Conceptos básicos de contabilidad en la nube:qué es y razones para usarla

Hace casi 45 años, Los proveedores de tecnología lanzaron el primer software de contabilidad y cambiaron para siempre la forma en que los contables hacen su trabajo. Los sistemas que se ejecutaban en computadoras reemplazaron los libros de contabilidad en papel y las herramientas básicas que ayudaban a los contables a calcular los números.

A medida que maduraba el software de contabilidad, dio otro gran paso adelante con la invención y el avance de los sistemas de contabilidad basados ​​en la nube. Al igual que cualquier otro software en la nube, Estas soluciones dieron a las empresas una flexibilidad revolucionaria al tiempo que reducían los gastos de capital y maximizaban los recursos humanos.

La contabilidad en la nube ofrece claras ventajas sobre los enfoques anteriores de esta función empresarial crítica, lo que explica por qué ha ganado una adopción generalizada.

¿Qué es la contabilidad en la nube?

La contabilidad en la nube se refiere a la realización de tareas contables básicas, como administrar y equilibrar los libros, utilizando software que reside en la nube y que a menudo se entrega en un modelo como servicio. El personal o los contadores externos pueden administrar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, el libro mayor y mucho más dentro de la aplicación. Al igual que otros sistemas basados ​​en la nube, El software de contabilidad en la nube se ejecuta en la plataforma de un proveedor en la nube en lugar de en un disco duro o servidor local. Los usuarios acceden a las herramientas que necesitan a través de Internet, lo que significa que los empleados o contadores externos no necesitan estar en un lugar determinado para comprender el estado financiero de la empresa.

A partir de 2019, casi el 60% de las empresas estadounidenses utilizaban software en la nube para gestionar las finanzas y la contabilidad. Adicionalmente, solo el 22% de las empresas no planea aprovechar la tecnología financiera en la nube en el futuro, unos pocos puntos porcentuales con respecto al año anterior.

Contabilidad en la nube frente a contabilidad local:¿cuál es la diferencia?

Los primeros sistemas de contabilidad estaban disponibles solo en las instalaciones, lo que significa que se ejecutaban en los discos duros de las computadoras del equipo de contabilidad o en un servidor propiedad y mantenido por la empresa. Generalmente, Cualquiera que quisiera acceder al software necesitaba una computadora con el software correcto instalado o estar muy cerca del servidor. Es más, toda la información se almacenó localmente, en lugar de en la nube, lo que significa que era vulnerable a pérdidas o daños.

Si bien el software de contabilidad local ofrecía importantes ventajas sobre los métodos manuales, como libros de contabilidad de papel, estos sistemas no pueden igualar la flexibilidad o escalabilidad del software en la nube. Por ejemplo, la empresa era responsable de actualizar el software, lo que podría ser un ejercicio costoso y lento. Esta es una diferencia clave con los sistemas de software como servicio (SaaS), un tipo popular de software en la nube donde el proveedor de software se encarga de todo el mantenimiento y las actualizaciones y los clientes pagan una tarifa de licencia anual.

Es importante tener en cuenta que SaaS es solo un tipo de software de contabilidad en la nube. Con una solución de contabilidad en la nube SaaS para múltiples inquilinos, varias empresas comparten la misma infraestructura en la nube pública. Las empresas también pueden utilizar la nube privada, lo que significa que tienen servidores dedicados a su instancia de software. También existen modelos híbridos que utilizan tanto la nube pública como la privada. Es importante tener en cuenta que estos modelos de implementación híbrida y de nube privada ponen más responsabilidades en manos de la empresa en lugar del proveedor.

