Mejores prácticas de cuentas a pagar:deje de perder dinero en sus procesos AP

El éxito financiero a largo plazo de una empresa depende casi tanto del pago de sus deudas de manera oportuna como de la recaudación de ingresos. Con ese fin, las empresas necesitan sobresalir en la gestión de cuentas por pagar (AP), el término contable para el dinero que una empresa debe a sus acreedores.

Tiempo extraordinario, Las mejores prácticas de cuentas por pagar han evolucionado. Siguiéndolos, cualquier empresa puede mejorar su flujo de caja y reducir ineficiencias y errores, entre otros beneficios.

¿Por qué debería optimizar sus procesos de cuentas a pagar?

Desafortunadamente, registros en papel, Los recibos y los procesos manuales siguen siendo algo común para muchos equipos de cuentas por pagar, y esa no es una forma de administrar un departamento de cuentas por pagar.

Al optimizar el ciclo de procesamiento de facturas y dejar de usar papel para todo, desde la emisión de cheques hasta el registro de recibos, el equipo de cuentas por pagar puede controlar mejor los costos, minimizar una variedad de riesgos y obtener información financiera más oportuna.

Más lejos, Estas mejoras pueden liberar el capital de trabajo que tanto se necesita para financiar el crecimiento o la I + D o crear una reserva de efectivo para tiempos difíciles.

Como líder financiero, optimizar los procesos de cuentas por pagar es una de las cosas más importantes que puede hacer para mejorar la situación financiera de su empresa, minimizar el fraude y los errores, y haz que tu equipo sea más eficiente.

¿Cómo varían las mejores prácticas de AP para empresas pequeñas y empresas?

Es más probable que las grandes empresas capitalicen los incentivos contractuales y aprovechen las condiciones de pago favorables. como descuentos u otras recompensas por pagar anticipadamente. Si hay un incentivo, una empresa puede marcar la factura para pago anticipado; que no, la empresa no paga hasta la fecha de vencimiento, por lo que el efectivo permanece disponible para otros fines.

Las empresas también aprovechan la automatización de AP para identificar esos detalles en contratos y facturas y actuar en consecuencia, con poca o ninguna intervención humana. Adicionalmente, Algunas empresas utilizan sistemas avanzados de automatización de procesos robóticos (RPA), lo que puede ayudar a refinar aún más los procesos de cuentas por pagar y automatizar procesos adicionales. Por ejemplo, RPA se puede utilizar para clasificar facturas que provienen de diferentes canales, como correo electrónico o un portal de proveedores, y enviarlos al equipo apropiado para su aprobación y pago, ahorrando un esfuerzo manual considerable.

A diferencia de, es más probable que las pequeñas empresas acepten "por orden de llegada, primer pago ”enfoque a las facturas. Si bien puede parecer eficiente pagar las facturas a medida que las recibe, esa táctica le está costando dinero por muy poca recompensa.

Una lista de las mejores prácticas de AP para todas las empresas comienza con la eliminación de costos innecesarios y procesos ineficientes y el pago de facturas estratégicamente para maximizar el flujo de efectivo. Sin embargo, Los pasos y objetivos dentro de una estrategia de cuentas por pagar pueden diferir entre empresas más pequeñas y más grandes debido a sus respectivas limitaciones financieras.

Cómo adoptar un enfoque más estratégico para la gestión de cuentas por pagar

Además de contar con el equipo y los procesos adecuados, La tecnología es clave para ayudar a los equipos financieros a adoptar un enfoque más estratégico para administrar las cuentas por pagar. Históricamente, solo las grandes empresas que mencionamos tenían acceso a sistemas ERP que ofrecían una automatización sólida para las tareas de cuentas por pagar. Estas soluciones eran caras y estaban fuera del alcance de la mayoría de las pequeñas empresas.

Sin embargo, El software ERP en la nube basado en suscripción permite a las empresas más pequeñas acceder a la funcionalidad ERP avanzada a un costo manejable.

Las pequeñas empresas han comenzado a ver la oportunidad y la necesidad. En un estudio reciente, El 60% de las empresas dijeron que carecían de flujos de trabajo de aprobación de facturas automatizados. lo que significa que hay muchos correos electrónicos circulando. Mientras tanto, las empresas más pequeñas tardan unos 25 días en procesar las facturas manualmente, y desperdician un promedio de $ 12, 000 mensuales en facturas duplicadas.

Nuestra encuesta Brainyard Fall 2020 State of the CFO muestra que una mejor planificación y análisis financiero (FP&A) y contabilidad / informes están surgiendo en términos del enfoque del liderazgo financiero.

Manejar las cuentas por pagar a través de un sistema ERP es una excelente manera de impulsar la eficiencia y las ganancias de productividad mientras se responde a la llamada de una contabilidad más efectiva y una FP&A más precisa.

13 Mejores prácticas de cuentas por pagar

Olvídese de la forma de trabajar centrada en el papel

Los procesos en papel tienen mayores costos para el negocio, y también son representativos de los antiguos Flujos de trabajo de AP lineales que se basan en una multitud de manuales, procesos repetitivos y producen solo instantáneas estáticas del estado de caja de la empresa.

