Contratos de precio fijo:la guía de expertos definitiva

Los contratos que una empresa firma con sus clientes pueden marcar la diferencia entre ganar o perder dinero, ya que los términos del contrato regirán el alcance del proyecto y cuánto se pagará a la empresa por completarlo. Si bien muchos contratos se negocian individualmente y, por lo tanto, son únicos, la mayoría se puede agrupar en varias categorías:contratos de precio fijo, contratos de costo-plus y variaciones de estos.

¿Cuál es la ventaja de un contrato de precio fijo? Los contratos de precio fijo ofrecen tanto al comprador como al vendedor una idea clara del precio. También tienden a ser bastante sencillos de administrar.

¿Qué es un contrato de precio fijo?

Contratos de precio fijo, también conocidos como contratos de precio firme o de suma global, son acuerdos en los que las dos partes establecen los bienes o servicios que una parte proporcionará y establecen el precio que la otra pagará por ellos. En algunas formas, son similares a los precios de los productos en el supermercado. La cantidad indicada en una barra de pan es el precio que paga el consumidor, con la adición de impuestos en muchos casos.

Los contratos de precio fijo tienden a ser más adecuados cuando el alcance de un proyecto se puede determinar claramente por adelantado, y los costos de los materiales y la mano de obra necesarios para cumplir con los términos del contrato pueden estimarse con una certeza razonable. La cantidad pagada al vendedor no aumentará, incluso si se requieren más materiales o tiempo del estimado inicialmente.

¿Qué es un ejemplo de contrato de precio fijo? Una versión simplificada de un contrato de precio fijo podría verse así:

Proyecto:Desarrollar logo para Tree Lovers Orchard

Proveedor:JDK Creative

Fecha de vencimiento:dos semanas (vencimiento el 1 de marzo)

Precio:$ 2, 000

Aviso, el contrato no analiza los pasos que tomará JDK Creative para desarrollar el logotipo. Eso es porque no importa cuántos pasos se necesiten, el precio sigue siendo $ 2, 000.

Sin embargo, a menudo no son tan simples. Por lo general, hay otras secciones como la responsabilidad, condiciones de terminación de contratos, entrega, condiciones de pago, etc. Por ejemplo, pueden incluir sanciones por terminación tardía y beneficios por terminación anticipada; las empresas de construcción a menudo usan términos como estos para ayudar a garantizar que el proyecto se complete dentro del alcance y a tiempo.

La principal ventaja de los contratos de precio fijo es la certeza en términos de contabilidad. Una vez firmado el contrato, todas las partes entienden los productos o servicios que se entregarán o realizarán y la cantidad de dinero que se intercambiará de manos.

Otra consideración al establecer contratos son las condiciones de pago. No solo puede afectar el flujo de caja de su negocio, pero también hay otras cuestiones fiscales y de cumplimiento a tener en cuenta. Por ejemplo, si su empresa sigue la contabilidad de acumulación (o devengo), los ingresos se reconocerán cuando se generen o cuando su empresa lleve a cabo las acciones que le permitan generar ingresos. Esto significa que incluso si el pago se maneja antes de que comience el proyecto o se recibe mucho después de que se completa, los ingresos se reconocerán en el período en que se devengan. Si sigue la contabilidad de caja, este no será el caso. Independientemente de sus procesos, es importante incluir en su contrato cuándo se realizará el pago, y luego planifique en consecuencia.

Contratos de precio fijo frente a costos más costos

Contratos de costo adicional, a veces denominados contratos de reembolso de costos, difieren de los contratos de precio fijo en varios aspectos importantes. Bajo un contrato de costo adicional, el comprador reembolsa al vendedor los costos reales incurridos, más una cantidad adicional para administrar el proyecto y las ganancias, eso es el "más" en "costo-plus".

Los contratos de costo adicional generalmente son los más adecuados cuando es difícil estimar con precisión el alcance del proyecto desde el principio.

Los costos incluidos en un contrato de costo adicional generalmente incluyen la mano de obra y los materiales utilizados directamente en el proyecto y los costos indirectos como el seguro. Si el proyecto requiere más materiales o mano de obra de lo esperado, el precio aumentará en consecuencia. Los contratos de costo adicional ofrecen a los vendedores alguna garantía de ganancias, incluso cuando el alcance del proyecto no se conoce desde el principio.

