15 formas de gestionar y mejorar el flujo de caja en la construcción

Una de las razones más comunes por las que las empresas cierran es porque se quedan sin efectivo. Empresas de construcción, que a menudo afrontan gran parte de los costes de sus proyectos antes de enviar la primera factura, son especialmente vulnerables a esto. Por eso, la gestión del flujo de caja es de suma importancia para las empresas de la construcción. Sin flujo de caja positivo, es posible que una empresa constructora no pueda pagar sus gastos, no importa cuántos proyectos nuevos tenga alineados.

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de efectivo es la cantidad de efectivo y equivalentes de efectivo que entran y salen de una empresa durante un período de tiempo específico. Es una medida clave de la salud financiera de una empresa, liquidez y capacidad para pagar sus facturas. El flujo de caja positivo indica que ingresa más dinero al negocio del que sale, mientras que el flujo de efectivo negativo significa que sale más dinero del que ingresa. Un estado de flujo de efectivo captura esta información y ayuda a una empresa a analizar sus necesidades futuras de efectivo.

Beneficio neto vs.Flujo de caja:

El beneficio neto y el flujo de caja son dos medidas críticas de la salud financiera de una empresa. Beneficio neto, también conocido como ingreso neto o el "resultado final" (porque aparece al final de un estado de resultados), muestra cuánta ganancia queda después de deducir todos los gastos de los ingresos totales durante un período específico.

El flujo de caja es la cantidad de dinero que entra y sale de una empresa durante el período, reflejando su capacidad para cobrar a los clientes y pagar sus gastos. Dependiendo del método contable de una empresa, es posible que sea rentable pero tenga un flujo de caja negativo, y viceversa. Una empresa que es rentable en papel pero tiene un flujo de caja negativo puede tener problemas porque no puede pagar sus facturas a tiempo.

¿Por qué es importante el flujo de caja en la construcción?

El flujo de caja constante es crucial en la industria de la construcción, donde las empresas necesitan efectivo para financiar nuevos proyectos, mantener los proyectos actuales avanzando, pagar los materiales y la mano de obra y cubrir otros costos. Para algunas empresas de construcción, algunos pagos atrasados ​​o perdidos de los clientes, el exceso de existencias o un aumento repentino en el costo de los materiales es todo lo que se necesita para ponerlos en riesgo de un déficit de efectivo, o algo peor. Al monitorear su flujo de caja, una empresa puede predecir mejor sus necesidades, señalar problemas potenciales y, en última instancia, ayudar a hacer crecer el negocio. Por lo tanto, es fundamental que los que trabajan en la construcción vigilen de cerca el flujo de caja.

Cómo calcular el flujo de caja en la construcción

En su forma más simple, El flujo de efectivo se calcula restando las salidas de efectivo de las entradas de efectivo. Los contadores consideran las entradas de efectivo como "fuentes de efectivo" y las salidas de efectivo como "usos del efectivo". Estas entradas y salidas se dividen en tres categorías:flujo de efectivo de las actividades operativas, flujo de efectivo de las actividades de inversión y flujo de efectivo de las actividades de financiación. En otras palabras:

Flujo de caja = Efectivo de actividades operativas +/- Efectivo de actividades de inversión +/- Efectivo de actividades de financiación

El flujo de efectivo operativo refleja los pagos recibidos de los clientes menos el monto pagado para cubrir los gastos operativos, como el trabajo, materiales y alquiler. El flujo de efectivo operativo se relaciona con las actividades principales de una empresa (bienes vendidos o servicios prestados) y excluye los gastos no monetarios. como la depreciación, amortización y compensación basada en acciones. La fórmula para calcular el flujo de caja operativo es:

Flujo de caja operativo = Ingresos netos + Gastos no monetarios + Variación del capital circulante

El flujo de caja de inversión refleja el dinero gastado en inversiones de capital o a largo plazo, como la compra (o venta) de equipo y propiedad (gastos de capital), acciones y bonos u otra empresa mediante adquisición. El análisis de esta actividad para ver si los movimientos de efectivo son consistentes o si ocurren una sola vez proporciona a la administración una mejor visión sobre la "calidad" del flujo de efectivo. Por ejemplo, una venta de equipo de construcción antiguo podría proporcionar una buena entrada de efectivo, pero, ¿es esa la mejor forma de financiar la nómina? La fórmula para calcular el flujo de caja de inversión es:

