Cuentas por cobrar (AR) explicadas

Las cuentas por cobrar son cantidades en efectivo que los clientes deben a su empresa. Los bienes o servicios han sido entregados y la factura enviada. Ahora, es solo cuestión de tiempo antes de recibir el pago por un trabajo bien hecho.

Si examinó bien a sus clientes y entregó la factura correctamente, el dinero adeuda fluirá según lo acordado con poca o ninguna acción adicional de su parte hasta que sea el momento de registrar los pagos. Sin embargo, independientemente de la eficacia con la que gestionó el proceso de concesión de crédito, es posible que se vea envuelto en actividades de recolección. Los pagos atrasados ​​o los impagos de los clientes pueden causar problemas de flujo de caja y dificultar la obtención de préstamos y cortejar a los inversores. Por eso es necesario dominar el proceso de RA.

Video:AP vs. AR

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar (AR) representan la cantidad de dinero que los clientes deben a su empresa por productos o servicios que se han entregado. Los AR se enumeran en el balance general como activos corrientes y también se refieren a las facturas que los clientes adeudan por los artículos o el trabajo realizado para ellos a crédito.

Conclusiones clave

• Las cuentas por cobrar son un activo corriente en el balance.
• Las cuentas por cobrar representan el dinero que una empresa ha facturado por bienes o servicios que se han entregado pero que aún no se han pagado.
• Las cuentas por cobrar son la otra cara de las cuentas por pagar, que es el dinero que una empresa le debe a otra empresa por los productos o servicios recibidos.

Cuentas por cobrar explicadas

La mayoría de las empresas proporcionan bienes o servicios antes de facturar a sus clientes. El dinero adeudado en tal caso se denomina cuenta por cobrar. Los fondos adeudados se registran como activo corriente para ofrecer información sobre la situación financiera de la empresa. En la contabilidad basada en valores devengados, AR representa valor para la empresa, a pesar de que el dinero aún no ha entrado en posesión de la empresa. La contabilidad basada en valores devengados reconoce los ingresos cuando se obtienen en lugar de esperar a que se reciba el pago. como en la contabilidad de caja.

Generalmente hablando, cuando ambas partes respetan los términos de la transacción, el AR se traduce en efectivo financiable. Si hay una demora en la conversión de cuentas recuperables en pago en el lado del cliente de la transacción, el valor del AR puede deteriorarse.

Si bien las facturas a veces se pierden o se envían incorrectamente, inestabilidad financiera, hasta e incluyendo las condiciones previas a la quiebra, es una razón importante para los pagos atrasados ​​o los incumplimientos de los clientes, y algunas empresas simplemente tienen un proceso ineficaz para pagar sus facturas. Esto puede conducir a actividades de cobranza costosas y también es la razón por la que algunas transacciones de "pago después" pueden requerir verificaciones de crédito y otros esfuerzos de mitigación de riesgos antes de la entrega de bienes y servicios. Los retrasos en los pagos y el deterioro del valor de AR normalmente continúan si las actividades de cobranza no se ejecutan con prontitud.

Cuentas por pagar versus cuentas por cobrar

Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son dos caras de la misma moneda:las cuentas por pagar representan el dinero que una empresa debe a un proveedor por bienes o servicios adquiridos. Cuentas por cobrar, a diferencia de, representan el dinero que ingresa como pago por bienes o servicios entregados con condiciones de pago. AP se considera un pasivo, y AR es un activo.

Por ejemplo, si una empresa pide 50 resmas de papel y recibe una factura por $ 300, registraría ese gasto en cuentas por pagar. La compañía de suministros de oficina registraría los $ 300 en cuentas por cobrar porque es dinero que recibirá la empresa.

