Definición de la facturación progresiva:ventajas y cómo implementarla

La facturación progresiva es una forma de administrar la facturación en industrias donde los proyectos pueden llevar meses, incluso años, y costar cientos de miles o millones de dólares. Si bien se asocia con mayor frecuencia al sector de la construcción, el concepto de facturación incremental vinculada a los hitos de progreso tiene sentido para varias empresas.

Todavía, si bien es un concepto sencillo, Hay algunos matices en torno a la ejecución que las empresas y los clientes deben conocer.

¿Qué es la facturación progresiva?

La facturación progresiva es un método de facturación que proporciona una cadencia de pago regular a gran escala, proyecto a largo plazo. Las empresas facturan a los clientes en un cronograma predefinido en función de la finalización de los hitos.

El método se utiliza con mayor frecuencia en la construcción.

Conclusiones clave

• La facturación progresiva es un método de facturación estándar para grandes Proyectos a largo plazo que requieren financiación continua para suministros y mano de obra.
• La facturación de progreso mantiene a los propietarios del proyecto, contratistas Generales, subcontratistas y otras partes interesadas en la misma página sobre el alcance, hitos y pago.
• Los cambios de costos y las disputas son dos de los principales desafíos.

Explicación de las facturas de progreso

El contratista y el cliente o prestamista acuerdan contractualmente un conjunto de hitos con porcentajes de pago asociados, y comienza el trabajo. La facturación del progreso se calcula hasta la fecha multiplicando el porcentaje del proyecto completado por el precio total del proyecto.

A medida que cumple hitos, el contratista presenta una factura por el trabajo terminado. Siempre que el cliente esté satisfecho con la calidad del producto, realiza el pago. Luego, el contratista puede financiar la compra de bienes y mano de obra para la siguiente fase de construcción.

Una vez completado satisfactoriamente el proyecto, los clientes firman y realizan el pago final.

¿Qué se incluye en las facturas de progreso?

Las facturas de facturación progresiva requieren algunos elementos que no se encuentran en las facturas típicas para garantizar que los pagos sean precisos.

Monto total del proyecto: Esto es lo que se estima que costará el proyecto una vez finalizado. Puede haber incentivos incorporados, por ejemplo, si el contratista completa el trabajo antes de tiempo o por debajo del presupuesto.

Total pagado hasta la fecha: El total pagado hasta la fecha es cuánto ha pagado el cliente hasta ahora en el proyecto.

Porcentaje de finalización del proyecto: El porcentaje de finalización del proyecto es cuánto del proyecto está completo y se factura.

Cambios aprobados y posterior precio ajustado: Incluye cualquier orden de cambio aprobada que afecte el costo del proyecto, junto con la diferencia de precio.

Balance restante: El saldo restante es la cantidad que el cliente aún debe en el proyecto. Incluye el saldo de la factura actual, el saldo del trabajo restante y las facturas pendientes y vencidas.

¿Quién usa la facturación progresiva?

La facturación de progreso es útil para cualquier proyecto que haya definido etapas e hitos hacia su finalización. Sin embargo, el flujo de caja constante y la compatibilidad con proyectos a largo plazo lo convierten en un elemento básico en algunas industrias.

¿Qué industrias utilizan la facturación progresiva?

La construcción es la industria más común en utilizar la facturación progresiva. Carpinteros albañiles electricistas, pintores, los plomeros y techadores, así como los contratistas generales que emplean a estos especialistas, comúnmente emplean la facturación incremental para mantenerse al día con los costos continuos de nómina y materiales a lo largo de los proyectos de construcción.

Empresas en la integración tecnológica, Las industrias aeronáutica y de defensa también utilizan la facturación progresiva. Los proyectos en estas industrias tienden a tener muchas partes móviles complicadas, y pueden tardar años en completarse. El uso del cronograma de valores simplifica el proceso de facturación al tiempo que garantiza que cada tarea del proyecto tenga responsabilidad financiera.

¿Cómo afecta la retención a la facturación progresiva?

La retención es la pequeña cantidad, típicamente del 5% al ​​10% del monto del pago de cada pago anticipado que los clientes mantienen en reserva como "seguro" de algún tipo contra un contratista que no termina el trabajo. Una vez que se completa el trabajo, el propietario del proyecto hace el pago final por el trabajo realizado y los montos retenidos.

Dado que se debe pero no se paga hasta el final del proyecto, Los contratistas deben tener en cuenta esta cantidad al determinar los programas de pago para asegurarse de que el porcentaje de retención no obstaculice la compra de suministros o el pago de los trabajadores.

