Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar:¿Cuál es la diferencia?

Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son el yin y el yang de los negocios:cuando los ingresos y los gastos se mantienen en un equilibrio saludable, la empresa puede aprovechar las oportunidades de crecimiento, y las relaciones con clientes y proveedores siguen siendo positivas.

El libro mayor de cuentas por pagar (AP) de una empresa enumera sus pasivo - obligaciones por artículos comprados a proveedores, por ejemplo, y dinero adeudado a los acreedores. Las cuentas por cobrar (AR) son fondos que la empresa espera recibir de clientes y socios. AR aparece como un activo en el balance.

Los prestamistas e inversores potenciales miran AP y AR para medir la salud financiera de una empresa. Los ingresos son importantes y también lo es el gasto prudente para hacer crecer el negocio y retener clientes. La mala administración de cualquiera de los lados de la ecuación puede afectar negativamente su crédito y, finalmente, la estabilidad de su negocio.

¿Qué son las cuentas por pagar (AP)?

Las cuentas por pagar de una empresa comprenden los montos que debe a los proveedores y otros acreedores:artículos o servicios comprados y facturados. AP no incluye, por ejemplo, nómina o deuda a largo plazo como una hipoteca, aunque incluye pagos de deuda a largo plazo.

Las cuentas por pagar generalmente se registran al recibir una factura basada en los términos de pago que ambas partes acordaron al iniciar la transacción. Cuando un equipo financiero recibe una factura válida por bienes y servicios, se registra como un asiento de diario y se contabiliza en el libro mayor como un gasto. El balance muestra la cantidad total de cuentas por pagar, pero no enumera transacciones individuales.

Una vez que un aprobador autorizado aprueba el gasto y se emite el pago según los términos del contrato, como net-30 o net-60 días, el equipo de contabilidad registra el gasto como pagado.

Los departamentos de cuentas por pagar son responsables de procesar los informes de gastos y las facturas y de garantizar que se realicen los pagos. Un equipo de AP capacitado mantiene positivas las relaciones con los proveedores asegurándose de que la información del proveedor sea precisa y esté actualizada y de que las facturas se paguen a tiempo. El equipo puede ahorrarle dinero a la empresa aprovechando al máximo las condiciones de pago favorables y los descuentos disponibles. Una práctica sólida de AP contribuye al éxito empresarial al garantizar que los pronósticos de efectivo se mantengan precisos, minimizando errores y fraudes y generando informes para líderes empresariales y terceros.

Ejemplo de AP

Digamos que el fabricante de gafas StyleVision ordena $ 500 en nuevas monturas a su proveedor mayorista, Frames Inc., que envía la factura el 15 de agosto con términos netos de 30 y sin descuento por pago anticipado. El contable de StyleVision crea un asiento de diario de cuentas por pagar y acredita $ 500 a la cuenta de Frames Inc. antes del 15 de septiembre. luego debita $ 500 de la cuenta de activos de inventario de StyleVision.

Cómo registrar cuentas por pagar

Las empresas pueden utilizar el método de contabilidad de acumulación o de caja para registrar AP.

En contabilidad devengada, cuando los equipos de finanzas registran todos los gastos no pagados, actúan como marcadores de posición para eventos de efectivo. Por ejemplo, digamos que nuestro fabricante de gafas decide iniciar un nuevo dólar, 000 compra de Frames Inc. y acepta pagar el 50% del costo por adelantado y el resto a la entrega. En el caso de artículos de inventario, como marcos, el gasto se reconoce cuando los artículos se venden al cliente, cuando se obtienen los ingresos. Generalmente, el importe total se registrará como gasto cuando se reciba la factura (suponiendo que se hayan proporcionado los bienes o servicios).

Con el método de contabilidad de caja, una empresa registra los gastos cuando realmente paga a los proveedores. StyleVision registraría el pago inicial de $ 500 en los marcos cuando realiza y paga el pedido, y luego contabilice el saldo de $ 500 cuando reciba los marcos y emita el pago final.

Una métrica clave que deben rastrear los equipos de finanzas son los días por pagar pendientes (DPO). Esto muestra el número promedio de días que le toma a su empresa realizar pagos a acreedores y proveedores e indica qué tan bien está administrando tanto el flujo de caja como las relaciones con los proveedores.