El monto adicional para la gestión del proyecto y las ganancias se puede calcular como una tarifa fija, por horas o como un porcentaje del costo del proyecto. Para que los contratos de costo adicional funcionen según lo previsto, el vendedor necesita un sistema de contabilidad de proyectos robusto que pueda rastrear con precisión los costos directos e indirectos dedicados a un proyecto.

En un contrato de costo adicional, el comprador asume más riesgos, ya que el costo final del proyecto no se establece al principio. A algunos compradores les puede preocupar que esencialmente le estén entregando al vendedor un cheque en blanco.

Sin embargo, los compradores pueden beneficiarse de los contratos de coste adicional. Por una cosa, ofrecen un nivel de transparencia, ya que el vendedor generalmente debe presentar registros que muestren los costos en los que incurre por mano de obra, materiales y otros artículos. Y como el vendedor sabe que sus costos estarán cubiertos, tienen menos incentivos para tomar atajos.

Los contratos de costo adicional pueden ser más rápidos de implementar. Eso se debe a que no es tan importante que todos los elementos del proyecto se definan de antemano, como es prudente con los contratos de precio fijo.

Es más, En última instancia, un contrato de costo adicional puede costar a los compradores menos que un contrato de precio fijo. ¿La razón? Bajo un contrato de precio fijo, el vendedor normalmente cobra más para cubrir el riesgo que asume.

Para proporcionar cierta certeza en virtud de un contrato de costo adicional, las partes pueden acordar que el total del proyecto final no puede exceder una cierta cantidad.

¿Cuál es la diferencia entre un contrato de precio fijo y un contrato de costo adicional? Con un contrato de precio fijo, el vendedor asume el riesgo de ejecutar el contrato por un precio fijo, incluso si sus costos aumentan. Con un contrato de costo adicional, los proveedores cobran por los costos en los que incurren y una cantidad adicional para cubrir la administración del proyecto y permitir las ganancias. Esto transfiere el riesgo de que el proyecto sea más costoso o requiera más tiempo de lo estimado inicialmente por el vendedor al comprador.

Tipos de contratos de precio fijo

El Reglamento de Adquisiciones Federales de los Estados Unidos (FAR) es el conjunto de leyes que rigen el proceso de adquisiciones del Gobierno Federal de los Estados Unidos. Entre los tipos de contratos que utiliza el gobierno se encuentran los siguientes:

• Contratos firmes de precio fijo: El vendedor en estos contratos debe entregar los productos o servicios como se indica en el contrato y al precio establecido. Estos acuerdos no permiten ningún margen de maniobra. En caso de que los vendedores necesiten invertir más tiempo o dinero de lo previsto, obtendrán menos ganancias de las esperadas. Para proporcionarse un cojín, algunos vendedores cobran precios más altos de lo que harían con contratos de costo adicional y tipos similares de contratos.

  Los contratos firmes de precio fijo tienden a ser los más adecuados para proyectos sencillos en los que los costos se conocen bien de antemano. Un ejemplo sería la entrega de 100 juntas en dos semanas.

• Contratos de incentivos a precio fijo: En esta variante de un contrato de precio fijo, la empresa que proporciona el producto o servicio puede recibir más pago si excede los requisitos del contrato. Esto podría entrar en juego si, por ejemplo, un contratista termina un proyecto de construcción antes de lo previsto.

  En cambio, el incentivo puede ser negativo. Es decir, Se puede imponer una sanción si el vendedor no cumple con los criterios establecidos en el contrato.

• Contratos de precio fijo con ajuste de precio económico: Contratos de precio fijo con ajustes económicos de precio, o FP-EPA, permitir un ajuste al precio acordado si se cumplen ciertos criterios, como cambios en los precios de los materiales y la mano de obra o para tener en cuenta la inflación. Este ajuste reduce el riesgo que asume el vendedor en un contrato de precio fijo puro.

  Para minimizar el riesgo de malentendidos, todas las partes deben identificar explícitamente los criterios bajo los cuales se permite un ajuste. Por ejemplo, algunos FP-EPA utilizan índices disponibles públicamente, como un índice de precios del combustible, para guiar los ajustes.

