Departamento de cuentas a pagar:por qué es importante y cómo estructurarlo

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son los pasivos a corto plazo de una empresa. Las empresas que utilizan la contabilidad de base devengada tienen cuentas por pagar, o dinero que la empresa debe a sus vendedores y proveedores, y cuentas por cobrar (AR), o dinero adeudado por sus clientes.

Las cuentas por pagar están representadas en el balance de la empresa, la instantánea de la salud financiera de una empresa. Se enumeran en el lado derecho bajo "pasivo corriente". Los pasivos se enumeran según el momento en que deben pagarse. Las cuentas por pagar se enumeran en primer lugar porque, por lo general, deben pagarse en un plazo de 30 días.

Importancia del Departamento de Cuentas por Pagar

La segunda semana de octubre el Instituto de Operaciones Financieras celebra la Semana de Reconocimiento AP. Todo el mundo haría bien en reconocer esa semana dándole al empleado de AP una de estas tazas, porque ningún negocio puede existir sin la función de AP.

El departamento de cuentas por pagar es responsable de realizar un seguimiento preciso de lo que se debe a los proveedores, garantizar que los pagos se aprueben adecuadamente y procesar los pagos. La información precisa sobre las cuentas por pagar es esencial para producir un balance general preciso.

Este trabajo también es fundamental para el negocio porque:

• Los departamentos de AP aseguran buenas relaciones con los proveedores al asegurarse de que la información de los proveedores sea precisa y esté actualizada en los sistemas de la empresa. Se aseguran de que se les pague a los proveedores a tiempo y fomentan las relaciones para obtener condiciones de pago favorables y descuentos.
• Los departamentos de cuentas por pagar mantienen libros precisos para garantizar que los pronósticos de efectivo sean precisos y que se pueda optimizar el capital de trabajo.
• Los departamentos de AP ayudan a prevenir errores y fraudes.

¿Qué hace el departamento de AP?

Las empresas hacen un seguimiento de las cuentas por pagar en su plan de cuentas. Dependiendo del tamaño de la organización, las responsabilidades de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar pueden combinarse. Pero en empresas más grandes, son funciones separadas. A continuación, se muestra un ejemplo de la descripción del trabajo de un empleado de AP:

Roles Responsabilidades Revisar y registrar facturas

• Organizar y priorizar facturas a pagar
• Facturas de código
• Resolver discrepancias
• Revise las declaraciones de los proveedores
• Procesar notas de crédito
• Coincidir con la factura, orden de compra y albarán (para bienes físicos)

Enviar facturas para su aprobación

• Asegurar los controles haciendo que las facturas sean aprobadas por una persona diferente a la persona que paga la factura.
• Asegurar la aprobación oportuna para el procesamiento de facturas.
• Documente cualquier problema

Pago de remisión

• Revisar, codificar y procesar verificaciones manuales, transferencias electrónicas y pagos ACH
• Procesar pagos recurrentes
• Supervise los registros de verificación manual para ayudar con el cierre de fin de mes

Reporte

• Ayude a producir y analizar informes mensuales

Relaciones con proveedores

• Ayude a los proveedores a instalarse en el sistema y a mantener datos precisos
• Recoger W-9
• Mantener correspondencia con los proveedores y responder a las consultas.
• Mantener el archivo maestro de proveedores
• Supervise las cuentas para asegurarse de que los pagos estén actualizados

¿Qué es el proceso AP?

El proceso básico de AP es el siguiente:el empleado de AP recibe la factura. El empleado ingresa manualmente los datos y verifica la factura con la orden de compra y la cuenta del libro mayor (GL) relevante. El empleado envía la factura para su aprobación. Una vez aprobado, el empleado programa el pago contra la factura.

En el proceso de AP, Es importante comprender la contabilidad por partida doble y el concepto de débitos y créditos. La contabilidad de doble entrada ayuda a eliminar los errores contables al registrar cada transacción financiera dos veces:como un débito en una cuenta y un crédito en otra.

Por ejemplo, dicen que Bob's Balloons compra $ 500 en inventario de globos en agosto a su proveedor Balloonys, que envía la factura en agosto con vencimiento neto de 30 días en septiembre. El contable creará un asiento en el diario de cuentas a pagar para Ballooneys y acreditará a esa cuenta $ 500. Debitará $ 500 de su cuenta de activos de inventario.

