Cómo se utiliza la inteligencia empresarial en la contabilidad en la actualidad

Un equipo de contabilidad que se basa en datos y es proactivo puede ser francamente transformador. Y los directores financieros lo entienden:la encuesta de Brainyard de invierno de 2021 a unos 150 líderes financieros y empresariales de una variedad de industrias muestra una estabilidad constante, demanda sostenida de un uso más eficaz de los datos, si identificar áreas de ahorro, evaluar oportunidades de inversión o entregar mejores informes e indicadores clave de rendimiento (KPI).

Los profesionales de la contabilidad que aprovechan la inteligencia empresarial (BI) no solo disfrutan de una mayor productividad y precisión. Obtienen los conocimientos necesarios para tomar decisiones más informadas y están en mejores condiciones de contribuir al éxito al proporcionar los datos correctos en el momento adecuado a las personas adecuadas. ya sean partes interesadas internas o clientes.

¿Qué es la inteligencia empresarial?

La inteligencia empresarial es una práctica impulsada por la tecnología de analizar datos mediante el desarrollo de indicadores clave de rendimiento (KPI) y el seguimiento del rendimiento para informar la toma de decisiones. BI proporciona histórico, Vistas actuales y predictivas de las operaciones comerciales de forma fácil de entender, interactivo, visualizaciones de datos. Las organizaciones utilizan software de inteligencia empresarial para analizar datos e informar las métricas de rendimiento, como financiero, Ventas, KPI de marketing u operaciones. Con BI, las empresas pueden seguir de cerca las finanzas, optimizar sus cadenas de suministro y tomar mejores decisiones en todo, desde marketing hasta fusiones y adquisiciones.

La funcionalidad de BI se centra en Paneles de control personalizables que permiten informes y análisis en tiempo real basados ​​en una base de datos central. Los tomadores de decisiones pueden identificar excepciones, tendencias y oportunidades y profundice en cualquier métrica o transacción subyacente para obtener más detalles.

Los sistemas de inteligencia empresarial permiten que toda la organización tome mejores decisiones mediante el análisis de grandes volúmenes de datos de todas las líneas de negocio. Busque un sistema escalable que permita el acceso móvil desde cualquier lugar donde trabajen las personas y que proporcione una variedad de conectores e integraciones para sus aplicaciones, de modo que pueda obtener todos los datos necesarios para analizar los KPI que su organización considera importantes.

¿Por qué la inteligencia empresarial es vital en la contabilidad?

El software de gestión financiera habilitado para BI hace que los profesionales de la contabilidad sean más productivos y minimiza los errores al automatizar la recopilación y el análisis de datos. Una vez que los directores financieros determinan qué KPI son importantes, BI mantiene esas métricas actualizadas y disponibles en los paneles de control.

Por ejemplo, un panel de flujo de efectivo podría mostrar de un vistazo su ciclo actual de conversión de efectivo, ratios rápidos y actuales, días de ventas pendientes, Rotación de cuentas por pagar y cuentas por cobrar y otros KPI en comparación con períodos históricos. Y el tablero proporcionaría actualizaciones continuas.

Los equipos de contabilidad que no recopilan manualmente estos datos pueden dedicar tiempo a interpretarlos y compartir información con sus colegas de negocios.

¿La inteligencia empresarial se relaciona con la contabilidad? ¿Cómo?

La contabilidad eficiente es fundamental para el éxito de una empresa, y la inteligencia empresarial pueden ayudar a promover el éxito contable. Veamos un ejemplo de cómo podemos trazar una línea recta desde el uso de BI por parte de un equipo de contabilidad hasta una ganancia empresarial.

Si es un minorista que vende productos y no tiene un artículo popular, los clientes harán clic en el sitio de un competidor, por lo que tener el nivel adecuado de inventario es fundamental para los minoristas. La tasa de desabastecimiento es un KPI que ayuda con el análisis de inventario:mide la frecuencia con la que un artículo que solicita un cliente no está disponible.

Tomemos como ejemplo al minorista de artículos deportivos ficticio VolleyTech. El inicio de la temporada de fútbol de primavera trae demanda de tacos, y los comerciantes de VolleyTech saben que el calzado de un fabricante británico se agota rápidamente cada año, lo que lleva a clientes decepcionados. Empujan para pedir pares adicionales en los tamaños más populares, pero el liderazgo se resiste.

