Contratos de tiempo y materiales (T&M):cómo funcionan y plantilla gratuita

Calcular con precisión cualquier trabajo de construcción es un desafío. Si la estimación es demasiado grande, el contratista pierde el proyecto a un postor más bajo. Demasiado pequeña, y el proyecto termina en rojo. Añadiendo a la dificultad, Los costos del contratista pueden variar entre el presupuesto y la finalización del trabajo. Los costos de los materiales podrían aumentar, los trabajadores podrían abandonar la fuerza laboral, se podrían imponer nuevas regulaciones. Es por eso que algunos contratistas proponen un contrato de tiempo y materiales.

¿Qué es un contrato de tiempo y materiales (T&M)?

Con contrato de tiempo y materiales, en lugar de cotizar un precio fijo para todo el proyecto, un contrato describirá el alcance aproximado del trabajo junto con una cotización por un salario fijo por hora más el costo de los materiales. El contratista también podría incluir un precio máximo para el proyecto, comúnmente llamado cláusula de “no exceder”, como garantía para proteger al cliente contra costos desbocados.

Precio fijo vs.tiempo y materiales:

Existen algunas diferencias importantes entre el precio fijo y los contratos de tiempo y materiales. Contratos de precio fijo, en el que el precio final se determina antes de que comience el trabajo, son más comunes que los contratos de tiempo y materiales. Los contratos de precio fijo se adaptan mejor a proyectos que tanto el cliente como el contratista comprenden bien y, por lo tanto, el tiempo y los costos necesarios son predecibles.

En contratos de precio fijo, si las especificaciones del trabajo cambian después de que comienza el trabajo, el cliente y el contratista deben negociar una enmienda a su acuerdo. Pero un contrato de tiempo y materiales generalmente especifica solo el propósito del trabajo junto con las tarifas de mano de obra por hora y los costos de los materiales. Se adaptan a situaciones con menos previsibilidad porque si las especificaciones del trabajo cambian no se requiere renegociación; simplemente cuesta más tiempo y materiales.

¿Cómo funcionan los contratos de tiempo y materiales?

El contratista y el cliente acuerdan el objetivo del proyecto y especifican el producto terminado. Puede que no sea factible definir todos los pasos a lo largo del camino. Dentro de ese marco, acuerdan salarios por hora para los empleados del contratista, así como para subcontratistas. El contratista también especifica los materiales que se utilizarán, junto con una tasa de margen para los precios de los materiales.

¿Cuándo utilizar los contratos de tiempo y materiales?

Los contratos de tiempo y materiales son mejores cuando el alcance del trabajo o su duración no se puede determinar antes de que comience el trabajo. como ocurre a veces en los proyectos de construcción. Al renovar un edificio antiguo, por ejemplo, Quitar las paredes puede descubrir podredumbre u otros daños que no eran visibles antes de que comenzara el trabajo. Otra situación propicia para un contrato de tiempo y materiales es cuando es probable que cambien los precios de los materiales. Quizás se predice que los costos de la madera o del gas aumentarán significativamente durante la duración del trabajo.

¿Qué debe incluirse en un contrato de tiempo y materiales?

Además de especificar los objetivos del proyecto, un contrato de tiempo y materiales debe incluir un precio fijo por mano de obra que incluya salarios, gastos generales, costos generales y administrativos y un margen de beneficio. El costo de los materiales debe incluir el flete, impuestos y un margen estándar, generalmente entre el 15% y el 35%. Donde corresponda, el contrato también debe especificar un precio máximo mediante una cláusula de no exceder.

Partes de un contrato de tiempo y materiales

El objetivo de cualquier contrato es cumplir con los requisitos del proyecto, cubrir los costos y gastos generales del contratista y generar una ganancia para el contratista. Con ese fin, estos elementos suelen estar incluidos en un contrato de tiempo y materiales.

