Proceso de cotización a efectivo:qué es,

El proceso de cotización al cobro abarca todo lo que su empresa necesita hacer desde que se le da a un cliente potencial una cotización para su producto o servicio hasta que se realiza una compra. se entrega el producto o servicio y se cobra el pago. Si bien la cotización al efectivo puede verse diferente en las industrias y tipos de negocios, Muchos pasos comunes del proceso de cotización al cobro pueden mejorarse o automatizarse para ayudar a las empresas a aumentar los ingresos al tiempo que reducen los costos.

¿Qué significa Cotización en efectivo (QTC o Q2C)?

Cotización a efectivo, a veces abreviado como QTC o Q2C, es un término para una parte del proceso de ventas y pago. Otros aspectos de su negocio que preceden a la cotización incluyen la marca y el marketing. Pero el comienzo concreto del proceso QTC se suele considerar como la preparación de una cotización. En ese punto, tiene un cliente potencial en su embudo de ventas, y medir el éxito en convertir potenciales en clientes y cobrar el pago es un indicador clave de rendimiento (KPI) perspicaz, no solo de sus procesos de venta, pero también otros aspectos, incluido el cumplimiento de pedidos, facturación y cuentas por cobrar.

¿Qué es el proceso de cotización a efectivo?

La cotización al cobro es un proceso con varias partes móviles que pueden beneficiarse de la automatización de ventas y pagos. Es común que las pequeñas empresas y las nuevas empresas utilicen soluciones de software independientes para administrar diferentes partes de sus negocios al principio. Por ejemplo, pueden tener un proveedor de software de contabilidad, otro para la cadena de suministro y un tercero para la gestión de relaciones con los clientes. El problema con este enfoque es que no puede ver sus procesos de manera integral. El software de planificación de recursos empresariales (ERP) integra datos de diferentes áreas en una sola entorno digital que es especialmente útil para el proceso de cotización al cobro porque conecta todos los pasos desde las ventas hasta el cumplimiento y pago del pedido.

Dependiendo del tamaño de su empresa, industria y otros factores, su proceso de cotización al cobro variará. A continuación, se incluyen algunos pasos comunes que se incluyen con frecuencia.

• Configuración de producto o servicio
• Precios
• Cotización
• Gestión de pedidos y contratos
• Facturación
• Procesando pago

Flujo de trabajo de cotización a efectivo en 8 pasos

1. Preparando la cotización: Esta es una forma de presentar formalmente los precios y los detalles de un producto, trabajo u orden. Esto le dará a su cliente una idea clara sobre los precios. Es común que los clientes potenciales soliciten cotizaciones de varias empresas y sopesen los pros y los contras, junto con los precios antes de tomar una decisión. Pero una cotización generalmente significa que están contemplando hacer negocios con usted y que sus esfuerzos de marketing han sido exitosos. Esto siempre implica precios, pero no necesariamente requiere configuración. Es hora de que las ventas se hagan cargo.

2. Configurar, precio, cotización (CPQ): CPQ es una serie de pasos que generan propuestas de ventas optimizadas para ventas de alto contacto (o productos que generalmente requieren más interacción con los clientes que el promedio). Los vendedores en línea pueden usar CPQ para crear descuentos personalizados, personalizaciones de productos o paquetes de ventas. El CPQ se puede realizar manualmente o con precios completamente automatizados, que crea cotizaciones de forma rápida y precisa. El concepto CPQ se originó en la fabricación, específicamente fabricación a pedido e ingeniería a pedido. A menos que venda un producto complejo con muchas opciones diferentes, un cliente puede elegir, probablemente no necesite un configurador.

3. Propuesta: Las propuestas son documentos detallados que se envían a los clientes potenciales en un intento de conseguir su negocio. Este término se usa comúnmente para compromisos de servicio donde los entregables ofrecidos deben detallarse con mayor detalle que una simple cotización. A menudo incluirá varias cotizaciones que estiman los costos de suministros o mano de obra y también puede incluir información sobre el cronograma. Un prospecto o un cliente pueden solicitar propuestas además de una cotización para comprender mejor cómo se suman los costos. y estos suelen estar refrendados para indicar un entendimiento o acuerdo con el documento.

4. Contratación: También conocido como revisión legal, la etapa de contratación es el punto en el que usted y el cliente negocian los términos de la venta, hasta que se llegue a un acuerdo y se firme un contrato. Esto puede ser tan simple como que el cliente acepte un presupuesto, o tan complicado como muchas comunicaciones y negociaciones de ida y vuelta para ventas más complejas.

5. Cumplimiento de la orden: Cuando un cliente firma un contrato o una propuesta, la siguiente etapa es el cumplimiento del pedido. Es importante completar ese pedido con la mayor precisión posible y en el cronograma acordado para obtener la mejor experiencia del cliente. Algunas empresas que ofrecen productos más complejos, y las empresas de software como servicio (SaaS) pueden automatizar completamente el procesamiento de pedidos, mientras que otros pueden necesitar procesos adicionales para enviar pedidos o crear un producto o servicio personalizado.

