¿Qué es Financial Close y por qué es importante?

Independientemente del tamaño o la sofisticación financiera de una empresa, el proceso de cierre financiero puede volverse complicado. Los pasos secuenciales, desde el registro de transacciones hasta la generación de estados financieros, deben realizarse de manera eficiente, de manera colaborativa y precisa antes de que los contadores puedan cerrar los libros del período fiscal actual. Afortunadamente, Hay formas de hacer que este proceso recurrente sea más manejable y brindar a los equipos financieros y a las partes interesadas el tiempo que necesitan para realizar análisis y tomar decisiones comerciales estratégicas.

¿Qué es Financial Close?

El término "cierre financiero" describe todos los procesos financieros y contables que ocurren regularmente en un negocio que conduce a, e incluyendo, cerrar los libros el mes anterior, trimestre o año. Los ocho pasos principales son la identificación de transacciones, registrar transacciones en un diario, contabilización en el libro mayor, preparar un balance de prueba sin ajustar, conciliar débitos y créditos, crear asientos de diario de ajuste, ejecutar un balance de prueba ajustado y estados financieros, y cerrar los libros para restablecer las cuentas del estado de resultados a cero y bloquear las cuentas del balance al final del período.

En empresas con múltiples subsidiarias, el cierre financiero también incluye la consolidación de los estados financieros de la división, analizar las eliminaciones entre empresas y otros ajustes posteriores al cierre. Para estados financieros externos, También se generan datos para notas a pie de página y otras divulgaciones.

Los estados financieros resultantes son utilizados por la gerencia para generar análisis de tendencias históricas, comparaciones con períodos y presupuestos anteriores, y generar KPI. En empresas con sistemas en tiempo real, este análisis puede estar en curso. También se utilizan los estados financieros, y a veces requerido, por partes interesadas externas, como inversores, prestamistas y agencias reguladoras públicas.

Cierre financiero vs cierre de libros

Algunos equipos de finanzas utilizan los términos "cierre financiero" y "cierre de libros" como sinónimos. Sin embargo, hay una distinción clave entre los dos:

• El cierre financiero es un término amplio que refleja todos los procesos contables del mes, incluidos, pero no limitado a, cerrando los libros. El cierre financiero abarca todo el ciclo contable, culminando con la generación de estados financieros y el cierre de libros.

• Cerrando los libros es el último paso en el proceso de cierre financiero y tiene dos objetivos. Uno, el cierre de los libros restablece las cuentas temporales a cero y bloquea el saldo del período anterior. Cuentas temporales, también conocidas como cuentas nominales, son los que se encuentran en el estado de resultados para acumular los ingresos del período, gastos, Ganancias y pérdidas.

  El resultado neto se transfiere al balance como parte del segundo objetivo:actualizar las utilidades retenidas para reflejar los resultados de las operaciones de ese período. Las ganancias retenidas son una cuenta de capital que se encuentra en el balance general, que mantiene ganancias o pérdidas no distribuidas. Es una cuenta importante ya que representa fondos disponibles para reinversión.

Incluso los contadores pueden usar casualmente los términos "cierre financiero" y "cerrar los libros" como sinónimos, pero la distinción clara es que cerrar los libros es un paso dentro del cierre financiero. Sin embargo, todos los pasos dentro del proceso de cierre financiero son interdependientes; los errores en un solo paso se propagan por todo el proceso, por eso es importante hacerlo bien.

Conclusiones clave

• El cierre financiero es un proceso comercial clave que, en última instancia, proporciona una instantánea precisa de la salud financiera de una empresa.
• Cerrar los libros es un paso dentro del proceso de cierre financiero. Retrasos, datos inaccesibles, Los conjuntos de datos complejos y la falta de rigor del proceso hacen que sea difícil lograr un cierre financiero oportuno y preciso. Cuanto más rápido una empresa pueda cerrar los libros, el mejor. Pero las empresas nunca deben sacrificar la precisión por la velocidad.
• Mejoras de proceso, como la contabilidad continua, combinado con software de contabilidad automatizado puede ayudar a que todo el cierre financiero sea más manejable.