Listo para usar sin papel, o al menos sin papel? Las mejores prácticas comienzan con la digitalización de documentos AP, que permite la generación de informes en tiempo real y el intercambio de datos al tiempo que elimina redundancias. Esto también elimina el riesgo de que un incendio o un desastre natural destruyan los registros en papel. incluidas las facturas pagadas. La pérdida es mucho menos probable cuando los datos financieros están disponibles digitalmente y con copias de seguridad continuas. Y, encontrar una orden de compra en particular es cuestión de unos pocos clics.

El uso de métodos de pago más modernos es otra forma de reducir la dependencia del papel. Los cheques cuestan a las empresas más que el intercambio electrónico de datos (EDI) y otros métodos de pago digitales como el depósito directo, así que deje de pensar en los pagos como cheques y empiece a pensar en ellos como transferencias de efectivo.

Automatizar facturas

Portales de proveedores de autoservicio que permiten a los socios ingresar o confirmar el contacto, la información sobre plazos y pagos deja aún menos trabajo para su departamento de cuentas por pagar. Los portales también ayudan a garantizar que estos datos sean precisos y deberían reducir las preguntas cuando llega el momento de pagar a los proveedores.

Supervise periódicamente los informes y los KPI

Depender de informes basados ​​en hojas de cálculo puede generar oportunidades perdidas, especialmente cuando las condiciones comerciales están cambiando. Visibilidad constante de los datos financieros más recientes, como su tasa de rotación de AP, a través de un sistema ERP permite una mejor toma de decisiones en el momento y en el futuro.

El acceso a información actualizada de AP permitirá a los equipos financieros controlar mejor el flujo de caja, detectar y reducir el fraude, identificar tendencias importantes en los gastos, encuentre cuellos de botella en los flujos de trabajo de AP y minimice los problemas de cumplimiento. También puede ayudar a una empresa a decidir si debe obtener un préstamo bancario para cubrir un déficit presupuestario o negociar con los proveedores las condiciones de pago extendidas.

Establecer controles y procesos

Los controles y las reglas correctos pueden evitar problemas antes de que ocurran. Eso hará que el equipo de AP sea mucho más eficiente, y es un enfoque mucho mejor que esperar hasta que ocurra un error o una demora y luego dedicar un tiempo valioso a arreglar el daño. Las empresas deben limitar el acceso a su información financiera, Tener una clara separación de funciones y establecer controles internos para señalar automáticamente comportamientos y actividades sospechosos que podrían indicar fraude.

Los 4 mejores procesos de AP para ganar dinero

En un nuevo informe, Deloitte sugiere una serie de procesos que pueden conducir a un mayor flujo de caja libre. Incluyen:

1. Limite la cantidad de proveedores con los que trabaja con para permitir que la empresa negocie condiciones más favorables. Como bonificación, Los equipos de AP minimizan el número de contactos, ahorrando tiempo.
2. Sea diligente con la precisión de los datos. Mantener información sobre descuentos por volumen y por pago anticipado, SLA y contactos clave actualizados para que pueda aprovechar al máximo.
3. Exigir una coincidencia detallada de la factura y la orden de compra. Es un tiempo bien empleado para rastrear quién realizó un pedido, elimine los pagos duplicados y asegúrese de que los proveedores facturen de acuerdo con los términos acordados. Elimine las órdenes de compra inexactas para restablecer el reloj de vencimiento del pago.
4. Defina SLA para el procesamiento de pagos. A menos que exista un beneficio económico para hacerlo, no pague las facturas hasta que se le solicite. Pero no llegues tarde ya sea:establezca expectativas para las aprobaciones departamentales y el procesamiento del equipo AP.

Delegar el trabajo a más de un punto de contacto

Evite tener un solo punto de falla que podría resultar en multas y multas por mora, incumplimientos de contrato, o pérdida del estatus de prioridad con los proveedores clave. Capacitar al personal financiero para que haya alguien capaz de administrar AP siempre disponible, no importa quien este de vacaciones, enfermo o ha dejado la empresa.

La capacitación cruzada también significa que las personas con más experiencia pueden concentrarse en mejorar los procesos y resolver excepciones y cuellos de botella.

Supervisar pagos duplicados

Esté atento a los pagos duplicados para evitar tener dinero inmovilizado en el proceso de reembolso de un proveedor o perderlo para siempre. Un sistema que compara más que números de factura, como el contenido de la factura, puede detectar errores de facturación doble antes de que se procesen los pagos duplicados.

Un portal de proveedores también puede estandarizar los formatos y campos de las facturas para que la facturación y los pagos duplicados sean mucho menos probables.

Seguimiento de disputas y resoluciones de facturas

Las disputas sobre facturas pueden escalar fácilmente si no se resuelven rápidamente. A veces, un socio promete una resolución, pero nunca se materializa. Es una buena práctica tener contratos con proveedores, comunicaciones, órdenes de trabajo, facturas de venta y otros documentos relevantes fácilmente disponibles para que pueda revisarlos a la primera señal de una disputa de facturas. Esto le dará la información objetiva que necesita para resolver una disputa y un rastro de evidencia en caso de que se convierta en un litigio.