6. Facturación: Algunas facturas pueden automatizarse completamente y contener instrucciones de autoservicio para los pagos de los clientes con software de gestión financiera. Dependiendo de sus necesidades puede incluir números de orden de compra (PO), desgloses de impuestos y tasas, y cualquier otra cosa que su cliente necesite para recibir el pago. Independientemente de cómo se envíen, Es vital mantener registros de pago meticulosos para que se pague cada pedido. Esta es también un área donde las mejoras de eficiencia pueden ayudar a impulsar su flujo de caja. Al enviar facturas a tiempo y hacer que el proceso de cuentas por cobrar sea lo más simple posible, puede ayudar a obtener efectivo en la puerta más rápido y mejorar su flujo de efectivo. Las herramientas de reconocimiento de ingresos en el software de gestión financiera pueden ayudarlo a garantizar un reconocimiento de ingresos preciso y hacer malabarismos con diferentes obligaciones de desempeño para que pueda dedicar menos tiempo a administrar los ingresos. cumplir mejor con las pautas de la industria y visualizar fácilmente la ingesta de ingresos futura esperada.

7. Procesando pago: Es importante que el proceso de pago sea lo más fácil posible para el cliente. incluso si eso significa un gasto adicional para el vendedor. Dependiendo de su negocio, debe estar preparado para aceptar pagos mediante tarjeta de crédito, ACH, transferencia bancaria o cheque. De nuevo, esto se puede automatizar completamente en muchos casos. Y cuando los clientes no pagan las facturas a tiempo, debe tener un proceso de cobranza en su lugar.

8. Informes y análisis: Al observar las operaciones tradicionalmente en silos (p. Ej., Ventas, gestión de pedidos y cuentas por cobrar) y ver todo el proceso de cotización al cobro como un solo viaje, puede comprender mejor los procesos internos en operaciones y contabilidad. También es una forma de tratar de encontrar ineficiencias o áreas de posible mejora para que pueda convertir a más clientes potenciales y acelerar los pagos para aumentar su flujo de caja. Los paneles que se muestran en el software ERP pueden ayudarlo a ver de un vistazo los KPI y otras métricas para brindarle información sobre los procesos de QTC. Puede ver en imágenes simples de entender cosas como la tasa de abandono, ingresos y ventas de días pendientes. Uno de los principales beneficios del software ERP es que los datos de todas estas áreas dispares se pueden agregar en un espacio digital para que pueda monitorear más fácilmente cada paso en el proceso de cotización a efectivo.

Beneficios de la cotización a efectivo

El análisis detenido del proceso de cotización al cobro puede generar varios beneficios, incluyendo mayores ingresos, flujo de caja mejorado y una mayor eficiencia general.

Piense en cada paso que se inicia después de que se entrega una cotización a un cliente. De los procesos de venta, para el cumplimiento de pedidos, la gestión del inventario, facturación, cuentas por cobrar y más. Existen muchas oportunidades para refinar procesos y automatizar tareas repetitivas que pueden beneficiar a su empresa, que incluye todo, desde equipos de ventas más productivos hasta menos errores de cotizaciones y propuestas, y cumplimiento de pedidos y facturación más rápidos. Y ultimamente, un proceso QTC mejorado ayuda a mejorar la experiencia del cliente, lo que genera negocios repetidos y más ingresos. Mejorar las ineficiencias también debería ayudar a reducir los costos. Dedicar tiempo a cada etapa del ciclo de vida del cliente puede ayudarlo a identificar áreas en las que puede automatizar mejor para reducir costos y mejorar la experiencia del cliente.

Automatización de cotización a efectivo

A medida que la tecnología se desarrolla a la velocidad del rayo, también crecen las áreas de posible automatización. Algunas de las principales posibilidades de automatización incluyen tareas redundantes o recurrentes que requieren mucho esfuerzo manual. Desde la entrada de datos, Para la facturación, es probable que muchas áreas de las funciones de su negocio dentro del proceso QTC puedan beneficiarse de la automatización. Dependiendo del tamaño, industria y tipo de negocio, la automatización puede verse muy diferente. Adicionalmente, necesitará la tecnología y las herramientas para hacerlo posible. El software ERP es ideal para automatizar los procesos de QTC porque todos sus datos comerciales se agregan en un ecosistema digital, en lugar de vivir en silos separados. Estos son algunos de los lugares que su empresa puede considerar automatizar.

Cita: Recopilar diversa información y datos de diferentes hojas de cálculo para compilar cotizaciones es un proceso engorroso y que requiere mucho tiempo. El software ERP puede simplificar este proceso para su equipo de ventas al automatizar las cotizaciones y enviarlas a los clientes potenciales que las hayan solicitado.