Beneficios de facturación progresiva

La simplicidad y la transparencia se encuentran entre los beneficios más importantes que la facturación progresiva proporciona tanto a los proveedores como a los clientes. Sin embargo, hay algún proveedor-, ventajas específicas de la industria y del cliente para mejorar la facturación.

Ventajas del vendedor

Pagado sobre la marcha: Recibir pagos en incrementos definidos simplifica la gestión financiera para los contratistas, permitiéndoles presupuestar los gastos y asegurarse de que tienen fondos suficientes para cubrir los materiales, trabajadores y subcontratistas.

Mantiene la deuda baja: Los contratistas reciben una afluencia constante de fondos durante todo el proyecto, por lo que hay menos necesidad de endeudarse para pagar los materiales y la mano de obra. Este factor es esencial porque los pagos de intereses afectan el resultado final.

Los problemas de pago son más fáciles de identificar: Los proveedores pueden rastrear cuándo deben ingresar los pagos y sus montos. Eso ayuda a evitar pagos perdidos o incorrectos y facilita la búsqueda y reparación de discrepancias.

Puede dejar de trabajar si no se le paga: Recibir el pago a medida que avanza el trabajo también significa que los contratistas evitan el riesgo de hacer un trabajo completo y no recibir el pago. Eso motiva al cliente a realizar pagos regulares para garantizar la finalización oportuna del proyecto.

Ventajas para el cliente

Riesgo bajo: La facturación progresiva reduce el riesgo de que los propietarios de proyectos realicen trabajos de mala calidad o que los contratistas dejen los proyectos incompletos. El contratista no recibirá ningún pago por el trabajo que no se haya realizado según las especificaciones.

Sin pago por adelantado: Los clientes no tienen que pagar una cantidad significativa por adelantado. En lugar de, pagan un depósito para comenzar a trabajar y luego desembolsan los fondos a medida que avanza el proyecto.

Trabajo más rápido: Los contratistas tienen un incentivo para completar los proyectos con prontitud para garantizar un pago rápido y, potencialmente, incentivos. Sin embargo, La facturación progresiva también desalienta las prisas que conducen a un trabajo insatisfactorio porque el contratista no recibe el pago hasta que el cliente considera que el trabajo es aceptable.

Ventajas de la industria

La facturación progresiva tiene ventajas particulares sobre otros tipos de facturación en la construcción, industrias de tecnología y aeroespacial / de defensa.

Seguimiento de costos: Estos proyectos suelen ser complejos, largos y dependen de las tareas realizadas por múltiples subcontratistas e individuos. La facturación progresiva ayuda a las empresas de estas industrias a realizar un seguimiento de las horas trabajadas por sus trabajadores y subcontratistas con mayor precisión, asegurándose de que su salario sea exacto.

Distribución de costos: La facturación progresiva también es útil en estas industrias para distribuir el costo de materiales costosos, equipos o tareas para que el cliente o el prestamista hipotecario no incurra en todos estos costos a la vez. Este puede ser un punto de venta útil al realizar ofertas por contratos.

Desafíos de facturación progresiva

La facturación progresiva es un método de facturación excelente en muchas situaciones, pero tiene desventajas para los proveedores, clientes y la industria.

Desafíos de los proveedores

Hora de configurar el proyecto: Preparación de contratos, como el calendario de pagos y los hitos, puede ser una pérdida de tiempo enorme, ya que tienen que tener en cuenta muchos detalles minuciosos. También puede llevar un tiempo negociar precios, hitos, retención y otros términos del contrato.

Varias facturas: Los contratistas deben facturar al cliente varias veces a lo largo del proyecto. Este proceso está un poco más involucrado con la facturación progresiva, requiriendo tiempo y recursos administrativos adicionales.

Disputas: La sobrefacturación es una de las fuentes de conflicto más frecuentes, pero los clientes y los contratistas también suelen estar en desacuerdo sobre cómo valorar los hitos antes de que comience el proyecto y cuánto del trabajo se completa realmente en los intervalos de facturación. Definir claramente las etapas y los hitos del proyecto en el contrato, mientras consume mucho tiempo, puede ayudar a las empresas a evitar disputas como esta.

Desafíos del cliente

Costo demasiado alto: Los clientes se arriesgan a pagar si no pueden evaluar personalmente la progresión del proyecto. Clientes, o un experto de sus prestamistas hipotecarios si corresponde, debe monitorear el trabajo en el sitio siempre que sea posible y solicitar prueba de finalización para cada hito para reducir los riesgos de sobrefacturación.