Pensando en por qué el minorista no quería pedir lo suficiente para evitar el desabastecimiento, un factor podría ser la incertidumbre sobre el flujo de caja. VolleyTech tiene dificultades para proyectar ingresos, por lo que elige correr apretado, estrategia de pedidos justo a tiempo que acepta que algunos artículos se agoten para ahorrar costos, como almacenamiento, tarifas de envío e importación. Más, ese fabricante, Ropa de fútbol del Reino Unido, sabe que sus tacos son populares, por lo que puede exigir pagos iniciales en pedidos de minoristas más pequeños como VolleyTech. Eso inmoviliza los fondos que podrían ser necesarios para las operaciones o la nómina.

Con inteligencia empresarial, Los contadores de VolleyTech pueden realizar análisis y previsiones de flujo de caja en profundidad. El equipo puede recibir insumos, como los gastos operativos y de capital esperados, datos históricos de ventas y tasas de desabastecimiento, saldos proyectados de cuentas por cobrar y por pagar, e incluso extraer fuentes de datos externas, como los pronósticos meteorológicos a largo plazo para los meses de primera compra de tacos en los lugares donde VolleyTech tiene tiendas. Con esa información, la empresa puede encontrar que puede invertir más en inventario. Eso mantiene contentos a los clientes y puede ganarle un estatus de socio más favorecido con U.K. FootballWear.

¿Puedo usar tácticas de BI en contabilidad?

El uso táctico de BI en contabilidad elevará el estatus del equipo como asesores estratégicos confiables, como muestra el ejemplo anterior. Las herramientas de inteligencia empresarial también brindan a los contadores, incluidos los profesionales contables subcontratados, la capacidad de cuantificar su propio valor dentro de la empresa o para los clientes.

Piense en los KPI que utilizan los líderes para evaluar la eficacia de sus departamentos de contabilidad. Por ejemplo, un buen DSO, o días de ventas pendientes, El índice muestra que los contadores están cobrando efectivamente los fondos adeudados por los clientes. Pero profundiza y verá que los cobros rápidos se basan en negociar eficazmente las condiciones de pago, y en el grupo de cuentas por cobrar administrando estrictamente el crédito otorgado a los clientes y cobrando las deudas pendientes con pocas cancelaciones.

Los paneles de inteligencia empresarial ayudan a los contadores a mejorar los índices de DSO al, por ejemplo, configurar alertas para señalar a los clientes que están pagando más lentamente y, por lo tanto, es posible que ya no sean solventes.

BI significa menos errores y documentación más completa, lo que mejora el desempeño de la auditoría. Permite a los contables explicar conceptos financieros complejos a los usuarios comerciales mediante la generación de gráficos y visualizaciones fáciles de leer. y permite que los equipos de contabilidad trabajen de forma más eficiente al automatizar las tareas manuales.

¿Táctico? Claro, pero en resumen, una ventaja estratégica.

Cómo utilizar BI para influir y mejorar la contabilidad

El uso exitoso de BI para influir y mejorar la función de contabilidad se trata de la rapidez con la que un usuario final puede acceder a los datos y convertirlos en conocimientos o conocimientos que permitan una mayor precisión, toma de decisiones oportuna que conduce a una mayor rentabilidad y éxito empresarial.

Al evaluar su programa, Pregunte:¿Cómo se utilizan realmente las capacidades de inteligencia empresarial? ¿Tenemos cuadros de mando y datos que promueven nuestros objetivos contables y la visión a largo plazo y la estrategia general de la organización?

Mire también estas siete áreas.

Mejorar los conocimientos

Las plataformas de inteligencia empresarial permiten a los equipos de contabilidad reunir datos dispares y comunicar conocimientos de una manera que puede ofrecer un "momento ajá".

Tome nuestro minorista de artículos deportivos. El análisis minorista impulsado por BI puede utilizar datos de comportamiento de compra y tendencias minoristas para mostrar que los jugadores de fútbol más jóvenes están interesados ​​en competir durante todo el año. y que están surgiendo ligas de fútbol sala en algunos estados del norte donde opera VolleyTech. Los tacos no son apropiados para interiores, por lo que los comerciantes pueden moverse rápidamente para obtener zapatos asequibles en tamaños y diseños adecuados para los grupos demográficos más interesados ​​en jugar durante todo el año. El uso de software de BI para analizar datos de inventario ayudará a VolleyTech a crear un proceso de compra y distribución para llevar este stock a geografías con instalaciones y ligas interiores.