Pregunte por qué los cheques no se cobran

Los cheques no cobrados pueden volver a aplastar su flujo de efectivo más tarde, a veces mucho más tarde, si no hay fecha de vencimiento en el cheque. Por otro lado, un cheque sin cobrar puede indicar un problema en la emisión o el envío, o un descuido por parte del proveedor. Esto podría generar mayores costos para su empresa en forma de recargos por mora u otras multas y puede dañar su relación con el proveedor.

Establezca un período de tiempo estándar después del cual haga un seguimiento y pregunte por qué no se han cobrado los cheques. Un sistema automatizado que marca automáticamente los cheques no cobrados le permite actuar más temprano que tarde.

Concilie cuentas con frecuencia

El dinero puede escabullirse por brechas en las conciliaciones de cuentas. Por ejemplo, si pagó a un proveedor más de lo que se registra en el libro mayor, tal vez debido a un cargo por pago atrasado o un cargo adicional por un aumento en el tamaño del pedido, entonces no tiene una visión precisa de cuánto dinero tiene en el banco. Esto podría generar cheques sin fondos y otros problemas financieros que afecten negativamente la calificación crediticia de su empresa. Evite esto con una solución que concilie automáticamente el libro mayor con frecuencia.

Revise los contratos con regularidad

Los contratos pueden expirar, dejando a su empresa expuesta a incrementos inesperados de costes o condiciones menos favorables. En cambio, Los contratos actuales mal negociados pueden tener altas tasas de interés, plazos de pago cortos y falta de incentivos.

Invirtiendo algo de tiempo y atención, es posible que pueda negociar términos más favorables que podrían ayudarlo a administrar mejor sus finanzas. Las organizaciones deben buscar oportunidades de manera proactiva revisando todos los contratos con regularidad.

Audite sus procesos de adquisiciones

El fraude de cuentas por pagar es un gran problema. Según un informe de 2020 de la Asociación de Profesionales Financieros (AFP), 82% de las empresas fueron blanco de fraude en 2018, y ese número ha aumentado de manera constante en los últimos años.

Audite sus procesos de adquisiciones con regularidad, y tomar medidas para remediar las vulnerabilidades. Busque de manera proactiva formas de hacer que las adquisiciones sean más eficientes y precisas y refuerce los controles de cumplimiento y seguridad. Alojar todos los documentos en un solo sistema AP que tiene múltiples controles y contrapesos, autenticación de doble factor, La coincidencia automatizada de órdenes de compra y los controles estrictos de usuarios y permisos ayudarán a prevenir el fraude.

Si bien las amenazas de fraude externo van en aumento, el fraude interno es una preocupación, también. No olvide tener en cuenta la gestión de gastos de T&E:la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) dice que el 20% de las pequeñas empresas y el 13% de las empresas más grandes han informado reembolsos de gastos fraudulentos.

Busque fallas en sus procesos de facturación

Ningún sistema permanece perfecto incluso si comienza de esa manera. Un sistema de cuentas por pagar que se adaptaba perfectamente a sus necesidades cuando tenía 100 empleados y 20 proveedores puede no ser tan maravilloso a medida que su empresa crece. No espere hasta que AP sea una fuente constante de problemas.

Las fallas típicas del proceso de AP incluyen ninguna forma de detectar errores de entrada de datos, documentación perdida o pagos atrasados ​​que terminarán costando honorarios a la empresa y la imposibilidad de manejar excepciones y facturas no estándar.

Encuentre una solución de software para administrarlo todo

Es difícil, especialmente para un equipo pequeño, mantener las mejores prácticas de forma continua, especialmente a medida que crece el negocio. La respuesta es utilizar software y automatizar tantos procesos como sea posible. Eso evitará muchos de los problemas que hemos discutido sin exigir una atención constante por parte de su personal de cuentas por pagar.

Cómo puede ayudar NetSuite

NetSuite es un sistema ERP unificado que tiene todas las herramientas que necesita para seguir las mejores prácticas para AP y otros procesos financieros clave. NetSuite permite a las empresas crear una lista de proveedores, rastrear facturas y realizar pagos a través de varios métodos (cheque, transferencia bancaria, cable), administrar los procesos de AP desde la orden de compra hasta el pago de una manera que reduce la carga de trabajo para los empleados. La solución puede rastrear órdenes de compra, facturas, pagos en efectivo e informes de gastos de los empleados; enrutar automáticamente estas transacciones a través de las aprobaciones apropiadas; y finalmente registrarlos en el libro mayor.

NetSuite también tiene amplias capacidades de generación de informes, dando a los equipos de AP un acceso conveniente a la información que más necesitan. Los paneles configurables pueden enumerar las facturas que requieren aprobación, facturas pendientes con fechas de vencimiento u otros datos pertinentes para ayudar a las empresas a administrar su efectivo mientras se mantienen al tanto de sus gastos.