• Tasas de mano de obra: Esto debe incluir los salarios por hora no solo para los trabajadores y subcontratistas, pero también administradores que gestionan el proyecto y la facturación.
• Horas máximas de mano de obra: Para protegerse contra costos desbocados y proteger al cliente, se puede especificar un número máximo de horas de trabajo. Cualquier exceso de horas debe ser absorbido por el contratista.
• Marcado de materiales: Se facturará al cliente el costo real de los materiales (incluido el flete), más un marcado específico, generalmente entre el 15% y el 35%.
• Cláusula de no exceder el tiempo y los materiales (T&M NTE): Se puede incluir una cotización sin exceder para todo el proyecto para que el cliente conozca el costo máximo del proyecto antes de que comience el trabajo.
• Hitos de pago: Para proteger el flujo de trabajo del contratista, en algunos casos, puede incluir hitos acordados para los pagos progresivos.

Elementos adicionales a considerar para un contrato de tiempo y materiales

Un contrato de tiempo y materiales debe estipular cuándo se le pagará al contratista. Como incentivo para trabajar de manera eficiente, el pago puede estar vinculado a alcanzar hitos en el proyecto. Otras opciones son la facturación periódica, quizás semanal o mensual, o una suma global al finalizar el proyecto.

El cliente también puede especificar la calidad o el tipo de materiales que se utilizarán, por ejemplo, el grado de madera en un proyecto de construcción.

Ventajas y desventajas de los contratos de tiempo y materiales

Optar por un contrato de tiempo y materiales en lugar de un contrato de precio fijo tiene sus ventajas y desventajas.

• Ventajas: Con la seguridad de que todos los costos estarán cubiertos, Los contratos de tiempo y materiales son simples de implementar y de bajo riesgo para el contratista. La ganancia es predecible. Los ajustes son fáciles cuando cambian las especificaciones o las necesidades de recursos.
• Desventajas: Los clientes a menudo prefieren un contrato de precio fijo porque su riesgo es menor y el presupuesto es más fácil. Al hacer una oferta contra un contrato de precio fijo, el contratista con contrato de tiempo y materiales puede perder la oferta. El seguimiento de los costos de materiales y las horas de mano de obra es un trabajo adicional para el contratista. Con jornada laboral indefinida, Es posible que los trabajadores del contratista no estén motivados para trabajar de manera eficiente. Incluir una cláusula de no exceder puede ayudar a compensar este problema.

Pros Contras Simple Client podría quedarse sin dinero antes de que se complete el proyecto Garantiza que el contratista obtenga ganancias Sin una cláusula de no exceder, los trabajadores no tienen incentivos para trabajar de manera eficiente Fácil de adaptarse a los cambios El aumento de los precios de la mano de obra podría reducir las ganancias Fácil de agregar o eliminar recursos cuando las necesidades cambian El seguimiento de los costos es un trabajo adicional

Contratos gubernamentales de tiempo y materiales

Los contratos de tiempo y materiales se pueden utilizar para proyectos gubernamentales solo cuando el contratista puede documentar que no se puede determinar el alcance o la duración del trabajo o que los costos no se pueden estimar con precisión. El contratista especifica tarifas por hora fijas separadas para cada clase de trabajador. Los materiales incluyen los suministros necesarios, junto con los costos de transportarlos al lugar de trabajo, así como servicios incidentales, como trabajos de limpieza.

Los contratos deben incluir un precio máximo (máximo). El contratista debe cubrir cualquier exceso de costos laborales. Para garantizar que los contratistas trabajen de manera eficiente, la entidad pública responsable supervisa el proyecto.

Facturación con contratos de tiempo y materiales

Con contrato de tiempo y materiales, es esencial que un administrador controle los costos y mantenga la documentación. Los recibos de materiales deben conservarse y la mano de obra debe documentarse. Los materiales no utilizados que se devuelvan se deben restar del total.

Si el contrato tiene una cláusula de no exceder, el contratista debe notificar al cliente cuando se acerca el límite.