Mejorar los procesos contables

BI mejora los procesos contables de formas obvias:agregando datos, crear cuadros de mando de forma más eficiente, mejor planificación y presupuestación, y en áreas menos evidentes.

Por ejemplo, la encuesta de Brainyard mostró que los líderes empresariales están preocupados por los efectos de las interrupciones de la cadena de suministro, efectos persistentes de la pandemia y escasez de talento.

Los equipos de contabilidad que utilizan BI en sus procesos pueden ayudar a abordar todos estos:

• Mejor visibilidad de cadenas de suministro complejas se traduce en menos interrupciones, y BI tiene que ver con la visibilidad. Por ejemplo, las empresas están considerando la posibilidad de onshoring y localizar sus cadenas de suministro. Esto es caro, aunque. ¿Cuánto más puede gastar en materias primas y seguir siendo rentable? ¿Qué efectos tienen los tipos de cambio y el envío en los costes?
• Los equipos de contabilidad pueden extraer fuentes de datos externas para mejorar los pronósticos e informar las decisiones financieras a medida que la economía se recupera. Por ejemplo, el sitio data.gov del gobierno de EE. UU. ofrece acceso gratuito a más de 218, 000 conjuntos de datos, incluyendo una serie de conjuntos de datos COVID-19, muchos de los cuales se pueden integrar con paneles de BI.
• Abordar la escasez de talento Es más fácil cuando las empresas pueden contratar sin preocuparse por la proximidad a una oficina física. Con herramientas de BI, la contabilidad puede desglosar los datos relevantes para que todos los equipos departamentales puedan trabajar en sus presupuestos de personal y colaborar de forma remota utilizando una base de datos central. Esto no solo mejora la comunicación entre la contabilidad y los gerentes de contratación, sino que también puede mejorar el proceso de contratación.

Visualización de datos contables

La visualización de datos contables es el proceso de presentar información financiera de forma dinámica, forma gráfica. Las visualizaciones de datos efectivas ayudan a los tomadores de decisiones a consumir mucha información, a veces compleja, de una manera que se considera intuitiva y holística.

Existen beneficios obvios para la capacidad de visualizar datos, incluyendo esas ideas del "momento ajá" que hemos discutido. Pero una ventaja que a menudo se pasa por alto es que si hace que el consumo de datos sea agradable, los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas pertinentes pedirán a la contabilidad que les ayude a utilizar los paneles de control con más frecuencia. Eso puede impulsar inversiones en nuevas fuentes de datos y sistemas financieros con BI integrado.

Mejorar la productividad

Una recompensa clave de los mayores beneficios de productividad de las capacidades de inteligencia empresarial en el software de contabilidad es poder escalar sin necesidad de agregar personal.

Primero, los tipos y el volumen de datos y las solicitudes de análisis e informes tienden a crecer junto con la organización. Con software de contabilidad compatible con BI, Se pueden agregar fácilmente nuevas fuentes de datos a los paneles de control. Y, la contabilidad puede configurar cuadros de mando personalizados y generar análisis automáticamente, minimizando el esfuerzo manual.

Y por supuesto, la inteligencia empresarial permite automatizar muchos procesos financieros. Supongamos que el departamento de contabilidad tarda días en preparar informes financieros mensuales cuando se utilizan herramientas tradicionales como hojas de cálculo. Con software compatible con BI, Los cuadros y gráficos se pueden exportar para reducir la cantidad de tiempo necesario para preparar informes financieros.

Toma de decisiones basada en datos

Los profesionales de la contabilidad son campeones de datos natos. Digamos que un gerente de mercadería de VolleyTech tiene el presentimiento de que los clientes gastarían más en una línea de balones de fútbol certificados como comercio justo. Marketing está de acuerdo y cree que agregar esta línea sería una oportunidad de venta.

¿Cómo podría la contabilidad ayudar a cuantificar esa corazonada?