Software en la nube frente a software en las instalaciones

Nube En las instalaciones ¿Dónde se instala el software? El software reside en los centros de datos en la nube del proveedor, que suelen ser muy grandes y bien gestionadas. El software se instala en un servidor que se guarda en el centro de datos de la empresa o en el armario del servidor. ¿Por qué pagamos? El software en la nube generalmente se entrega en un modelo como servicio en el que las empresas pagan mensual o anualmente por lo que usan. Las empresas pagan por el hardware del servidor, software, espacio de armario del centro de datos o del servidor, almacenamiento de datos y experiencia para administrar el sistema. ¿Cómo hacemos una copia de seguridad y protegemos nuestros datos? El propietario del centro de datos en la nube comparte la responsabilidad de realizar copias de seguridad y proteger el software con los clientes y los usuarios finales. La empresa es totalmente responsable de realizar copias de seguridad y proteger el software y los datos. ¿Quién actualiza y mantiene el software? El proveedor de la nube. El departamento de TI de la empresa. ¿Cómo agregamos nuevos usuarios? El software en la nube es escalable; las empresas pagan por lo que usan y pueden agregar nuevos asientos rápidamente. Es posible que la empresa deba comprar nuevo hardware y licencias para atender a usuarios adicionales.

Cómo funciona la contabilidad en la nube

En contabilidad en la nube, contadores, controladores, Los directores financieros y otras partes relevantes reciben credenciales de inicio de sesión para el sistema y acceden a él a través de un navegador web, ya sea en una computadora portátil, teléfono inteligente o tableta. El proveedor también puede ofrecer una aplicación móvil para mejorar la experiencia del usuario en teléfonos y tabletas.

El software suele estar integrado con las cuentas bancarias de la empresa, por lo que todas las transacciones se registran automáticamente en el libro mayor digital correcto. Los usuarios suelen tener un panel de inicio que muestra la información financiera más importante para sus funciones. como efectivo disponible, facturas vencidas en los próximos cinco días o pagos vencidos de los clientes. Todos los números se actualizan inmediatamente a medida que el software recibe nueva información, y los usuarios pueden profundizar en los datos para obtener detalles adicionales.

La contabilidad es uno de los componentes clave de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Una plataforma ERP unifica funciones comerciales esenciales como contabilidad, planificación financiera y presupuestación, gestión de inventario y pedidos, recursos humanos (RRHH), gestión de relaciones con el cliente (CRM) y más en una base de datos central. Esta base de datos conecta módulos diseñados para administrar diferentes aspectos de la organización y, por lo tanto, admite procesos multifuncionales, muchos de los cuales deben vincularse a la contabilidad. Nómina de sueldos, órdenes de compra y el valor del inventario disponible, por ejemplo, todos deben registrarse en el sistema contable a medida que ocurren.

Beneficios del software de contabilidad en la nube

Los principales beneficios que ofrece el software de contabilidad en la nube explican por qué se ha convertido en la herramienta elegida por muchos profesionales de las finanzas en un corto período de tiempo. Estos beneficios también destacan por qué la contabilidad en la nube se está convirtiendo en el estándar.

Automatización: Cuando las cuentas bancarias están conectadas al sistema contable, las transacciones se registran automáticamente, lo que significa que no se requieren entradas de datos que consuman mucho tiempo ni importaciones manuales. Este software también puede automatizar las conciliaciones de cuentas, hacer coincidir los extractos bancarios y las facturas con los libros mayores para ayudarlo a cerrar los libros más rápidamente. Algunas aplicaciones de contabilidad también pueden pagar automáticamente a los proveedores y enviar facturas a los clientes en fechas definidas por el usuario.

Accesibilidad: Como se menciono anteriormente, todo lo que cualquier persona necesita para acceder a una solución de contabilidad en la nube es una conexión a Internet, navegador web y credenciales de inicio de sesión. Pueden acceder a la solución en dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas. Los empleados y otros usuarios no necesitan estar en una computadora determinada o en una ubicación específica para ver información o completar tareas en el sistema. Eso también permite, decir, su contador de una firma de CPA para encontrar fácilmente todos los datos que necesitan y alertar a los líderes sobre cualquier cosa que requiera su atención.

Gastos generales más bajos: Las organizaciones que adoptan la tecnología en la nube a menudo gastan menos que aquellas que administran sus pilas de tecnología internamente. Más del 60% de los ejecutivos de TI dijeron que reducir los costos era su principal preocupación, según la firma de investigación en la nube Datometry. Gran parte de esos ahorros se deben al hecho de que no es necesario comprar hardware ni pagar a un gran personal de TI para administrar el sistema. Evitar las actualizaciones y el mantenimiento que a menudo resultan en grandes facturas del proveedor o de un socio reduce el costo total de propiedad. así como.