Inversión de flujo de caja = Compra / venta de gastos de capital + Compra / venta de valores negociables + Compra / venta de un negocio o división

El flujo de caja de financiación incluye cualquier financiación de los propietarios de una empresa, inversores y acreedores relacionados con la deuda, equidad y dividendos. El escrutinio de las salidas de efectivo por financiamiento puede revelar oportunidades para mejores condiciones de préstamo, y las entradas de efectivo provenientes de la emisión de deuda pueden ayudar a aliviar las crisis temporales de efectivo. La fórmula para calcular el flujo de caja financiero es:

Flujo de caja de financiación = Emisión / recompra de deuda + Emisión / recompra de acciones + Pago de dividendos

Realizar un análisis de flujo de efectivo

Un análisis de flujo de efectivo explora todas las actividades en un estado de flujo de efectivo para determinar cuánto dinero tiene una empresa disponible para pagar sus gastos. El análisis comienza generando un estado de flujo de efectivo, a menudo con la ayuda de software de contabilidad, que incluye información detallada para cada una de las tres categorías de flujo de efectivo mencionadas anteriormente:operativo, inversión y financiación. Cuando los resultados de estas tres categorías se agregan al efectivo inicial de una empresa para el período, una empresa puede ver su posición de caja final, comprender mejor el estado actual del negocio y realizar cambios operativos para el futuro, según sea apropiado.

Identificar la causa subyacente de cada cambio en el flujo de efectivo puede ayudar a una empresa a identificar formas de mejorar el flujo de efectivo y resaltar posibles pérdidas. Sin embargo, El análisis es clave:el flujo de caja negativo durante un período prolongado de tiempo suele ser motivo de alarma, pero no significa que una empresa carezca de efectivo a corto plazo. De hecho, El flujo de caja negativo puede ser un signo de inversiones a largo plazo destinadas a hacer crecer un negocio. También se puede esperar para negocios estacionales como la construcción y se compensa, con una gestión adecuada, por períodos de alto flujo de caja positivo. Similar, una empresa puede tener un flujo de caja positivo pero no ser rentable o tener una deuda significativa.

12 problemas comunes de flujo de efectivo en la construcción

Las empresas de construcción requieren un flujo de caja positivo para financiar proyectos, pagar a los trabajadores y hacer crecer sus negocios. Una crisis de efectivo en un proyecto puede afectar a otros proyectos. Los clientes que pagan tarde son una de las razones del déficit, pero procesos contables ineficaces y eventos impredecibles, como cambios en los costos de mano de obra y materiales, también puede hacer retroceder a una empresa. Las empresas de construcción que comprenden estos problemas comunes están mejor posicionadas para mejorar su flujo de caja.

1. Pagar facturas demasiado pronto: Puede parecer prudente pagar las facturas en el momento en que llegan, pero hacerlo puede dejar un negocio de construcción con poco efectivo o incluso crear un flujo de efectivo negativo si no ingresa efectivo. Mantener efectivo a mano hasta que se acerque la fecha de vencimiento de la factura le da a la empresa más dinero para trabajar, si invertir de nuevo en el negocio, contrate a un subcontratista o pase a la siguiente etapa de un proyecto.

2. Falta de pago por adelantado: Las empresas de construcción pueden incurrir en muchos gastos incluso antes de que comience un proyecto, particularmente en materiales y equipos. Como resultado, Es posible que una empresa de construcción desee solicitar un pago por adelantado del cliente para compensar algunos de estos gastos de adquisición.

3. Facturación retrasada: Cuanto más tiempo tarde una empresa en facturar sus servicios, cuanto más tiempo se tarda en cobrar, y eso, por supuesto, afecta el flujo de caja, especialmente si el proyecto se pagará en una sola suma al final. Facturación progresiva, en el que se factura a los clientes de forma incremental por partes del trabajo completado, es una alternativa favorable al flujo de caja. Una plataforma de facturación automatizada puede resultar muy útil aquí, especialmente uno que pueda manejar los diferentes tipos de modelos de precios de proyectos de construcción.