Plantilla de contrato de tiempo libre y materiales

Cada proyecto de construcción es único y requiere un contrato cuidadosamente redactado para cumplir con sus requisitos. Pero todos los contratos tienen ciertos aspectos en común, y hay ciertos elementos adicionales que todo contrato de tiempos y materiales debe contener.

Plantilla de contrato de tiempo y materiales

Esta plantilla de contrato de tiempo y materiales proporciona la estructura principal y los componentes centrales que los contratistas pueden personalizar según los requisitos de su proyecto.

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Gestión de contratos de tiempo y materiales con NetSuite

Las empresas que utilizan contratos de tiempo y materiales deben realizar un seguimiento de cuántas horas se dedican a un proyecto, la tarifa facturable por los recursos asignados y / o las tareas a completar y la cantidad y costo de los materiales necesarios para completar el proyecto. También deben seguir reglas específicas de contabilidad del proyecto al reconocer ingresos de contratos - ASC 606, si opera bajo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) de EE. UU., o NIIF 15 en países donde se requiere la Norma Internacional de Información Financiera (NIIF). Sin el software adecuado, estos serían procesos que requerirían mucho tiempo y mano de obra para cualquier contratista.

Con el software de contabilidad de NetSuite, Los departamentos de cuentas por cobrar pueden facturar a los clientes cuando se utilizan contratos de tiempo y materiales. También automatiza el reconocimiento de ingresos y ayuda a las empresas a cumplir con los estándares adecuados. Y la solución de servicios profesionales de NetSuite proporciona una funcionalidad integral de contabilidad de proyectos que facilita el seguimiento de las horas dedicadas, materiales adquiridos y los demás detalles contables necesarios para los contratos de tiempo y materiales.

Conclusión

Los contratos de tiempo y materiales funcionan mejor cuando el alcance y la duración de un proyecto son impredecibles antes de que comience el trabajo. La simplicidad de un contrato de tiempo y materiales garantiza al contratista una ganancia, pero agrega una carga administrativa en términos de seguimiento del tiempo y los costos. Sin embargo, Un buen software de contabilidad puede automatizar gran parte o toda esa carga adicional.

Preguntas frecuentes sobre tiempo y materiales

¿Cómo funcionan los contratos de tiempo y materiales?

Los contratos de tiempo y materiales especifican el alcance de un proyecto, pero son indefinidos. Establecen precios de materiales y tarifas por hora de mano de obra, y al cliente se le facturan esas tarifas por tantas horas y tanto material como se requiera para completar el proyecto. Para proteger a los propietarios de proyectos, Los contratos de tiempo y materiales generalmente incluyen un precio máximo en forma de cláusula de “no exceder”.

¿Cuándo se debe utilizar un contrato de tiempo y materiales?

Se debe utilizar un contrato de tiempo y materiales cuando el alcance o la duración del proyecto no se puedan estimar con precisión. Reglas de adquisiciones federales de EE. UU., De hecho, afirmar que es el único caso en el que se permiten contratos de tiempo y materiales.

¿Qué significa un contrato de tiempo y materiales?

En lugar de un precio fijo que cubra todo el proyecto, un contrato de tiempo y materiales cotiza tarifas de mano de obra por hora y costos de materiales. El cliente paga esta mano de obra y el costo de los materiales utilizados para completar el proyecto.

¿Es el tiempo y los materiales un contrato de tipo de costo?

Si. El cliente paga los costos del trabajo, en lugar de un precio fijo predeterminado.

¿Cuál es la diferencia entre T&M y precio fijo?

En contratos de precio fijo, el contratista cotiza un precio fijo para todo el proyecto y asume el riesgo de sobrecostos. En un contrato de tiempo y materiales, el contratista cobra al cliente el costo de los materiales, más una tarifa fija por hora por mano de obra. En un contrato de T&M, el cliente asume más riesgo.