Seguridad de datos: Los protocolos de seguridad de los principales proveedores de software en la nube son mucho más amplios de lo que la mayoría de las empresas pueden hacer con los sistemas locales. Los proveedores de la nube hacen copias de seguridad de sus datos en servidores en múltiples ubicaciones, reduciendo el riesgo de que un incendio o un desastre natural pueda comprometer su instancia del sistema y la información. Las personas en su oficina no pueden robar discos duros o dispositivos con información confidencial porque los datos no se almacenan en el dispositivo en sí. Y, no es necesario compartir datos a través de métodos inseguros como memorias USB o correos electrónicos.

Escalabilidad: Las organizaciones pueden aprovechar prácticamente cualquier recurso informático que puedan necesitar con el software en la nube. A medida que la empresa y sus necesidades crecen, pueden agregar espacio en el servidor cuando lo necesiten. No necesitan comprar hardware nuevo ni realizar otros ajustes si requieren funciones adicionales, cualquiera. Esta es otra ventaja clave de subcontratar toda la infraestructura. Las soluciones de contabilidad en la nube se pueden implementar en múltiples ubicaciones o geografías deben ser más rápidas a un costo menor.

Mayor colaboración: El software de contabilidad en la nube facilita la colaboración porque todos los datos son accesibles y visibles para todos los usuarios autorizados. No existe un único guardián de la información, así que si un líder de marketing, por ejemplo, quiere ver las cifras de ventas del último trimestre, sus permisos se pueden cambiar para permitirles hacerlo. La visibilidad fomenta los proyectos interdepartamentales y el trabajo en equipo.

Implementación más rápida: Por lo general, las empresas pueden comenzar a trabajar en una solución en la nube más rápido porque no hay servidores que comprar ni configurar ni equipo de TI para capacitar. Adicionalmente, los principales proveedores han realizado miles de implementaciones y han desarrollado eficientes procesos repetibles que le permitirán cosechar rápidamente los beneficios del nuevo sistema.

Desafíos del software de contabilidad tradicional

Si bien esos beneficios pueden parecer prometedores, tal vez sienta que su antiguo software de contabilidad local todavía está funcionando bien. ¿Qué podría perderse si se aferra a ese sistema?

Costoso, actualizaciones largas: Los sistemas locales son famosos por las frustrantes actualizaciones que se prolongan durante meses (o más) y obligan a los clientes a reinstalar o reprogramar las personalizaciones. Las facturas de estos proyectos, que rara vez salen según lo planeado, tienden a acumularse rápidamente. Es por eso que muchas empresas evitan las actualizaciones, lo que significa que no pueden sacar provecho de las últimas funciones y funcionalidades a las que sus competidores pueden tener acceso.

Prácticas deficientes de seguridad: Hacer una copia de seguridad de todos los datos dentro de su aplicación de contabilidad no es una tarea fácil. Las copias de seguridad pueden ser costosas y laboriosas de configurar, por lo que las empresas suelen completar este proceso con poca frecuencia, si lo hacen todo. Eso significa que está constantemente en riesgo de perder semanas o meses de datos críticos debido a un ataque de ransomware exitoso o un acto de la naturaleza.

Acceso limitado: Con software de contabilidad tradicional, los usuarios a menudo necesitan estar en la red de la empresa o iniciar sesión en una VPN para acceder al sistema, lo que puede limitar dónde y cómo lo usan. No solo es una molestia, pero agrega costos:la empresa tiene que comprar VPN o software similar. Eso puede limitar la capacidad de las partes interesadas clave para ver datos que podrían afectar su estrategia y decisiones.

Fin de la vida útil (EOL): A medida que la contabilidad en la nube se vuelve más estándar, muchos proveedores de software de contabilidad local están terminando el soporte para sus soluciones. Esto representa un riesgo importante porque si está en una solución que llega al final de su vida útil, se ve obligado a pasar a la nube o tomar posesión completa de obsoletos, software local no compatible. Con contabilidad en la nube, el software se actualiza constantemente y es poco probable que se suspenda.

¿Cuándo debe una empresa utilizar la contabilidad en la nube?