Las tácticas para aplicar la toma de decisiones basada en datos a los supuestos incluyen la aplicación de métricas de contabilidad de costos de inventario a las bolas de comercio justo más caras, ayudar a calcular el precio de costo más para estimar un punto de precio de venta y compararlo con las bolas de mayor precio actualmente en existencia. Todos estos puntos de datos pueden ayudar a los comerciantes a determinar si algún producto nuevo tiene sentido financieramente.

Análisis de ingresos y productos mejorado

Con BI, El departamento de finanzas puede recopilar datos de diversas fuentes en cuadros de mando personalizados para permitir un análisis en profundidad que generará formas de mejorar los productos y aumentar los ingresos.

Por ejemplo, digamos que los líderes empresariales deben averiguar qué hay detrás de una reducción de los ingresos. Profundizando en datos relevantes, pueden identificar cualquier departamento específico, oficinas o regiones con bajo rendimiento. O, puede haber otros factores, como los nuevos representantes de ventas que pueden no tener la capacitación suficiente para desempeñarse, o una actualización de producto que redujo temporalmente los ingresos.

Un área en la que centrarse podría ser el total de ingresos por ventas.

Los ingresos por ventas se reconocen en el estado de resultados del mes en que se entregó o cumplió el producto o servicio, de acuerdo con las reglas GAAP para el reconocimiento de ingresos. Por ejemplo, dicen que una ubicación de VolleyTech decide ofrecer clases de porteros en persona. Inscribe a 40 estudiantes en junio, cada uno paga $ 50 por sesión, y recaudó $ 2, 500 en recibos. Pero celebró solo 20 de esas sesiones en junio. Puede reconocer ingresos solo para esos 20 estudiantes, obteniendo ingresos por ventas reconocidos por $ 1 de junio, 250. El $ 1 restante, 250 de las sesiones reservadas para julio se registran en ingresos diferidos. Dado que, ¿Tiene sentido agregar otro instructor para duplicar el número de clases disponibles en un mes determinado? BI puede ayudar a modelar la adición de otro instructor por mes para determinar si tiene sentido financiero o no.

Análisis de KPI mejorado

Indicadores clave de rendimiento, o KPI, son métricas que están estrechamente vinculadas a los objetivos estratégicos del negocio. Los líderes deben identificar sus métricas clave desde el principio y revisar la lista de KPI periódicamente en función de los cambios en el mercado. condiciones económicas o el propio negocio.

Una vez que se establece una lista, las empresas deben ponerse de acuerdo sobre qué cifras representan el éxito y señalar tiempos difíciles por delante.

Por ejemplo, Es posible que nuestro fabricante de tacos del Reino Unido reciba menos pedidos de países de la UE como resultado del Brexit. Si su software de finanzas y contabilidad tuviera BI integrado, la empresa podría haber identificado clientes en riesgo y haber trabajado con su FP&A (equipo de análisis y planificación financiera) para ejecutar escenarios sobre cómo aún podría cumplir con sus objetivos de ingresos, como ofrecer un descuento para aumentar sus exportaciones a los distribuidores de EE. UU.

Mejore su inteligencia empresarial con NetSuite ERP

Adoptando software con BI integrado, como NetSuite Business Intelligence, puede ofrecer una mayor transparencia en el desempeño de la empresa en todos los departamentos. Los beneficios de un sistema unificado que viene con un ERP incluyen un almacén de datos centralizado y una vista única de los clientes, inventario y finanzas en múltiples unidades de negocio, ubicaciones y filiales.

Busque la capacidad de personalizar paneles y brindar acceso a una variedad de partes interesadas a través del navegador web, incluso en dispositivos móviles. Los equipos de contabilidad ocupados deben buscar capacidades de autoservicio para que los jefes de departamento puedan generar análisis por sí mismos y obtener los datos que necesiten para tomar decisiones.

La inteligencia empresarial es el complemento perfecto para los profesionales de la contabilidad basada en datos. Ayuda a eliminar las conjeturas u opiniones del proceso de toma de decisiones al proporcionar información en tiempo real, resultados fácticos en comparación con los objetivos comerciales. Cuando estos resultados se comparten en toda la empresa, las decisiones se pueden tomar más rápido. El equipo de contabilidad no solo se convierte en un socio comercial de confianza, sino que también tiene la información para mejorar los procesos y el rendimiento comerciales.