  Debido a que los FP-EPA permiten ajustes al precio del contrato, a menudo son adecuados para contratos que se extienden por varios años.

• Contratos de costo más tarifa fija (CPFF): Los compradores reembolsan a los vendedores los costos permitidos a una tasa predeterminada. Estos tienden a tener sentido cuando es difícil estimar por adelantado todos los costos necesarios para ejecutar el contrato. Este suele ser el caso cuando un proyecto implica nueva tecnología o investigación.

  Para que los contratos CPFF funcionen según lo previsto, el vendedor necesita un sistema de contabilidad del proyecto que le permita rastrear y segregar el material, mano de obra y otros costos relevantes para el proyecto.

• Contratos de precio techo fijo con redeterminación de precio: Los contratos de precio máximo fijo con redeterminación de precio incluyen un precio máximo, que es el máximo que pagará la empresa. Los contratos con posible redeterminación establecen un precio fijo fijo en el período inicial del contrato, y en un momento determinado durante los períodos subsiguientes están abiertos a ser redeterminados. Se utilizan cuando es posible negociar el precio durante el período inicial del contrato, pero no para etapas futuras.

  Los contratos con redeterminación retrospectiva permiten ajustes de precios una vez finalizado el contrato. Por lo general, se utilizan para contratos de investigación y desarrollo en los que es difícil establecer un precio justo por adelantado.

¿Cuándo deben utilizarse los contratos de precio fijo?

Ningún tipo de contrato es adecuado para cada proyecto, y todos los tipos tienen pros y contras. Los contratos de precio fijo tienden a funcionar mejor cuando el costo del proyecto se puede determinar de antemano con confianza. En general, estos proyectos:

• Son más simples, abarcando un número limitado de productos y / o servicios.
• Incluya productos entregables que sean bien conocidos y quizás repetidos; un ejemplo sería la entrega de diez resmas de papel de computadora cada semana.
• Utilice materiales y mano de obra cuyos precios sean bastante conocidos de antemano.
• Tenga solo incertidumbres de rendimiento limitadas.

Para estar seguro, algunos clientes pueden insistir en un tipo particular de contrato, esencialmente obligando al proveedor a aceptar o perder el negocio. No importa el tipo de contrato, Ambas partes deben comprender todos los matices antes de firmar.

¿Cuándo se debe utilizar un contrato de precio fijo? Los contratos de precio fijo tienden a tener más sentido cuando un proyecto es relativamente simple y los costos de completarlo se pueden estimar con seguridad por adelantado.

Ventajas y desventajas de los contratos de precio fijo

• Ventajas: Los contratos de precio fijo brindan certeza, ya que ambas partes tienen un conocimiento sólido del precio y los productos o servicios que se entregarán. Suelen ser más fáciles de administrar, ya que requieren menos seguimiento de la mano de obra y otros materiales de lo que normalmente es el caso con otros tipos de contratos, como el costo adicional.

  Por supuesto, la empresa que vende el producto o servicio aún querrá rastrear los recursos que está dedicando al proyecto para poder calcular sus ganancias o pérdidas. De hecho, Los contratos de precio fijo brindan al vendedor un incentivo para administrar de cerca los costos y el cronograma para minimizar el riesgo de perder dinero en el trato.

• Desventajas: Si bien los contratos de precio fijo pueden ser más simples de administrar, vienen con riesgos. Más destacado, el vendedor asume el riesgo de que puedan surgir obstáculos imprevistos, requiriendo más tiempo y / o recursos de los que se contabilizaron en los términos acordados. El vendedor aún tendrá que cumplir con los términos del contrato, incluso cuando hacerlo reduce las ganancias presupuestadas. Debido a esto, muchos vendedores establecen un precio más alto que el que podrían pagar con contratos de costo adicional.