Para que una empresa supere algunos pagos atrasados ​​o atrasados, necesita una proporción saludable de AR a AP. Típicamente, una relación AR / AP 1:1 significa que tiene suficiente dinero proveniente de las cuentas por cobrar para cubrir sus gastos. Una relación 1:1 es un escenario de flujo de efectivo arriesgado porque si un cliente no paga según lo acordado, no puede cubrir sus propias facturas. Esto puede iniciar una espiral de gastos crecientes debido a recargos por mora o incapacidad para operar porque no puede pagar a los empleados. Una empresa saludable suele tener una relación AR / AP más cercana a 2:1. A 3:1, Suele haber espacio para el ahorro o la reinversión en la empresa.

Tipos de cuentas por cobrar

Las subcategorías de cuentas por cobrar se pueden dividir por cuentas de clientes específicas o para distinguir entre tipos de bienes y servicios. Algunas empresas también optan por dividir las cuentas por cobrar en función de si la promesa de pago fue un acuerdo verbal o escrito. Las cuentas por cobrar son parte de un grupo más grande de cuentas por cobrar que también incluyen documentos por cobrar y otras cuentas por cobrar, como las cuentas por cobrar de alquileres, préstamos, depósitos a plazo y más. Hay muchos tipos de cuentas por cobrar para contabilizar una amplia gama de industrias y circunstancias.

• Los pagarés por cobrar son montos que su cliente debe después de firmar un pagaré formal para reconocer la deuda.
• Las empresas de vivienda o bienes raíces comerciales realizan un seguimiento de las cuentas por cobrar de los alquileres, que son cantidades adeudadas por inquilinos, típicamente mensualmente.
• Cualquier préstamo a empleados u otras empresas resulta en préstamos por cobrar.
• Si alguien le debe intereses comerciales como parte de un plan de pago, su contador registraría esa cantidad como un interés por cobrar.

Condiciones de pago de cuentas por cobrar

Los términos de pago de las cuentas por cobrar se refieren a la fecha en la que el cliente acepta remitir el pago. El plazo de pago más común es net30, lo que significa que el cliente acepta pagar el monto total de la factura dentro de los 30 días. El rango típico de condiciones de pago es de unos días hasta un año completo. Como clientes, algunas grandes empresas insistirán en términos net60 o incluso net90.

Los plazos de pago más largos pueden poner a un pequeño proveedor en una situación difícil si depende de ese dinero para pagar los gastos generales y otros gastos. La gestión del flujo de caja (control sobre la cantidad de dinero que entra o sale) es uno de los factores más importantes en el éxito o el fracaso de una empresa.

¿Por qué son importantes las cuentas por cobrar?

Dado que la RA juega un papel tan importante en la gestión del flujo de caja, Mantener un registro preciso de las cuentas por cobrar es vital para comprender la liquidez de una empresa, así como su situación financiera general. Los emisores de crédito y los inversores potenciales examinan de cerca las cuentas por cobrar para tomar decisiones de financiación.

El financiamiento de cuentas por cobrar es un arreglo que ofrece financiamiento basado en una parte de las cuentas por cobrar. Los registros de AR descuidados podrían resultar en dificultades para asegurar el financiamiento de las cuentas por cobrar o en una pérdida de confianza de los inversionistas potenciales.

Beneficios de cuentas por cobrar (AR)

En la contabilidad basada en valores devengados, registrar las cuentas por cobrar es fundamental para mantener una imagen precisa de los activos de una empresa en su balance. Las malas prácticas de facturación y los registros de AR pueden dar lugar a malentendidos sobre la posición de caja de su empresa. cual, en turno, podría plantear problemas para pagar los gastos, mala asignación de fondos, auditorías, y dificultad para conseguir financiación o inversores.

Flujo de trabajo de cuentas por cobrar

Para crear un flujo de trabajo para cuentas por cobrar, una empresa debe generar y enviar una factura al cliente. Dependiendo de si el cliente realiza un pago puntual, la empresa puede aplicar descuentos o tarifas según corresponda.

Después de recibir el pago, se registra como depósito. Si no se recibe el pago, la empresa puede enviar otra factura para reflejar el nuevo saldo con cargos por mora.