Para calcular el DPO, comenzar con las cuentas por pagar promedio para un período determinado, a menudo un mes o un trimestre.

Cuentas por pagar promedio = saldo de cuentas por pagar al comienzo del período - saldo de cuentas por pagar final / 2

DPO = cuentas por pagar promedio / costo de bienes vendidos x número de días en el período contable

¿Qué son las cuentas por cobrar (AR)?

Las cuentas por cobrar son los fondos que los clientes deben a su empresa por productos o servicios que se han facturado. El valor total de todas las cuentas por cobrar se enumera en el balance general como activo corriente e incluye las facturas que los clientes adeudan por los artículos o el trabajo realizado para ellos a crédito.

Generalmente, los proveedores facturan a sus clientes después de proporcionar servicios o productos de acuerdo con los términos acordados mutuamente cuando se firma un contrato o se emite una orden de compra. Los términos suelen oscilar entre 30 netos, es decir, los clientes acuerdan pagar las facturas en un plazo de 30 días, hasta un neto de 60 o incluso un neto de 90, que una empresa puede optar por aceptar para asegurar un contrato. Sin embargo, para pedidos grandes, una empresa puede solicitar un depósito por adelantado, especialmente si el producto se fabrica bajo pedido. Las empresas de servicios también suelen facturar una parte de sus tarifas por adelantado.

Una vez que una empresa entrega bienes o servicios al cliente, el equipo de AR factura al cliente y registra el monto facturado como una cuenta por cobrar, tomando nota de los términos.

Si el cliente paga según lo acordado, el equipo registra el pago como depósito; en ese punto, la cuenta ya no es por cobrar. Si el cliente no paga a tiempo, Es probable que el equipo de AR o de cobranza envíe una carta de reclamación, que puede incluir una copia de la factura original y una lista de los cargos por mora.

Con software de contabilidad y finanzas, las empresas pueden mejorar sus métricas de cuentas por pagar de días enviando correos electrónicos automáticamente a los clientes sobre facturas vencidas y solicitando el pago inmediato. Los líderes empresariales pueden profundizar en cada cuenta, o todas las cuentas vencidas, para obtener informes más detallados sobre el cliente, factura, fecha de vencimiento, monto adeudado y condiciones de crédito. Busque la capacidad de excluir a ciertos clientes, como los que tienen plazos extendidos, de correos electrónicos de colección.

Ejemplo

Frames Inc. ve a StyleVision como un cliente prometedor y está interesado en hacer crecer la relación. Para ganar más negocios, Frames Inc. ofrece StyleVision net-60 con un prepago del 50% en nuevas órdenes de compra de $ 1, 000 o más. Cuando StyleVision envía un pedido por $ 1, 000, Frames Inc., que utiliza contabilidad devengada, registra el $ 1 completo, 000 como activo en cuentas por cobrar cuando se envía el pedido, esperando que la factura completa se pague según lo acordado dentro de los 60 días posteriores a la recepción de los marcos.

Cómo registrar cuentas por cobrar

En contabilidad devengada, el saldo de su cuenta por cobrar se incluye en el libro mayor bajo activos circulantes. Cuando se pagan las facturas, Las finanzas abonan la cuenta de pasivos correspondiente y los débitos a las cuentas por cobrar para contabilizar el pago. Los cargos por pagos atrasados ​​aplicables también se contabilizarían como parte de las cuentas por cobrar.

Varias proporciones importantes se basan en cuentas por cobrar, incluso:

Índice de rotación de cuentas por cobrar: También conocido como el índice de "rotación de cuentas por cobrar" o "rotación de deudores", El índice de rotación de cuentas por cobrar mide la eficiencia y rapidez con que una empresa convierte sus cuentas por cobrar en efectivo dentro de un período contable determinado. La fórmula para calcular la tasa de rotación de AR para un período de un año se ve así:

Ventas netas anuales a crédito / cuentas por cobrar promedio =Rotación de cuentas por cobrar

Radio actual: También llamado capital de trabajo, Ésta es una medida de liquidez:si su empresa puede pagar obligaciones a corto plazo con efectivo disponible u otros activos líquidos que se pueden convertir en efectivo dentro de un año.

Ratio de capital circulante = activo corriente / pasivo corriente

Días de ventas pendientes (DSO): Muestra cuánto tiempo de media, se necesitan clientes para pagarle a su empresa por bienes y servicios.