Gestión de proyectos de precio fijo

Los siguientes pasos pueden ayudar a los vendedores a gestionar eficazmente un contrato de precio fijo y mitigar el riesgo que asumen:

1. Evalúe si tiene sentido celebrar un contrato de precio fijo con el cliente. ¿Puede estar seguro de su capacidad para cumplir con los términos? ¿Qué tan probable es que el proyecto siga el plan del proyecto? Si el proyecto está bastante establecido, digamos, Prestación de servicios de limpieza una vez a la semana:el riesgo de desviación es bajo. Proyectos menos definidos, como el lanzamiento de una nueva marca de alimentos, son inherentemente más riesgosos.
2. Identificar todas las responsabilidades del comprador y del vendedor. incluyendo el plazo y los productos o servicios que se entregarán.
3. En la medida de lo posible, Identificar todos los pasos y materiales necesarios para completar el proyecto.
4. Estimar, de la forma más precisa y completa posible, los costos de estos pasos y materiales. Esto incluye todos los tipos de mano de obra y materiales necesarios y la cantidad y el costo de cada uno.
5. Estimar costos indirectos, como el tiempo de supervisión de la gestión.
6. Sume todos los costos estimados.
7. Identifica posibles interrupciones. Esto podría incluir un aumento inesperado en los costos de materiales o un retraso en una pieza crítica.
8. Calcule la cantidad que agregará al contrato para cubrir este riesgo. Por lo general, esto requerirá equilibrar el riesgo de obstáculos inesperados con la necesidad de ofrecer un precio competitivo.
9. Describe un proceso para manejar los cambios.
10. Una vez que el proyecto esté en marcha, monitorear el trabajo contra el cronograma y el presupuesto.
11. Programe reuniones periódicas con el cliente para asegurarse de que el proyecto cumpla con las expectativas.

Manejo de cambios en el alcance del trabajo

A medida que los proyectos se ponen en marcha, no es inusual que el alcance o la dirección cambien. Si bien esto puede ser normal, también puede interrumpir el cronograma y el presupuesto acordados y reducir las ganancias planificadas del vendedor.

Un proceso de orden de cambio ayuda a gestionar los cambios en el alcance del trabajo. Esto debe describir quién puede aprobar los cambios. Generalmente, debe ser alguien a nivel gerencial que pueda identificar el impacto que tendrá el cambio en el proyecto en general.

Antes de aceptar el cambio, identificar el impacto en el cronograma y el presupuesto. Trabaje con el comprador para determinar cómo se reflejará el cambio en el presupuesto y el cronograma.

Enumere el cambio en sí y el impacto en una orden de cambio y haga que todas las partes firmen la orden.

Nota:Evite utilizar las ganancias y / o contingencias incluidas en los términos del contrato inicial para adaptarse a los cambios del proyecto. Estos montos están destinados a manejar obstáculos inesperados que puedan surgir en lugar de cambios en el proyecto en sí.

Gestión de contratos de precio fijo con software de contabilidad

El software de contabilidad adecuado puede ayudar a cualquier empresa a rastrear y administrar mejor su trabajo y gastos en contratos de precio fijo. El software de contabilidad de proyectos lo ayuda con cada paso del proceso, desde la gestión de gastos hasta el reconocimiento de ingresos y facturación automatizada. Al comprender sus costos con software de contabilidad, puede pronosticar mejor los costos y generar cotizaciones para contratos de precio fijo. Adicionalmente, el software le brinda información e informes en tiempo real para que pueda ver el desempeño proyectado en comparación con el desempeño de cada contrato o de su negocio en su conjunto.

Otra herramienta útil con el software de contabilidad de proyectos es lo que a veces se conoce como el proceso de renovación. Esto le ayuda a comprender mejor el estado de las renovaciones, qué ingresos se generan, ventas adicionales y devoluciones de sus contratos. Adicionalmente, Dependiendo de su estructura contable (devengado o de caja), es posible que sea necesario contabilizar el reconocimiento de ingresos de manera diferente y el software de contabilidad lo ayuda a cumplir con las normas y ser exacto.

El tipo de contrato más adecuado variará para cada proyecto, dependiendo de su alcance y riesgo, el grado en que los costos se pueden estimar con seguridad por adelantado y la relación entre las partes. Si bien los vendedores generalmente asumen más riesgos con un contrato de precio fijo, también pueden reducir este riesgo describiendo todos los pasos y materiales necesarios e incluyendo una cantidad de contingencia. No importa qué tipo de contrato rige un proyecto, todas las partes deben tener un manejo sólido de los términos y responsabilidades.