libro mayor. Es un aspecto fundamental del funcionamiento de una empresa.

Cuando las facturas del proveedor no se pagan a tiempo, puede interrumpir su flujo de servicios entrante, suministros y materias primas y dañan las relaciones con sus proveedores. Se pueden perdonar uno o dos pagos atrasados, pero las tardanzas continuas perjudicarán su negocio.

Gracias a los avances tecnológicos, excusas como "el cheque está en el correo" simplemente ya no lo cortan cuando se trata del procesamiento de facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y poner esas facturas en el proceso de pago.

Cuando sus proveedores no reciben pagos a tiempo, tomarán medidas para proteger sus balances.

¿Qué es el procesamiento de facturas?

El seguimiento y pago de facturas de proveedores, El procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.

Si una factura se recibe por correo, como PDF adjunto a un correo electrónico, o como factura electrónica, la información que contiene debe primero escanearse manual o automáticamente en su sistema de contabilidad. Desde allí, la factura pasa por la aprobación y el pago de un flujo de trabajo específico.

Conclusiones clave

• Sin un flujo de trabajo de procesamiento de facturas eficiente, las facturas no se pagarán de manera oportuna.
• Verifique que todas las facturas de proveedores sean precisas a medida que se reciben para asegurarse de que se hayan recibido los bienes o servicios que se facturan.
• Envíe las facturas a los aprobadores correspondientes antes de programarlas para el pago.
• Si hay discrepancias en los montos cobrados o en las cantidades recibidas, Abordelos al principio del proceso para que las facturas no se paguen incorrectamente.
• Una vez pagada la factura, debe ingresarse en el libro mayor.

Flujo de trabajo de procesamiento de facturas

Es importante establecer un flujo de trabajo de procesamiento de facturas eficiente. En un nivel básico, este flujo de trabajo incluye:

Recepción de facturas: El departamento de contabilidad verificará que el producto o servicio fue adquirido. Luego, hará coincidir el monto facturado con el monto de la orden de compra original (PO). Si hay una discrepancia en los montos cobrados (versus la orden de compra), el problema debe resolverse con el proveedor antes de enviar la factura para su aprobación.

Aprobación de la factura: Si la información es correcta, Luego, la factura se envía para su aprobación de acuerdo con las políticas de la empresa.

Pago de la factura :Una vez aprobado, la factura se establecerá para el pago de acuerdo con los términos que se negociaron con el proveedor. En algunos casos, Las empresas pueden optar por pagar una factura con anticipación para aprovechar un descuento (por ejemplo, 1% neto 10, o un 1% de ahorro si paga la factura dentro de los 10 días o menos).

Tener un flujo de trabajo de procesamiento de facturas establecido para hacer que su departamento de cuentas por pagar sea más eficiente, ya que rastrea lo que se debe a los proveedores, Asegúrese de que los pagos estén debidamente aprobados y procese los pagos. La información precisa sobre las cuentas por pagar es esencial para producir un balance general preciso.

¿Cuándo se puede procesar una factura?

Se puede procesar una factura para su pago una vez que se hayan completado todos los pasos anteriores y se haya aprobado e ingresado en el sistema.

¿Cómo se procesa una factura para el pago?

¿Qué es el asiento de diario para el procesamiento de facturas?

Una vez que se recibe una factura de proveedor, debe ingresarse en el sistema contable de su empresa. Registrado en el balance como un pasivo, el monto facturado se convierte en cuentas por pagar (AP) y comúnmente se compensa como un gasto en el estado de resultados.

Cómo ingresar una factura en el sistema de cuentas por pagar en 5 pasos

Utilice estos cinco sencillos pasos para ingresar una factura en el sistema de cuentas por pagar:

1. Una vez que se aprueba la factura (siguiendo los pasos descritos anteriormente), ingrese la factura como un crédito en la cuenta de cuentas por pagar de su libro mayor.
2. Una vez ingresado, el artículo se clasifica como una "factura abierta".
3. Ingrese la fecha de pago de la factura según los términos predeterminados (considere aprovechar cualquier oportunidad de descuento que se haya brindado).
4. Débite el monto a las cuentas correspondientes (la mayoría de los elementos de AP se registran como gastos en el estado de resultados, pero hay casos en los que se puede registrar una compensación en activos prepagos o activos fijos).
5. Una vez que se haya pagado una factura abierta, se elimina de las cuentas por pagar con un débito y un crédito compensatorio en efectivo.

Automatización del procesamiento de facturas

El procesamiento manual de facturas requiere mucho tiempo, caro, y propenso a errores. Investigación de Levvel, estima que el 50% de las empresas aún tienen que automatizar sus procesos de cuentas por pagar, mientras que el 24% escanea y envía sus facturas por correo electrónico y el 23% se basa en procesos manuales. El costo asociado con estos procesos manuales es elevado:donde cuesta alrededor de $ 10 procesar manualmente una factura, ese gasto se desploma en un 79% a $ 2.07 por factura cuando se implementa el software de automatización de procesamiento de facturas.

Automatizando el proceso de gestión de facturas, los equipos contables pueden:

1. Procese de manera constante las facturas de los proveedores de manera más rápida y eficiente.
2. Evite perder facturas y la necesidad de buscar o volver a los proveedores para obtener una copia de esos documentos.
3. Elimine los cargos por pagos atrasados ​​que cobran los proveedores cuando las facturas no se pagan a tiempo.
4. Aproveche los descuentos por pago anticipado que ofrecen muchos proveedores a cambio de pagar las facturas dentro de los 10 a 15 días posteriores a la recepción.
5. Erradicar el reingreso manual de datos en múltiples sistemas que requiere tiempo, mano de obra y esfuerzo.
6. Respalde las buenas relaciones con los proveedores en un mundo en el que el próximo cliente está literalmente a un toque de pantalla o al clic del mouse.
7. Mantenga la cadena de suministro en movimiento asegurándose de que se les pague a los proveedores y de que los materiales / suministros ingresen a su empresa como se espera.
8. Concéntrese en proyectos más importantes que son fundamentales para el éxito de la empresa (frente a tareas repetitivas de entrada de datos).

Software de automatización de procesamiento de facturas

El software de procesamiento de facturas automatizado permite a las empresas adoptar un enfoque más "sin intervención" en la gestión de cuentas por pagar. También ayuda a liberar a los equipos de contabilidad para que se concentren en tareas más importantes. La funcionalidad clave del software incluye codificación estandarizada, flujos de trabajo de aprobación automatizados, y paneles que muestran a qué proveedores se les ha pagado, qué facturas están configuradas para el pago y cuáles aún deben aprobarse.

Algunas plataformas de automatización de procesamiento de facturas se integran directamente con plataformas ERP, lo que ayuda a aumentar la precisión y puntualidad de los pagos. Simplificando el proceso de cuentas por pagar, Estas plataformas de software ayudan a las organizaciones a mejorar su gestión de efectivo y agilizan el proceso de cierre financiero.