Desafíos de la industria

Las industrias que más a menudo usan el progreso tienden a estar fuertemente reguladas y deben adherirse a los estándares gubernamentales y de la industria y están sujetas a inspecciones y zonificación local. Los contratistas deben incorporar estas realidades en el contrato, tareas del proyecto y actividades de facturación, complicando aún más el proceso de facturación progresiva.

Los clientes deben basar los pagos en los inspectores de construcción locales y las juntas de planificación que firman en varias etapas.

Cómo implementar la facturación progresiva

Hay ocho pasos esenciales para implementar con éxito un proyecto basado en facturación progresiva:

1. Desarrolle un cronograma de valores: El programa de valores describe las tareas del proyecto y sus costos correspondientes. En la industria de la construcción, este desglose es de acuerdo con las 50 divisiones de la parte de construcción de la guía MasterFormat desarrollada por el Instituto de Especificaciones de Construcción (CSI), con el contratista y el cliente acordando un valor estimado para cada unidad de división.

   Un cronograma de valores proporciona a los proveedores y clientes una forma estándar de organizar las tareas y etapas del proyecto. También facilita que los contratistas y los clientes se pongan de acuerdo sobre el alcance del proyecto, hitos específicos del proyecto y condiciones de pago.

   Los contratistas y los clientes también pueden comparar los costos estimados de las tareas con sus costos reales. Pueden hacer esto en cada iteración de pago o al final del proyecto. Un cronograma de valores es un buen árbitro para determinar si el proyecto se superó o no se cumplió con el presupuesto.

2. Determine el calendario de pagos: La frecuencia de los pagos es otro aspecto importante de la facturación progresiva. El contrato debe delinear los hitos del proyecto que desencadenan los pagos, el porcentaje de cada hito y el monto de cada pago de progreso.

3. Redacta el contrato: El contratista y el cliente ahora pueden elaborar un acuerdo que detalle el alcance del proyecto, hitos y precio. Estos aspectos deben estar bien pensados ​​y ser precisos, ya que forman la base del acuerdo.

4. Comience el proyecto: El contratista realiza el trabajo especificado dentro del plazo acordado para cumplir con los hitos establecidos en el contrato.

5. Envíe una factura: Una vez que el contratista alcanza un hito, aplican las tareas completadas como un porcentaje del proyecto y emiten una factura por la parte de su trabajo completado.

6. Opinión del cliente: El cliente o prestamista revisa la factura para verificar su exactitud. También se aseguran de que el trabajo facturado cumpla con las expectativas.

7. Pago de la factura: El cliente envía el pago menos las cantidades retenidas. Eso debe ocurrir antes de la fecha de vencimiento de la factura para evitar la interrupción del trabajo por falta de pago.

8. Termina el proyecto: Una vez que el proyecto esté completo, el contratista presenta la factura final. El cliente hace una revisión final del trabajo y envía el último pago, incluidas las cantidades retenidas.

Manejo de cambios de costos en facturas de progreso

La duración y la complejidad de los proyectos típicos de facturación progresiva los hacen propensos a cambios en los costos. Las razones más comunes para realizar cambios que generan costos adicionales son:

• Fluctuaciones en los precios de los materiales y la mano de obra
• Solicitudes de nuevos clientes y órdenes de cambio
• Errores de construcción o diseño
• Daño, robo u otra pérdida
• Desafíos regulatorios imprevistos, como las demandas de los inspectores locales

Evitar errores costosos implica asegurarse de que el contrato estipule los criterios para realizar solicitudes de cambio, el alcance de los ajustes permitidos y cómo manejar los cambios en el contexto de la factura progresiva. Típicamente, el cliente debe firmar un formulario detallando los cambios y aceptando los costos antes de que el contratista proceda.

También es útil para los contratistas agregar amortiguadores en su programa de estimaciones de valores para los gastos que probablemente fluctúen a lo largo del proyecto para aliviar cierta incertidumbre financiera.

Ejemplos de facturación progresiva

Así es como funciona una factura de progreso en la práctica:

Una empresa se acerca a un contratista para construir una nueva ubicación de oficina. El cliente y el contratista discuten el plan de diseño y construcción, y el contratista luego desarrolla un cronograma de valores para el trabajo. Ambas partes se unen para acordar los precios, hitos y otros términos contractuales, y comienza el trabajo.