Dadas las principales ventajas de la contabilidad en la nube y sus menores costos iniciales, muchas empresas más nuevas adoptan una solución de contabilidad en la nube desde el principio. Incluso los sistemas de contabilidad de nivel de entrada ahora ofrecen versiones en la nube y pueden empujar a los clientes en esa dirección.

Las finanzas y la contabilidad son la base de lo que hacen todas las empresas:necesitan una forma de monitorear las transacciones y evaluar su salud financiera en cualquier momento. Sin prácticas financieras sólidas, una empresa no durará mucho y corre el riesgo de no cumplir con las principales regulaciones financieras y fiscales. Cuando una empresa está comenzando, puede usar hojas de cálculo u otros sistemas manuales para administrar su libro mayor y otras cuentas. Sin embargo, este enfoque es propenso a errores y engorroso y, a menudo, rápidamente resulta insostenible.

Un sistema de contabilidad en la nube aborda todos estos problemas comunes. Hay software disponible para todo, desde empresas unipersonales hasta empresas multinacionales, por lo que es una opción lógica para casi cualquier empresa, en cualquier industria.

6 razones para utilizar el software de contabilidad en la nube

El software de contabilidad en la nube puede permitir mejores prácticas comerciales que ayudarán a su empresa a prosperar. A continuación, se incluyen algunas de las principales razones para trasladar su contabilidad a la nube:

1. Más barato de poseer y operar: Un sistema de contabilidad en la nube es generalmente una opción más económica que la alternativa local. No es necesario comprar hardware, ni la empresa tiene que preocuparse por las facturas que se acumulan por las actualizaciones y el mantenimiento, ya que el proveedor se encarga de todo eso. Adicionalmente, la empresa no tiene que comprar software VPN ni ningún otro tipo de middleware que permita a los empleados trabajar fuera de la oficina.

2. Costos más predecibles: Dado que la empresa no tiene que preocuparse por los costos mencionados anteriormente, es mucho más fácil saber cuánto probablemente gastará anualmente en la solución de contabilidad. Con SaaS en particular, todo está empaquetado en un solo precio, y el costo para usuarios o funcionalidades adicionales es claro. Eso evitará que su presupuesto de TI se reduzca a otras áreas del negocio.

3. Aproveche la última tecnología: Las actualizaciones frecuentes y programadas del sistema permiten que los usuarios se den cuenta de las ventajas de tecnologías emergentes y más avanzadas que pueden aportar beneficios comerciales adicionales. Es poco probable que una empresa pequeña o mediana invierta en aprendizaje automático o automatización de procesos robóticos (RPA) para aumentar la eficiencia de sus operaciones financieras por sí misma. por ejemplo. Pero una actualización podría agregar esa funcionalidad, y la organización puede beneficiarse sin ninguna inversión adicional.

4. La mejor infraestructura de su clase: Los proveedores de nube líderes brindan soporte a miles o incluso decenas de miles de organizaciones, y dar soporte a todos esos clientes requiere la mejor infraestructura de su clase. Sus centros de datos están diseñados de manera que brindan un rendimiento inigualable, seguridad y escala. La mayoría de las empresas no pueden igualar las capacidades de los proveedores en ninguna de estas áreas por sí solas debido al capital y la experiencia necesarios. Pero estas mismas empresas pueden cosechar las recompensas de esta infraestructura comprando software de contabilidad de un proveedor tan importante.

5. Continuidad empresarial mejorada: Los datos almacenados en su sistema de contabilidad son amplios y críticos, y perderlo podría ser devastador. El software en la nube ofrece una manta de seguridad porque su información se almacena en un servidor remoto y se respalda en centros de datos en otras ubicaciones. Entonces, si una inundación o un tornado arrasa con un centro de datos, su negocio puede seguir funcionando con normalidad. Ese no es el caso de los sistemas locales alojados en un servidor interno, con la nube, está ahí desde el primer día.

6. Unifica tu negocio: Hay soluciones en la nube disponibles para todos los aspectos de las operaciones, y el software de contabilidad en la nube puede servir como base para administrar su negocio en la nube. Por ejemplo, vincular estas soluciones le permite realizar un seguimiento de los clientes a medida que avanzan de cliente potencial a cliente de pago, y luego registra automáticamente esa transacción en el libro mayor. Una vez que todos los sistemas estén en la nube, los empleados pueden acceder a la información y realizar los ajustes necesarios desde cualquier lugar.