Explicación del cierre financiero

El proceso de cierre financiero es integral para todas las organizaciones porque tiene como objetivo proporcionar a las partes interesadas (gerentes de línea de negocio, analistas financieros, ejecutivos, miembros de la Junta, inversores, prestamistas:con un informe preciso de la situación financiera de la empresa en forma mensual, trimestral y anual.

Los estados financieros producidos durante el proceso de cierre financiero son utilizados por la gerencia interna para comunicar la salud de la empresa a las partes interesadas externas y para comparar los resultados con los objetivos preestablecidos. Combinado con otros datos operativos, los datos históricos subyacentes en los libros de la empresa se utilizan para el análisis financiero, presupuestación y previsión.

A menudo se dice que los directores financieros ayudan a dirigir la salud económica de sus empresas con un ojo en el espejo retrovisor y el otro en la carretera. El proceso de cierre financiero es un proceso infamemente tedioso y que requiere mucho tiempo, y los estados financieros, un resultado clave, son valiosos solo cuando son precisos y oportunos. Desafortunadamente, en muchas organizaciones, el proceso de cierre financiero es inconexo, ineficiente y laborioso. De hecho, un KPI común que monitorean los CFO es el tiempo de ciclo para el cierre mensual, en un esfuerzo por poner los datos y estados financieros en manos de los usuarios más rápidamente y para reasignar recursos contables a proyectos de mayor valor.

Desafíos financieros cercanos

El proceso de cierre financiero, por su naturaleza, puede ser difícil. Incluso las pequeñas empresas pueden tener docenas de cuentas para rastrear y conciliar, y solo se vuelve más complicado a medida que las empresas crecen. Las empresas internacionales y las empresas con equipos financieros muy dispersos tienen sus propios desafíos.

Estos son seis de los principales desafíos del cierre financiero:

1. Necesidad de la velocidad: Cuando se trata del proceso de cierre financiero, Existe una tensión entre hacer el trabajo rápido y hacerlo bien. Los equipos de contabilidad pueden acceder con mayor facilidad a los datos financieros clave, cuanto más rápido puedan cerrar los libros.

2. Datos de mala calidad o faltantes: Ya sean datos duplicados, pagos no registrados, facturas faltantes, simples errores tipográficos o de cálculo, encontrar y resolver datos inexactos o incompletos cuesta tiempo y esfuerzo.

3. Sistemas dispares: No siempre es fácil rastrear toda la información necesaria y garantizar que todas las transacciones de cada departamento comercial se hayan registrado con precisión en una única ubicación comercial. Más lejos, las empresas con varias entidades operativas suelen utilizar sistemas de contabilidad locales, y es posible que no se integren bien en la sede. Por ejemplo, diferentes ubicaciones pueden usar diferentes versiones de software de contabilidad o incluso sistemas completamente diferentes. Cuanto mayor sea el número de instancias locales, los problemas de integración más probables pueden surgir, causado por planes de cuentas inconsistentes o aplicados de manera inconsistente y otras disparidades de formato. Las empresas internacionales con múltiples ubicaciones en todo el mundo y en diferentes zonas horarias pueden experimentar aún más desafíos, especialmente en ausencia de horarios estrictos. Los sistemas dispares pueden aumentar la probabilidad de error, aumentar el número de cuestiones de cierre, lo que reduce la eficiencia del personal de contabilidad, y todo lo cual, en última instancia, puede retrasar la producción de estados financieros consolidados.

4. Equipos remotos: Como datos, Los equipos de contabilidad pueden estar dispersos y trabajar de forma remota. Algunos equipos cerraron los libros virtualmente por primera vez en 2020 y encontraron algunas estrategias clave que ayudaron a que sus cierres remotos fueran más fluidos. Estos incluían sistemas de colaboración eficaces, procesos mapeados y prácticas de seguridad sólidas.