4. Clientes de pago lento: El flujo de caja de un contratista se verá afectado cuando los clientes tarden en pagar sus facturas. Y cuanto más lejos está una empresa de la parte superior de la cadena de pago:un proveedor o subcontratista, por ejemplo, más tiempo tendrá que esperar para recibir el pago. Según un informe, los contratistas tienen que esperar un promedio de 90 días para recibir el pago (también conocido como días de ventas pendientes).

5. Exceso de inventario: Pedir demasiado inventario reduce el efectivo disponible inmediato de una empresa, al igual que los costos de mantenimiento asociados, como las tarifas de almacenamiento en el almacén. Si bien la empresa puede usar el inventario para otro proyecto en el futuro, tiene que sufragar todos los gastos, que recorta sus reservas de efectivo. Comprar solo lo que se necesita en ese momento conduce a un flujo de caja más equilibrado.

6. Empresas conjuntas: Empresas conjuntas, en el que los contratistas combinan su experiencia y recursos para un proyecto en particular o un plazo más largo, son comunes en la industria de la construcción. En efecto, pueden ayudar a todas las empresas a conseguir contratos más lucrativos que generen más dinero. Sin embargo, La formación de una empresa conjunta conlleva un riesgo si algún socio no cumple con sus obligaciones o decide retirarse. ambos pueden poner en peligro un proyecto y, claramente, impactar o detener el flujo de caja. Es extremadamente importante tener un acuerdo operativo que estipule diferentes escenarios. Las consideraciones deben incluir el momento de las distribuciones de efectivo y el financiamiento de las pérdidas.

7. Litigio: Muchos problemas pueden descarrilar un proyecto de construcción (mala gestión o solicitudes irrazonables de los clientes), pero el resultado final suele ser el mismo:falta de pago. Eso en sí mismo impacta negativamente en el flujo de caja de una empresa constructora, y también tener que emprender acciones legales costosas para recibir el pago. Por supuesto, hay casos en los que un cliente demanda al contratista. Un contrato de construcción que explique cómo manejar las disputas es clave para minimizar el riesgo de problemas legales.

8. Calendario de cuentas por pagar y por cobrar: Las cuentas por cobrar (AR) son el dinero que los clientes deben a una empresa y, cuando se paga, representa la entrada. Por otra parte, cuentas por pagar (AP) es la cantidad de dinero que una empresa debe para sus propios gastos y representa posibles salidas de efectivo. La mala sincronización de las entradas y salidas puede resultar en un flujo de caja negativo si la empresa paga sus facturas antes de que el cliente las pague. Aquí es donde un software de contabilidad capaz y confiable resulta útil.

9. Retención: En la industria de la construcción, es común que el cliente retenga el pago de un cierto porcentaje del contrato total, generalmente del 5% al ​​10%, hasta que el proyecto esté terminado. A esto se le llama retención, y ofrece a los clientes cierta protección en caso de que surjan problemas. Si una empresa no presupuesta en consecuencia, este pago prolongado tiene el potencial de causar déficits de flujo de caja.

10. Proyectos flotantes: El concepto de "flotación" en la construcción se refiere a la ventana de tiempo entre la primera y la última hora en que una actividad de proyecto puede comenzar sin retrasar la finalización de las actividades posteriores ("flotación libre") o todo el proyecto ("flotación total"). Si bien permite cierta flexibilidad en el proyecto, también puede hacer que el flujo de caja sea más difícil de predecir. Para las empresas que facturan en función del progreso, cuanto más tiempo se tarda en iniciar una actividad, cuanto más tiempo tendrá que esperar para facturar y recibir el pago de esa parte del trabajo.

11. Proyectos fronting: No hay dos formas de hacerlo:poner en marcha un gran proyecto requiere mucho dinero. Si bien no es inusual que un contratista realice una carga anticipada de los gastos que un depósito inicial no cubre, como materiales y mano de obra, es posible que no vuelva a recibir ese dinero en el corto plazo. Esto puede plantear problemas de flujo de efectivo si no se presupuesta adecuadamente y puede agravarse si un cliente tarda en pagar.