En el primer hito, sentando las bases, el contratista envía una factura detallando cada programa de artículo de valor para esa etapa. Eso incluye:

• Precios de mano de obra y materiales
• El monto facturado anteriormente
• La cantidad facturada actualmente
• El porcentaje de finalización
• El monto del pago restante
• Cantidades retenidas para cada artículo

Una vez que el cliente o el prestamista hipotecario revisa la factura y verifica que el trabajo facturado está completo, envía el pago y aparta los fondos retenidos.

Para proyectos que se extienden por un año o más, una factura gráfica que muestre el progreso de varios aspectos del proyecto puede proporcionar más contexto para los precios y los hitos.

Este ejemplo les da a las empresas una mejor idea de cómo se ve una factura de facturación progresiva. Sin embargo, Es importante tener en cuenta que cualquier plantilla o muestra debe adaptarse a las necesidades de una empresa individual para garantizar que aborde las circunstancias exactas del proyecto.

Administre la facturación progresiva con software de contabilidad

La facturación progresiva es un concepto razonablemente simple, pero aún es posible que tanto los contratistas como los propietarios de proyectos cometan errores en los porcentajes, pagos u otros detalles importantes. La entrada manual de información dentro del software y en las facturas es una de las principales fuentes de errores de cálculo. cifras inexactas, información desactualizada y otros errores.

Una solución ERP moderna analiza automáticamente el progreso de los contratos de facturación y los datos contables, operaciones y otras áreas comerciales para completar los documentos y facturas apropiados. El sistema realiza un seguimiento del progreso del proyecto, cronogramas de pago e incluso montos retenidos. Las facturas se envían automáticamente como etapas marcadas como completas. De esta manera, los contratistas pueden evitar la facturación insuficiente y excesiva y los clientes pueden estar seguros de que están pagando la cantidad correcta en cada iteración de facturación.

Al buscar un sistema que ayude con la contratación, busque capacidades analíticas sofisticadas que puedan resaltar oportunidades de ahorro de tiempo y costos con informes y gráficos personalizables que brinden desgloses detallados de costos, porcentajes de finalización del proyecto y otros conocimientos valiosos. Busque también un sistema de gestión financiera que pueda simplificar el proceso de facturación progresiva y optimizar las operaciones.

Claramente, la contabilidad de la construcción tiene algunos matices, incluyendo no solo el progreso de la facturación, sino también la necesidad de realizar un seguimiento de varios trabajos que se ejecutan al mismo tiempo y administrar métodos especializados para el reconocimiento de ingresos y la presentación de informes fiscales en proyectos que pueden durar meses o años. Recibir pagos regulares puede ayudar a financiar la experiencia financiera necesaria para mantener los libros en orden.

Preguntas frecuentes sobre la facturación progresiva

¿Qué es una factura progresiva?

Con facturación progresiva, un proveedor envía facturas fraccionarias a medida que completan el trabajo. Estas facturas progresivas son la forma en que un contratista solicita un pago iterativo en un proyecto de trabajo. Las facturas progresivas se envían en un cronograma acordado dictado por la finalización de hitos específicos.

¿Qué es un pago a cuenta en la construcción?

En construcción, los contratistas proporcionan pagos por progreso a medida que completan las etapas de un proyecto. Por ejemplo, un contratista general que trabaje en un nuevo proyecto de parque de oficinas puede emitir una factura de pago progresivo una vez que viertan los cimientos, después de enmarcar, después de instalar la infraestructura eléctrica y de plomería, etc.

¿Qué es la facturación progresiva en contabilidad?

Para los equipos de contabilidad de un constructor, La facturación progresiva es una herramienta para generar ingresos durante proyectos extendidos, de modo que los libros no se vuelvan desequilibrados como gastos. como materiales y mano de obra, se incurre. Sin facturación progresiva, no habría ingresos compensatorios hasta que se cierre el proyecto. Eso dificulta significativamente el flujo de caja, y muchos contratistas no pueden darse el lujo de esperar meses, o años en proyectos importantes, para recuperar los costos.

Para el equipo de contabilidad de un cliente, La facturación progresiva significa que no tienen que pagar una gran cantidad por adelantado. Eso ayuda con el flujo de caja. Y, ofrece protección contra un contratista que no logra completar los hitos o proporcionar los niveles de calidad esperados, ya que los pagos progresivos pueden retenerse.

¿La facturación progresiva es un activo?

Los contratistas consideran los montos de facturación progresiva como "contraactivos" en el sentido de que compensan una entrada correspondiente en la cuenta de construcción en curso (CIP). Generalmente, los costos y los pagos progresivos se agregan a las pérdidas y ganancias en un período de tiempo establecido, generalmente trimestral.