5. Error humano: Para muchos contadores, una combinación de plazos de alta presión y tareas repetitivas hace que el proceso de cierre sea uno de los aspectos menos agradables del trabajo. Por ejemplo, Los contadores pueden pasar horas o incluso días haciendo poco más que transferir números y verificar cálculos, con el riesgo de errores aumentando cuanto más se basa el proceso de cierre financiero en la entrada manual de datos.

6. Equipos con poco apoyo: Algunas organizaciones carecen de tiempo, sistemas y / o personal para trabajar en un cierre continuo y están atascados con procesos manuales, sistemas de lotes anticuados y documentos en papel. Un apoyo inadecuado puede conducir a un círculo vicioso que requiere más tiempo y mano de obra y aún da como resultado información inoportuna que es de poco valor. Sucesivamente, algunas empresas se resisten a invertir en lo que se ha considerado información inútil y en el proceso que la respalda. El impacto en los empleados de contabilidad es significativo y se suma a la probabilidad de errores, ya que los trabajadores pueden omitir pasos importantes intencional o involuntariamente solo para terminar.

6 Desafíos financieros comunes del cierre

1. Toma tiempo: El cierre suele ser tedioso, proceso que requiere mucho tiempo. Pero cuanto antes esté hecho, cuanto antes negocios sin robustez, Los sistemas financieros en tiempo real pueden comenzar a utilizar los datos contables.

2. Datos incorrectos: Las finanzas precisas dependen de datos precisos. Pero el proceso de cierre puede ser propenso a errores como errores tipográficos y de fórmula, especialmente cuando se maneja manualmente o con hojas de cálculo.

3. Registros MIA: Cerrar, Los equipos financieros necesitan información oportuna de una variedad de departamentos. Eso es desafiante, especialmente si otros equipos carecen de los recursos o el sentido de urgencia o ven el valor en el resultado final.

4. Equipos lejanos: Cuando los jefes de departamento y la contabilidad no están en la misma oficina, que añade un nuevo nivel de dificultad.

5. Se cometen errores: El proceso de cierre es infamemente laborioso y repetitivo con horas, o días, dedicados a la transferencia de números y cálculos de doble verificación. Todavía, ocurren errores.

6. Falta de recursos: Sin personal suficiente y sin el software adecuado, el proceso de cierre puede ser ineficaz y desmoralizar al personal contable.

5 problemas comunes del proceso de cierre financiero

Si bien el proceso de cierre financiero es por naturaleza desafiante, muchas organizaciones enfrentan problemas de proceso evitables que contribuyen innecesariamente a la dificultad. Abordar los siguientes cinco problemas comunes de cierre financiero podría mejorar drásticamente su ciclo de cierre financiero.

1. El proceso carece de definición y organización: El proceso de cierre financiero a menudo se rige por la memoria institucional en lugar de una específico, protocolos documentados. Muchos contadores conocen los procesos cercanos y lo han hecho de la misma manera durante años, lo que significa que los procedimientos operativos estándar (POE) rigurosos parecen innecesarios. Pero el hecho de que sepan cómo hacerlo no significa que no haya margen de mejora.

   Similar, los empleados pueden tener sus propias formas de informar las declaraciones de gastos, por ejemplo, contribuyendo aún más al desafío de obtener toda la información correcta en el lugar correcto al cerrar. No importa qué, la falta de un proceso uniforme genera desorganización y errores potenciales, ambos factores aumentan el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar el proceso de cierre.

2. El proceso carece de automatización: Cuantas más tareas dentro del proceso de cierre financiero se realicen manualmente, cuanto más tiempo lleve y más oportunidades de error se abrirán. El software de automatización y contabilidad reduce la necesidad de depender de flujos de trabajo manuales.

