Contabilidad de caja

¿Qué es la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja es un método contable en el que los recibos de pago se registran durante el período en el que se reciben, y los gastos se registran en el período en el que efectivamente se pagan. En otras palabras, los ingresos y gastos se registran cuando se recibe y paga el efectivo, respectivamente.

La contabilidad de caja también se denomina contabilidad de caja; y puede contrastarse con la contabilidad de acumulación (o devengo), que reconoce los ingresos en el momento en que se obtienen los ingresos y registra los gastos cuando se incurre en pasivos, independientemente de cuándo se reciba o se pague el efectivo.

Conclusiones clave

• La contabilidad de caja es sencilla y directa. Las transacciones se registran solo cuando el dinero entra o sale de una cuenta.
• La contabilidad de caja no funciona tan bien para empresas más grandes o empresas con un gran inventario porque puede oscurecer la verdadera posición financiera.
• La alternativa a la contabilidad de caja es la contabilidad de acumulación (o devengo), donde las transacciones se registran a medida que se obtienen ingresos y se incurre en gastos, independientemente del intercambio de efectivo.

Comprensión de la contabilidad de caja

La contabilidad de caja es una de las dos formas de contabilidad. La otra es la contabilidad de acumulación (o devengo), donde los ingresos y gastos se registran cuando se incurren. Las pequeñas empresas a menudo utilizan la contabilidad de caja porque es más simple y directa y proporciona una imagen clara de cuánto dinero tiene realmente a mano la empresa. Corporaciones, sin embargo, están obligados a utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo) según los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

Cuando las transacciones se registran en efectivo, afectan los libros de una empresa con un retraso desde el momento en que se consuma una transacción. Como resultado, La contabilidad de caja es a menudo menos precisa que la contabilidad de acumulación (o devengo) a corto plazo.

La mayoría de las pequeñas empresas pueden elegir entre el método de contabilidad en efectivo y el método de acumulación. pero el IRS requiere que las empresas con más de $ 25 millones en ingresos brutos anuales utilicen el método de acumulación. Además, la Ley de Reforma Tributaria de 1986 prohíbe el uso del método de contabilidad de caja para las corporaciones C, refugios fiscales, ciertos tipos de fideicomisos, y sociedades que tienen socios de la Corporación C. Tenga en cuenta que las empresas deben utilizar el mismo método de contabilidad para la declaración de impuestos que utilizan para su propia contabilidad interna.

Ejemplo de contabilidad de caja

Bajo el método de contabilidad de caja, digamos que la empresa A recibe $ 10, 000 de la venta de 10 computadoras vendidas a la Compañía B el 2 de noviembre, y registra que la venta se produjo el 2 de noviembre. El hecho de que la Compañía B haya realizado el pedido de las computadoras el 5 de octubre se considera irrelevante, porque no los pagó hasta que fueron entregados físicamente el 2 de noviembre.

En contabilidad de acumulación, por el contrario, La empresa A habría registrado los $ 10, 000 venta el 5 de octubre de a pesar de que aún no había cambiado de manos.

Similar, según la contabilidad de caja, las empresas registran los gastos cuando realmente los pagan, no cuando incurren en ellos. Si la Compañía C contrata a la Compañía D para el control de plagas el 15 de enero, pero no paga la factura por el servicio completado hasta el 15 de febrero, el gasto no se reconocería hasta el 15 de febrero en la contabilidad de caja. En contabilidad de acumulación, sin embargo, el gasto se registraría en los libros el 15 de enero cuando se inició.

Limitaciones de la contabilidad de caja

Un inconveniente principal de la contabilidad de caja es que puede no proporcionar una imagen precisa de los pasivos en los que se ha incurrido (es decir, devengados) pero que aún no se han pagado. para que la empresa parezca estar mejor de lo que realmente está. Por otra parte, La contabilidad de caja también significa que una empresa que acaba de completar un trabajo grande por el que está esperando un pago puede parecer menos exitoso de lo que realmente es porque ha gastado los materiales y la mano de obra para el trabajo pero aún no ha cobrado el pago. Por lo tanto, La contabilidad de caja puede exagerar o subestimar la condición del negocio si los cobros o pagos resultan ser particularmente altos o bajos en un período en comparación con otro.

También existen algunas consecuencias fiscales potencialmente negativas para las empresas que adoptan el método de contabilidad de caja. En general, las empresas solo pueden deducir los gastos que se reconocen dentro del año fiscal en curso. Si una empresa incurre en gastos en diciembre de 2019, pero no realiza pagos contra los gastos hasta enero de 2020, no podría reclamar una deducción por el año fiscal terminado en 2019, lo que podría afectar significativamente los resultados de la empresa. Igualmente, una empresa que reciba pago de un cliente en 2020 por servicios prestados en 2019 solo podrá incluir los ingresos en sus estados financieros para 2020.