12. Falta de gestión de órdenes de cambio: Cualquier cosa que altere el alcance de trabajo original contratado de un proyecto, Los costos o el cronograma del proyecto requieren una orden de cambio firmada que capture estas modificaciones. Sin una gestión adecuada, incluida la documentación necesaria y la facturación de las órdenes de cambio, una empresa corre el riesgo de que no se le pague todo lo que debe. Similar, cuanto más tiempo se tarda en procesar una orden de cambio, cuanto más se tarda en pagar, lo que también interrumpe el flujo de caja y probablemente afecte el progreso de todo el proyecto. Un proceso de orden de cambio documentado es parte de todo buen contrato.

15 estrategias para mejorar el flujo de caja en la construcción

El flujo de caja positivo es importante para todas las empresas de construcción. Permite a una empresa cubrir sus gastos aquí y ahora, iniciar nuevos proyectos, que conllevan importantes costos asociados, y hacer crecer el negocio. La gestión eficaz del flujo de caja es fundamental. A continuación, se muestran algunas estrategias que pueden ayudar a mejorar el flujo de caja.

1. Utilice pronósticos de flujo de efectivo: Un pronóstico de flujo de efectivo puede identificar déficits y excedentes de efectivo. Esto ayuda a una empresa a anticipar y administrar su flujo de efectivo en consecuencia, retener dinero extra para cuando el negocio va lento, decir, durante el invierno. Un pronóstico de flujo de efectivo también ayuda a una empresa a ver el impacto de una inversión potencial, tal vez la compra de un camión nuevo, en el flujo de efectivo y la cantidad de efectivo adicional que necesita generar para realizar los pagos.

2. Incluir condiciones de pago en los contratos: Todos los contratos de construcción deben especificar condiciones de pago. Las condiciones de pago dictan cuánto tiempo tiene un cliente para pagar una factura, como 30, 60 o 90 días. Un acuerdo de facturación también debe especificar los documentos requeridos, como facturas de subcontratistas; detalles sobre el proceso de aprobación, como el tiempo que el cliente tiene para disputar una factura; y condiciones de pago final, como la provisión de un certificado final de finalización del proyecto, para no retrasar el pago.

3. Pago anticipado del incentivo: Si bien pagar las facturas antes de tiempo puede causar una escasez de efectivo, recibir pagos anticipados puede resultar en un flujo de caja positivo. Una forma de alentar a los clientes a pagar poco después de recibir sus facturas es ofrecer un descuento por pago anticipado incentivarlos con un descuento. El estándar de la industria es un descuento de aproximadamente 2% a 5%. La compensación, por supuesto, es una reducción de los beneficios de una empresa, por lo que si esta es una opción viable variará de una empresa a otra.

4. Programar pagos por fecha de vencimiento: Establecer y adherirse a un cronograma de pago regular para las facturas vencidas:gastos operativos, costo de materiales, etc. - es esencial para una gestión eficaz del flujo de caja. También ayuda a una empresa a evitar retrasos en los pagos, multas por intereses y relaciones dañadas con socios comerciales que esperan recibir el pago a tiempo. El software líder en contabilidad y finanzas puede ayudar a administrar este proceso.

5. Proporcione múltiples métodos de pago: Facilite a los clientes el pago de sus facturas al proporcionar una serie de opciones de pago, desde tarjetas de crédito hasta aplicaciones de pago como PayPal y Venmo, a cheques y efectivo de la vieja escuela. Los clientes apreciarán la posibilidad de elegir su método de pago, mientras que las empresas pueden potencialmente cobrar los pagos más rápido.

6. Negociar con proveedores: Los proveedores pueden estar dispuestos a negociar sus precios y condiciones de pago (típicamente en el rango de 1,5% a 5%) para proyectos grandes que involucran compras por volumen o pagos en efectivo. Traerlos como socios también puede ser ventajoso. Al ofrecer algún tipo de valor a un proveedor, una empresa de construcción puede ahorrar dinero y, por tanto, mejorar el flujo de caja.

7. Bill constantemente: Un proceso de facturación eficiente puede mantener el flujo de efectivo en el negocio. Las mejores prácticas para la facturación de la construcción incluyen el envío rápido de facturas y el cumplimiento de un cronograma, que variará según el tipo de contrato en uso. Un sistema de contabilidad que emite facturas y recordatorios automáticamente puede ayudar a mantener el rumbo de una empresa.