3. El proceso carece de datos completos: El cierre requiere la recopilación de datos de todo el negocio, un proceso que rápidamente puede volverse caótico. especialmente si los datos de la transacción no están completos. Ejemplos como órdenes de compra faltantes, Las facturas y los informes de gastos pueden provocar que los saldos de las cuentas sean incorrectos si no se archivan de acuerdo con las políticas de la empresa. Alternativamente, Los datos incompletos hacen que el equipo de contabilidad pierda tiempo y eficiencia mientras rastrea detalles críticos en medio del proceso de cierre financiero.

4. El proceso es apresurado: Cuanto antes se complete el proceso de cierre financiero, cuanto antes se puedan emitir los estados financieros a las distintas partes interesadas, los datos subyacentes utilizados para el análisis histórico y el equipo de contabilidad pueden pasar a tareas de mayor valor agregado. Pero esa no es una excusa para tomar atajos. El resultado final del cierre financiero, los estados financieros, son a menudo el rostro de la empresa ante terceros, y los errores pueden socavar la reputación de la empresa.

5. El proceso carece de integración: Cuando los datos necesarios para completar el cierre se encuentran en sistemas dispares, Los equipos de contabilidad se ven obligados a recopilar y compilar información manualmente. Esto agrega más tiempo y riesgo de error al proceso de cierre financiero.

7 formas de mejorar el cierre financiero

Mejorar el proceso de cierre financiero no facilita la vida solo a los contables, CFO y los equipos financieros en general. También puede brindar a los ejecutivos y otras partes interesadas del negocio un acceso más oportuno a los datos financieros relevantes para ayudar a informar a los tomadores de decisiones.

Cuanto menos tiempo pase cerrando, cuanto más tiempo tienen las organizaciones para analizar las operaciones, reasignar recursos y evaluar si tienen el efectivo para aprovechar nuevas oportunidades. Todavía, la precisión no se puede sacrificar por la velocidad, lo que significa que las organizaciones deben trabajar de manera más inteligente, no más difícil.

Aquí hay siete formas en que las empresas pueden mejorar el proceso de cierre financiero:

1. Identificar ineficiencias: El primer paso que debe dar cualquier organización es encontrar cuellos de botella e ineficiencias. Por ejemplo, ¿Estás esperando hasta fin de mes para conciliar cuentas? ¿Ha indicado a los empleados y proveedores que envíen facturas electrónicamente? en un formato que se pueda importar directamente a su sistema de contabilidad? ¿Su plan de cuentas se ha vuelto demasiado grande y complejo? Conocer las causas fundamentales de los problemas del proceso lo pondrá en el camino correcto.

2. Crear y mantener procedimientos operativos estándar (POE): Un cierre financiero que carece de documentación El procedimiento operativo paso a paso será ineficaz. Para agilizar el proceso, cada individuo o equipo involucrado en el cierre, ya sea un contador que trabaja directamente en el cierre o un empleado que rastrea los gastos del almuerzo, debe seguir un POE claro y preciso. Los procedimientos operativos estándar proporcionan instrucciones detalladas para garantizar que todos los pasos de un proceso de cierre financiero estén alineados y optimizados para reducir los errores y facilitar el acceso a la información. Los SOP deben indicar qué tareas deben completarse, cuándo y para qué función e incluir plazos estrictos para que los equipos de contabilidad no se queden esperando recibir datos en el último minuto.

3. Acceso abierto a la información: Para completar un cierre, Los equipos de contabilidad necesitan datos de todos los departamentos comerciales:ventas, Envío, obtención, márketing, recursos humanos. Por supuesto, Es posible que estos equipos no sientan el mismo sentido de urgencia o atención a los detalles que los contadores. Si bien los plazos estrictos pueden ayudar, También es importante que el personal de contabilidad autorizado tenga acceso directo a los sistemas donde se almacena esta información para no depender de los departamentos para obtener actualizaciones.