En general, cuando una empresa recibe una factura, acredita las cuentas por pagar y carga una cuenta de activo (o gasto) en el GL. Cuando Bob’s Balloons paga la factura de Balloonys, debita la cuenta AP y acredita la cuenta de activos de inventario.

Las cuentas por pagar se registran en el balance general de la empresa como un total resumido de todas las cuentas por pagar. En la ecuación del balance, Activos =Pasivos + Patrimonio. Usando el ejemplo anterior, los globos son activos, y la factura de ellos es un pasivo.

7 formas de organizar su departamento de cuentas por pagar

1. Obtenga la documentación adecuada. Siempre requiera una orden de compra para bienes y servicios. Mantenga un archivo maestro de proveedores, un centro de toda la información del proveedor que incluye W-9 y números de identificación fiscal.
2. Centraliza todos los registros. Ingrese las facturas en el sistema de inmediato si usa software; una buena práctica es hacerlo el día de su llegada. Cuando se procesa, incluir un sello de fecha. Registre todas las cuentas por pagar en el diario. Mantenga todos los registros en un solo lugar.
3. Concilie cuentas todos los días. Confirme si las facturas coinciden con las órdenes de compra. Mantenga un registro de disputas y resoluciones.
4. Deberes separados. La contabilidad es uno de los departamentos en los que es más probable que se produzcan errores involuntarios y fraudes descarados. Tener diferentes personas encargadas de aprobar y procesar los pagos.
5. Incluya métodos de pago electrónicos. Las transferencias de la cámara de compensación automatizada (ACH) cifran los datos de pago para garantizar la seguridad y permitir que la empresa aproveche los descuentos derivados de los pagos acelerados.
6. Considere el intercambio electrónico de datos (EDI). Los procesos sin papel ahorran tiempo y garantizan un procesamiento de facturas más preciso. Esto también puede ayudar a una empresa a aprovechar descuentos y condiciones de pago favorables. Las empresas que adoptan sistemas de gestión de relaciones con proveedores para las funciones de adquisición pueden automatizar las órdenes de compra y la recepción y aprobación de facturas. También pueden realizar un mejor seguimiento y pagar por el inventario y los servicios recibidos.
7. Automatice las cuentas por pagar. La automatización de AP puede ahorrar tiempo y dinero al mismo tiempo que protege su negocio de errores costosos. La automatización de AP puede reducir los días pendientes de pago (DPO) en un promedio de 5,55 días, según el Aberdeen Group.

Cómo el software de automatización de AP mejora la eficiencia del departamento de AP

Las cuentas por pagar son las que "más tiempo, función administrativa y financiera laboriosa y con uso intensivo de papel, ”Según los controladores encuestados por el Instituto de Finanzas y Gestión.

El software de automatización AP digitaliza todo el proceso para que la mayoría de las facturas se puedan procesar sin intervención manual. mientras que el departamento de AP se ocupa de las excepciones y valores atípicos. Esto ahorra tiempo y hace que todo el proceso sea más preciso.

En este sistema, las facturas se escanean o se envían por correo electrónico a una dirección específica y se leen mediante un software de automatización de contabilidad. Por ejemplo, La función de gestión de cuentas por pagar de un software permite a las empresas gestionar listas de proveedores, realizar un seguimiento de las facturas y las cuentas por pagar, y realizar el pago sin necesidad de ingresar débitos y créditos detallados. La factura se envía para su aprobación de acuerdo con las reglas y el flujo de trabajo integrado en el sistema. El pago se contabiliza en el libro mayor como gasto, y el monto del pago se deduce automáticamente de las cuentas por pagar. Las facturas se almacenan en una base de datos central para garantizar el cumplimiento normativo y fiscal. Y lo que es más, las empresas tienen una imagen en tiempo real de las cuentas por pagar.

Los procesos automatizados de cuentas por pagar incorporan controles de pago como procesos simples y repetibles. La automatización de AP designa roles separados mediante la creación de paneles y credenciales de inicio de sesión separados, así como autenticación de doble factor para iniciar sesión. Esto dificulta la falsificación de aprobaciones y mantiene un registro de todas las aprobaciones en una ubicación central para facilitar la auditoría. La automatización de AP hace coincidir las facturas con las órdenes de compra y marca cualquier cosa que no coincida.

La contabilidad se vuelve más estratégica para el negocio y deja de ser vista estrictamente como un centro de costos cuando el departamento toma medidas para garantizar una mayor precisión y un procesamiento de facturas más rápido. al tiempo que ofrece información empresarial con la que optimizar los plazos y las condiciones de pago con los proveedores.