Costo de la contabilidad en la nube

El software de contabilidad en la nube suele ser menos costoso que los sistemas locales porque descarga muchos gastos al proveedor. No es necesario que la empresa adquiera hardware o amplíe su personal de TI para supervisar y mantener el sistema.

Si bien los costos varían según el proveedor, Las soluciones SaaS cobran una tarifa de licencia anual para acceder a su servicio. Esa tarifa de licencia generalmente se basa en un precio inicial, más el número de usuarios y productos utilizados. Por ejemplo, una pequeña empresa de productos puede necesitar solo un software de contabilidad básico, mientras que una empresa basada en suscripción con procesos de facturación complejos puede requerir un módulo adicional para cumplir con los requisitos de reconocimiento de ingresos.

El modelo de precios modular de SaaS permite a los clientes pagar solo por lo que necesitan, cuando lo necesiten. Las organizaciones pueden agregar fácilmente usuarios o módulos a medida que la organización crece y evoluciona.

Por otra parte, Las soluciones de contabilidad de nube híbrida aún pueden tener una licencia perpetua típica de los sistemas locales. Los clientes pagan una gran tarifa única por esta licencia y también pagar la factura de mantenimiento y soporte durante el tiempo que utilicen el sistema. También habrá tarifas de alojamiento cobradas por el proveedor de la nube que generalmente se basan en la potencia informática que requiere la empresa.

Tanto las soluciones híbridas como las SaaS también pueden cobrar una tarifa de implementación única que variará según la complejidad del sistema y sus necesidades exactas.

Futuro de la contabilidad en la nube

La nube se ha convertido en un centro de innovación tecnológica a medida que la adopción continúa creciendo. Hay algunas tecnologías diferentes que podrían generar ahorros adicionales de tiempo y costos.

IA y aprendizaje automático

Inteligencia artificial (IA), y específicamente aprendizaje automático, un subconjunto de IA:tiene aplicaciones prácticas para software de contabilidad. Un sistema con capacidades de aprendizaje automático puede revisar grandes cantidades de datos y compararlos con entradas similares para marcar cualquier cosa que no siga el mismo patrón. ya que esto a menudo indica un error. Los algoritmos de aprendizaje automático se vuelven más inteligentes con el tiempo a medida que procesan más información y, a veces, pueden tomar decisiones de forma independiente.

Esta capacidad de revisar cantidades masivas de datos también permite que la inteligencia artificial evalúe las tendencias y el rendimiento más amplios de la industria para ayudar a las empresas individuales a realizar mejores proyecciones financieras. Puede detectar problemas potenciales en el futuro, ya sea con proveedores, clientes o un determinado equipo dentro de su organización. Esto ayuda a los líderes a planificar diferentes resultados posibles para que no se queden con problemas y puede ayudar a minimizar el impacto de los eventos disruptivos.

Blockchain

Al igual que la IA, blockchain es otra palabra de moda que probablemente hayas escuchado. Blockchain es digital, distribuido - es decir, no hay un solo autoridad central - libro mayor que rastrea el movimiento y el intercambio de activos en detalle. Una vez que se registra una transacción, no se puede alterar, reducir la probabilidad de fraude. Eso crea una cadena clara de propiedad que muestra quién tiene qué y qué se le debe, o donde los artículos viajaron en su viaje desde la materia prima hasta el cliente final.

Los registros de blockchain también pueden eliminar o reducir el trabajo que conlleva el mantenimiento de registros financieros y la verificación que ocurre antes de que las instituciones financieras liquiden las transacciones. Cuando el libro mayor se actualiza para reflejar que un cliente recibió los bienes solicitados por usted, que podría desencadenar una automática, pago inmediato a su negocio para que no tenga que gastar tiempo y dinero en recolectar.

Blockchain e IA juntos podrían incluso hacer posible auditar cada transacción, automáticamente.