4. Documentar de manera integral: Un mejor proceso de cierre financiero comienza con mejores asientos en el diario. Cree una lista de verificación de entradas de diario que se debe seguir cada mes para garantizar que cada bit de información esté documentado y contabilizado. Las entradas del diario deben incluir el tipo de transacción, la fecha de ejecución, Monto, una breve descripción, un identificador de número de diario y cualquier otra información relevante para su negocio y el proceso de cierre. Considere utilizar una plantilla de entrada de diario para asegurarse de que cada entrada de diario se registre de forma exhaustiva.

5. Minimice la entrada de datos: Los errores de entrada de datos se pueden reducir evitando el papel siempre que sea posible. Además de las facturas electrónicas que se pueden importar directamente a los sistemas contables, Evite el uso de hojas de cálculo cuando sea posible. Aunque es conveniente para administrar cálculos como depreciación y asignaciones, es más eficiente introducir datos directamente en sistemas de contabilidad que pueden automatizar estas tareas.

6. Utilice prácticas contables continuas: Contabilidad continua, o un proceso de cierre continuo, distribuye la carga de trabajo durante todo el mes, en lugar de acumularlos para fin de mes. Por ejemplo, responsabilidades como la publicación de asientos en el diario y la conciliación de cuentas pueden estar incorporadas en las actividades diarias, que mantendrá actualizado el libro mayor. De este modo, una empresa puede realizar un "cierre suave" en cualquier momento durante el mes y reducirá en gran medida la carga de trabajo durante un "cierre duro". Y lo que es más, Los equipos de contabilidad que utilizan la contabilidad continua pueden detectar errores antes para no retrasar el cierre de los libros.

7. Realizar reuniones posteriores al cierre: Siempre que se lleven a cabo de manera oportuna para que toda la información esté fresca en la mente y los asistentes no estén ya enfocados en el próximo ciclo, Las reuniones posteriores a la clausura pueden ser útiles para revisar problemas, Realice un seguimiento de los KPI y discuta temas que podrían ayudar a la organización a mejorar su próximo ciclo de cierre.

7 pasos para mejores cierres financieros

1. Romper los cuellos de botella: Encuentre los factores que ralentizan el proceso y corríjalos. Es posible que esto deba suceder gradualmente.

2. Cíñete a los procedimientos operativos estándar: Escriba los procedimientos operativos estándar que definan claramente el papel de cada individuo y los plazos para cada etapa del proceso de cierre financiero.

3. Distribuir datos: Asegúrese de que los equipos de contabilidad tengan acceso a todas las fuentes que se incorporan al cierre y que los departamentos tengan plazos estrictos para la entrada de datos.

4. Templatizar el diario: Cree una lista de verificación o una plantilla de entradas de diario para ayudar a garantizar que toda la información importante esté documentada y contabilizada.

5. Minimice la entrada de datos manual: El riesgo de error humano aumenta con cada pulsación de tecla. Cuando sea posible, alimentar datos directamente a los sistemas contables y automatizar las tareas de entrada de datos.

6. Adopte la contabilidad continua: Hacer:distribuir la carga de trabajo de cierre durante todo el período financiero. No:guarde todas las tareas para el final del período.

7. Realizar reuniones posteriores al cierre: Nadie quiere otra reunión pero vale la pena tomarse un tiempo para discutir los problemas del proceso, analizar los KPI y pensar en formas de mejorar.

Facilite el proceso de cierre financiero con el software de contabilidad

Con el software de contabilidad empresarial adecuado, como el software de gestión financiera basado en la nube que se puede integrar con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las empresas pueden mejorar los procesos y dedicar más tiempo a tareas valiosas. como el análisis financiero y la previsión. Por ejemplo, El software de contabilidad empresarial puede:

1. Convierta tareas monótonas en funciones automatizadas repetibles eliminando muchas tareas manuales, como transferir entradas de diario al libro mayor, reduciendo así el error humano.

2. Mejorar el proceso de reconciliación alineando automáticamente los datos de fuentes discretas, hojas de cálculo y sistemas. El software de contabilidad también puede detectar errores rápidamente para mitigarlos lo antes posible.