Días de ventas pendientes = cuentas por cobrar para un período determinado / ventas a crédito totales X número de días en el período

¿Qué tienen en común las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?

A nivel de transacciones individuales, cada factura es pagadero a una fiesta y cuenta por cobrar a otra parte. Tanto AP como AR se registran en el libro mayor de una empresa, uno como cuenta de pasivo y otro como cuenta de activo, y se requiere una descripción general de ambos para obtener una imagen completa de la salud financiera de una empresa.

Los directores financieros deben prestar la misma atención a las cuentas por pagar y por cobrar. Resista ver AP como simplemente un centro de costos. Áreas a tener en cuenta:¿Ambos equipos tienen las herramientas adecuadas? habilidades y capacidad para escalar con el negocio? ¿La empresa se está ampliando? y recibiendo, la cantidad correcta de crédito? ¿Están los puntos de referencia como las ventas en días pendientes (DSO) en la dirección correcta? Si el efectivo es escaso, ¿Se prioriza a los proveedores en función de la importancia para el negocio? términos acordados e incentivos por pago anticipado?

Para los líderes financieros, excelencia en las prácticas contables, gestionar el flujo de caja, producir mejores informes y maximizar el capital de trabajo es lo más importante, y tanto AR como AP son fundamentales para todos estos.

Cuentas por pagar y cuentas por cobrar:diferencias clave

Por cada compra o venta, su empresa emitirá o recibirá una factura. Si ha proporcionado el bien o el servicio, el equipo de finanzas anotará la cantidad que espera recibir en cuentas por cobrar. Si está pagando la factura, anotarás el monto en cuentas por pagar.

AR se considera un activo porque cuenta con recibir ese dinero dentro del plazo definido cuando se inició la venta. AP se considera un responsabilidad porque tendrá que pagar esa cantidad dentro de un plazo determinado.

Desde una perspectiva de liderazgo, estas dos funciones deben permanecer estrictamente separadas, en manos de diferentes departamentos o personal. De hecho, El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (American Institute of CPA) considera que la segregación de funciones es un principio contable fundamental y un control interno esencial para todas las empresas. principalmente para reducir el riesgo de fraude.

En términos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, Los directores financieros deben asegurarse de que la persona responsable de pagar las facturas no pueda ingresar también las facturas. De hecho, Algunas empresas optan por que un miembro del equipo de AR anote el recibo de los pagos de los clientes y que otro registre esos pagos en el libro mayor. y en el lado AP, un miembro del equipo puede aprobar facturas y otro activar el pago.

Los auditores utilizan diferentes métodos para evaluar la eficacia de las salvaguardias de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Cuando los auditores prueban AP, Por lo general, buscan casos de errores de cantidad o, en algunos casos, Comportamiento poco ético por parte del proveedor. Por ejemplo, el proveedor podría haber cometido un error, o intencionalmente, facturado por más productos de los que entregó.

Para cuentas por cobrar, los auditores examinan las cuentas vencidas más allá de los 120 días. En ese punto, las empresas pueden necesitar ajustar las expectativas. Si los líderes determinan que el cliente no puede o no quiere pagar, Finanzas necesita eliminar la cantidad de AR y cargarla como gasto.

Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Dinero a recibir Dinero a desembolsar Registrado como activo corriente en el balance general Registrado como pasivo corriente en el balance general Registro del proveedor Registro del cliente Reconocido como ingreso a menos que se cancele Reconocido como pasivo hasta que se pague

¿Cuál es la relación entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?

Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son dos caras de la misma moneda. Cuánto debes, y cuanto se te debe? Esta información lo ayuda a comprender la solidez financiera de su negocio y a implementar prácticas para generar un flujo de caja más saludable.

Una solución financiera y contable ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, mejore el control y aumente la productividad al automatizar tanto el procesamiento como los pagos de facturas. Por ejemplo, el software puede minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para procesar las facturas eliminando la entrada manual y calculando automáticamente los descuentos. Maneja automáticamente el procesamiento de excepciones cuando hay discrepancias entre las facturas y las órdenes de compra y proporciona información en tiempo real sobre todo el proceso de cuentas por pagar para reducir la posibilidad de facturas perdidas o pagos de facturas fraudulentas.