Integración de aplicaciones

Como se menciono anteriormente, casi todos los tipos de software están ahora disponibles en la nube. Eso incluye aplicaciones que abordan necesidades específicas y están diseñadas para conectarse a su sistema de contabilidad, así como sistemas complementarios para la gestión de inventarios y pedidos, nómina y CRM.

Si bien estas integraciones no son tan complejas ni requieren tanto tiempo de configurar como antes, todavía hay mucho espacio para hacerlos más perfectos. En los años venideros Se desarrollarán más aplicaciones que permitan a los usuarios acceder a su funcionalidad dentro de la solución de contabilidad. Eso evitará que los usuarios muevan manualmente los datos y anulará la necesidad de cambiar de sistema con frecuencia para realizar diversas tareas o encontrar información relacionada con las finanzas.

Trabaje de forma más inteligente con el software de contabilidad en la nube

Al seleccionar el software de contabilidad en la nube, las empresas deben considerar proveedores establecidos que ofrecen soluciones nativas de la nube, es decir, Los sistemas construidos desde el principio para ejecutarse en un modelo como servicio en comparación con aquellos simplemente reelaborados para ejecutarse en servidores remotos. Por ejemplo, NetSuite ofrece una solución de contabilidad y finanzas basada en la nube que va más allá de los datos financieros y los libros de contabilidad en tiempo real. con soporte para múltiples monedas, cumplimiento de las leyes fiscales globales, pagos automáticos de facturas, gestión de cobranzas y más. Este sistema de contabilidad es la base de la plataforma en la nube unificada de NetSuite, que incluye módulos complementarios de planificación y presupuestación, Reconocimiento de ingresos, facturación avanzada y más.

NetSuite ofrece una serie de otras aplicaciones en la nube como parte de su plataforma ERP para funciones relacionadas como gestión de inventario y pedidos, obtención, recursos humanos (RR.HH.) y nómina, que están todos integrados con finanzas. Estas aplicaciones están integradas de forma nativa con una interfaz de usuario común, y toda la información está unificada en una única plataforma, eliminando la necesidad de moverse entre sistemas para administrar diferentes aspectos de su negocio. Y como solución SaaS, Los clientes de NetSuite reciben automáticamente nuevas versiones con actualizaciones clave dos veces al año y no tienen que preocuparse por el hardware o el mantenimiento.

La contabilidad en la nube ya no es solo el futuro, es algo que las empresas deben adoptar ahora para evitar quedarse atrás y operar en desventaja competitiva. Los beneficios de utilizar un sistema de contabilidad en la nube son similares a los de otro software en la nube, pero son aún más cruciales porque las finanzas forman la base de todo lo que hace una empresa. Dirigir una empresa sin información financiera precisa y en tiempo real es como conducir un automóvil sin velocímetro o indicador de combustible. Es por eso que un sistema de contabilidad basado en la nube es una inversión tan crítica para las empresas de hoy.

Preguntas frecuentes sobre contabilidad en la nube

P:¿Es segura la contabilidad basada en la nube?

A: Las aplicaciones en la nube a menudo protegen sus datos mejor que los sistemas locales. Los proveedores líderes de software de contabilidad en la nube hacen copias de seguridad de sus datos en servidores en múltiples ubicaciones para mitigar el riesgo de un incendio o desastre natural. También es menos probable que los empleados compartan información a través de métodos inseguros como unidades flash porque los usuarios autorizados pueden iniciar sesión en el sistema desde cualquier dispositivo. donde sea que estén trabajando.

P:¿La nube es segura?

A: La nube aloja muchos de los sistemas que usamos y los datos a los que accedemos en nuestra vida personal y profesional. y los protocolos de seguridad se han incrementado en consecuencia. Los principales proveedores de software cifran todos sus datos y utilizan software de ciberseguridad para mantenerlos seguros. Su sistema también está protegido con contraseña y, a menudo, tiene autenticación de dos factores para una capa adicional de seguridad.

P:¿Qué empresas utilizan la contabilidad en la nube?

A: Las empresas de todos los sectores y ubicaciones y de todos los tamaños funcionan con software de contabilidad en la nube, y muchos ahora comienzan de esta manera. Dado que las finanzas son fundamentales para todos los aspectos de la organización, beneficia a todos.