3. Integre datos y mantenga la coherencia de toda la información. Esto facilita que los equipos de contabilidad accedan a datos financieros clave en tiempo real, en lugar de esperar a que los compañeros compartan la información necesaria para completar un cierre. Los sistemas ERP pueden permitir que todos los departamentos trabajen desde las mismas fuentes de datos actualizadas.

4. Proporcione cuadros de mando en tiempo real que brindan a los equipos de finanzas, la administración y los ejecutivos acceden a los números que necesitan ver, cuando necesitan verlos.

El software moderno de contabilidad empresarial como parte de un sistema ERP integrado puede reducir la cantidad de tiempo que lleva completar el ciclo de cierre financiero. Sucesivamente, esto permite a los profesionales de la contabilidad dedicar tiempo a actividades más valiosas, como la planificación y el análisis financieros, en lugar de siempre ponerse al día.

El cierre financiero es extremadamente importante para el negocio. Estos informes brindan una descripción general de la salud financiera de una empresa y respaldan las decisiones prospectivas. Pero un cierre financiero es un proceso complicado:la gran cantidad de datos que los equipos de finanzas deben analizar por sí solos puede resultar intimidante. Para mejorar el proceso de cierre financiero, las empresas deben considerar el proceso de manera integral mientras aprovechan el software de contabilidad que puede automatizar las tareas propensas a errores.

Preguntas frecuentes sobre el cierre financiero

P:¿Qué es el proceso de cierre financiero?

A: A continuación, se muestra un desglose simple del proceso de cierre financiero:

1. Identificar transacciones.
2. Regístrelos en un diario. Idealmente, la actividad financiera debe automatizarse y registrarse a medida que ocurre.
3. Registrar transacciones en el libro mayor.
4. Prepare un balance de prueba sin ajustar.
5. Concilie todas las cuentas para asegurarse de que todos los débitos sean iguales a todos los créditos.
6. Cree asientos de diario de ajuste. Las entradas del diario deben incluir el número de diario, fecha, descripción y cuentas afectadas.
7. Ejecute un balance de prueba ajustado y prepare estados financieros. Idealmente, Las empresas deben apuntar a generar estos informes a través de sistemas contables que automaticen la tarea para ahorrar tiempo y minimizar errores.
8. Cierre los libros por el período de tiempo. Una vez que los estados financieros sean precisos y la gerencia esté satisfecha con los resultados, el período contable está cerrado, Previniendo cualquier transacción no autorizada en un período que ya ha sido reportado.

P:¿Qué es el cierre de fin de mes?

A: El cierre de fin de mes es la serie de pasos que toma una empresa para asegurarse de que sus estados financieros mensuales sean fieles a la ecuación contable (Activos =Pasivos + Patrimonio). En otras palabras, todos los saldos de cuentas temporales para ese período se revierten a cero para prepararse para el próximo período, y los estados financieros mensuales brindan una descripción general de las transacciones del período.

P:¿Cuánto tiempo se tarda en cerrar los libros?

A: El tiempo que se tarda en cerrar los libros depende de su negocio, qué tan complejas son tus finanzas, su equipo de contabilidad y si utiliza la automatización. Según un estudio, las empresas que utilizan hojas de cálculo de forma extensiva tardan un promedio de 8,2 días en cerrarse, mientras que los que automatizan la mayoría de las tareas tardan unos 6,2 días. Otros datos sugieren que los de mejor rendimiento tardan 4,8 días en cerrar, mientras que los de bajo rendimiento tardan hasta 10 días.

P:¿Qué significa Wd5?

A: Wd5 se refiere al "día laborable 5, ”O el quinto día hábil después de fin de mes. Cerrar antes de Wd5 es un objetivo común para muchas empresas medianas, Considerando que las organizaciones de clase mundial pueden esforzarse por cerrar en Wd1, o el primer día hábil después de fin de mes.