Si el cliente aún no paga, la empresa debe determinar si el cliente puede pagar o pagará para decidir si cancelar la venta o aplicar tarifas adicionales y facturar nuevamente. Los recargos por mora del 1% al 1,5% son estándar. Los límites legales para la cantidad máxima de tarifas e intereses que se pueden cobrar varían entre los estados. Si permanece por debajo del 10% del saldo adeudado por año, es poco probable que se contraponga la ley.

Cómo registrar cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se enumeran como un activo corriente en el balance general y se incluyen en el estado de resultados como una venta o ingreso, al igual que los bienes o servicios que se pagaron de inmediato. Algún software de contabilidad calculará automáticamente las cuentas por cobrar a medida que el usuario crea las facturas de los clientes.

Los fondos que se han ganado pero no cobrado son acumulaciones, por lo que las cuentas por cobrar se registran en contabilidad de acumulación (o devengo). En contabilidad de caja, la transacción no se registraría hasta que el cliente pagara.

Ejemplos de cuentas por cobrar

Si el servicio de plomería de Bob visitó la oficina de un cliente para reparar una fuga y facturó al cliente por ese servicio, El contador de Bob registraría la cantidad adeuda como una cuenta por cobrar en el balance general de Bob.

Como otro ejemplo, El servicio de catering de Susie ofrece 100 almuerzos para llevar a un almuerzo mensual recurrente de la empresa. Cada mes, La empresa de Susie registra el total adeudado en cuentas por cobrar después de que entrega los bienes a su cliente.

¿Qué es el proceso de cuentas por cobrar?

Esencialmente, El proceso de cuentas por cobrar comienza con un acuerdo de compra en el que se establecen los términos entre un cliente y la empresa que proporciona los bienes o servicios. Entonces, se emite una factura, y se registra la cuenta por cobrar.

Cuando la cuenta se paga según lo acordado, se registra como un depósito y ya no es una cuenta por cobrar. Si la cuenta no se paga de acuerdo con los términos del acuerdo, la empresa inicia un proceso de cobranza.

Pasos en el proceso de cuentas por cobrar

1. Entregue bienes o servicios a su cliente.
2. Facturar al cliente.
3. Registre el monto facturado como una cuenta por cobrar.
4. Si el cliente paga según lo acordado, Registre el pago como depósito. La cuenta ya no es por cobrar.
5. Si el cliente no paga, Emitir otra factura con las penalidades acordadas en el momento de la entrega.

¿Qué es el índice de rotación de cuentas por cobrar?

El índice de rotación de las cuentas por cobrar es las ventas netas a crédito de un período determinado divididas por el promedio de las cuentas por cobrar. El índice de rotación de AR se utiliza para determinar la eficacia de una empresa para extender y cobrar a crédito con sus clientes. Un índice de rotación alto indica que una empresa es más conservadora en la concesión de crédito o más agresiva en la cobranza.

Esta relación se puede utilizar junto con una cuenta de reserva o una reserva para cuentas de cobro dudoso, que refleja el porcentaje de cuentas por cobrar que se espera pagar, para estimar el flujo de caja futuro. Una cuenta de provisión o una provisión para cuentas de cobro dudoso es un contra activo; es decir, reduce el valor de un activo en el libro mayor para representar el efectivo que la empresa espera cobrar.

Cuando la relación AR / AP demuestra las ventas de una empresa, el índice de rotación de cuentas por cobrar representa la eficiencia de los cobros. Con una relación AR / AP saludable, su empresa está ganando lo suficiente para cubrir los gastos, incluso cuando los clientes no cumplen o pagan tarde. Una tasa de rotación de AR más alta indica que su empresa está haciendo un buen trabajo al cobrar las facturas.

En esencia, las cuentas por cobrar son un registro del dinero que sus clientes deben a su negocio por el trabajo o los productos que ya ha entregado. Un mantenimiento deficiente de registros en las cuentas por cobrar podría generar problemas en las auditorías y malas decisiones comerciales debido a malentendidos sobre el flujo de caja. Sin embargo, con buenas prácticas de facturación y contabilidad, tendrá una comprensión clara de la salud financiera de su empresa para guiar su estrategia comercial, financiación segura, o informar a los posibles inversores.