Configurar, precio, cotización (CPQ): Este proceso es ideal para un enfoque personalizado de las ventas. Personalice descuentos y promociones e incluso productos con precios precisos e información de productos recopilada a partir de datos dentro de su ERP.

Contratación: Después de realizar un pedido o realizar una compra, El software ERP puede iniciar un proceso de pedido automatizado. Esto puede integrarse con su portal de compras en línea, así que después de realizar la compra, cosecha, Los procesos de embalaje y envío comienzan automáticamente. Preconfigurar enfoques de inventario (como último en, primero en salir) e integrarse con las empresas de envío para que las etiquetas de impresión se creen a medida que se llenan los pedidos precisos.

Facturación: Enviar facturas precisas con prontitud ayuda a fomentar más pagos a tiempo. Después de realizar los pedidos, las facturas se pueden enviar o programar automáticamente con el software de gestión financiera. También puede realizar un seguimiento de los pagos y enviar recordatorios de facturas vencidas. Y con el pago de facturas en línea, recibe el pago más rápido y lo hace más fácil y rápido para los clientes.

Informes perspicaces: Atrás quedaron los días en los que necesita enviar una solicitud a TI para que recopilen datos de todo el negocio y creen informes personalizados. En lugar de, Los elementos visuales fáciles de entender que brindan información sobre las diferentes etapas de su proceso QTC pueden estar disponibles para usted a través de un ERP. Los paneles de control preconfigurados ofrecen KPI para la gestión de pedidos, finanzas y más, al mismo tiempo que le ofrece la opción de personalizar los informes para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.

Gestión de relaciones con el cliente (CRM): Mejore las experiencias de sus clientes con sistemas CRM automatizados. Este tipo de software puede ayudarlo a rastrear todas las comunicaciones con los clientes, mejorar el servicio al cliente, y ayuda con la generación de oportunidades de venta en una amplia gama de industrias.

Administre el proceso de cotización a efectivo con ERP

En lugar de operar con varios programas de software diferentes o utilizar formularios de envío en papel o por correo electrónico, El software ERP puede conectar las distintas áreas involucradas en los procesos de QTC. De esta manera, puede encontrar los detalles del cliente, estadísticas de ventas, detalles sobre ventas pasadas y potenciales y mucho más de paneles que muestran información de un vistazo. También puede profundizar en las métricas y los KPI para investigar más los datos.

Los beneficios del software ERP son más que simplemente conectar datos en un entorno digital. Los módulos de software también pueden ayudar con partes individuales de los procesos. Por ejemplo, después de recibir el pedido de un cliente, ese historial de compras e interacciones se actualiza automáticamente en el sistema CRM. A continuación, activa un proceso de cumplimiento de pedidos automatizado. Y conocerá bien su inventario, gracias al software de gestión de almacenes y cadenas de suministro. Se almacena de manera eficiente, por lo que agiliza la recolección y el embalaje. Próximo, el cliente recibe el pedido y se envía automáticamente una factura. Y finalmente, puede vigilar todo el proceso para identificar cuellos de botella o áreas de posible mejora para que los clientes tengan interacciones más positivas, reciba sus pedidos de manera oportuna y su negocio se pagará rápidamente.

El proceso de cotización al cobro reúne las ventas, gestión y cumplimiento de pedidos, facturación, cuentas por cobrar y más. Comienza cuando un cliente potencial da un paso concreto:se proporciona un presupuesto. Y sigue cada paso del proceso a medida que el cliente realiza una compra, los pedidos se llenan, facturas enviadas y facturas pagadas. Y los procesos QTC verdaderamente eficientes terminan examinando cada paso del proceso para identificar cuellos de botella para que su empresa pueda convertir a más clientes, completar los pedidos con prontitud y recibir el pago. El software ERP es un componente clave para analizar cada paso del proceso QTC. Además de mejorar la eficiencia a través de la automatización y otros pasos, puede producir informes detallados sobre el desempeño de los procesos OTC.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el proceso de cotización al cobro?

El proceso de cotización al cobro es cada paso en el recorrido del cliente desde el momento en que se entrega una cotización o propuesta hasta que se realiza una compra y se recibe el pago.

¿Qué es el proceso de cotización a pedido?

Representa las etapas del ciclo de ventas desde que se ofrece una cotización al cliente hasta que la cotización es aceptada y ordenada. La cotización a pedido es parte del proceso de cotización a efectivo.

¿Qué significa CPQ?

CPQ es un acrónimo de configure, precio, cita. Representa una etapa en el proceso de cotización al cobro donde la cotización se personaliza y genera para un cliente.

¿Qué es el proceso de pedido a cobro?

El pedido al cobro es parte del proceso de cotización al cobro. Representa las etapas de venta desde que se realiza el pedido de un cliente hasta que se recibe y procesa un pago.