8. Obtenga una línea de crédito con el banco: Una línea de crédito comercial puede ayudar a aliviar el flujo de caja negativo, proporcionar acceso a capital de trabajo para hacer frente a la escasez de efectivo. El proceso de solicitud es el mismo que con cualquier préstamo comercial, con el prestamista aprobando una cierta cantidad de crédito.

9. Financiamiento a largo plazo: Financiamiento a largo plazo, con períodos de amortización de más de un año y posiblemente hasta 20 o 30 años, es una fuente común de capital para las empresas de construcción y, a menudo, está vinculada al crecimiento de una empresa. El financiamiento a largo plazo se utiliza para pagar activos importantes como edificios y equipos, y esos activos sirven como garantía del préstamo.

10. Arrendamiento versus financiamiento de activos fijos: El arrendamiento frente a la financiación de activos fijos se reduce a los requisitos comerciales de una empresa, metas y cuánto efectivo necesita a su disposición. Financiar activos como equipos implica pedir prestados fondos a un banco o prestamista y devolver el préstamo con intereses. Una vez que el préstamo esté pagado en su totalidad, la empresa es propietaria del equipo y es posible que pueda revenderlo una vez que ya no tenga un uso para él. Con arrendamiento, no hay propiedad al final de varios meses o años de pagos mensuales. Desde una perspectiva puramente monetaria, Por lo general, es menos costoso arrendar que financiar.

11. Evite la facturación excesiva o insuficiente: La sobrefacturación es facturar más que el trabajo completado, poner más dinero en efectivo en el bolsillo de un contratista desde el principio. Esta práctica a veces se utiliza con clientes que pagan tarde como una forma de compensar el impacto negativo en el flujo de caja. Sin embargo, un contratista podría quedarse corto de efectivo al final del proyecto si los fondos adicionales recolectados anticipadamente no se administran adecuadamente. La subfacturación es lo opuesto a la sobrefacturación, facturar menos de lo adeudado y generar un flujo de caja negativo en el corto plazo, pero sin una ventaja real a largo plazo. La mejor apuesta de flujo de caja de una empresa es facturar de acuerdo con sus costos y en función del progreso real del proyecto.

12. Cargo por pagos retrasados ​​/ atrasados: Los pagos atrasados ​​y retrasados ​​afectan el flujo de caja, con el potencial de poner en peligro otros proyectos e incluso el propio negocio. Los pagos retrasados ​​se consideran costos de mantenimiento, es decir, la cantidad de dinero que le cuesta a una empresa asumir la deuda de un cliente. Sanciones por retrasos en los pagos, típicamente en forma de recargos por mora o que involucran cobros, debe detallarse en el contrato de construcción para que no haya sorpresas.

13. Acelere el cierre: Cuanto más tiempo se tarda en completar un proyecto de construcción, cuanto más tiempo deba esperar un contratista para recibir el pago final, incluida la retención, que afectan el flujo de caja. Pero cerrar un proyecto significa más que terminar la parte física. También implica un trabajo administrativo importante en la forma de recopilar todos los documentos relacionados con el proyecto, como una lista de tareas completada, certificados de inspección, exenciones de gravámenes y mucho más. Cuanto más organizada esté una empresa a lo largo del proyecto, Cuanto más rápido sea el cierre y antes se pueda pagar.

14. Retención: Por las mismas razones, un cliente puede retener el pago de un porcentaje del contrato total hasta que se complete un proyecto, asi que, también, ¿Puede un contratista retener un porcentaje de los pagos a los subcontratistas? Pero hay una razón secundaria:la retención ayuda a un contratista a administrar mejor el flujo de efectivo al programar los pagos para cuando el contratista haya recibido el pago completo.

15. Planificación fiscal: Un gran pago de impuestos puede afectar negativamente el flujo de caja de una empresa constructora, especialmente si golpea durante períodos lentos. Planificación fiscal adecuada, además de una comprensión de los aplazamientos de impuestos, puede minimizar o prevenir sorpresas. También es un esfuerzo durante todo el año que, basado en el método de declaración de impuestos utilizado, puede mejorar la posición de caja de una empresa.

Administre y mejore el flujo de caja con el software de contabilidad de construcción

La posición de caja de una empresa está sujeta a fluctuaciones frecuentes y se supervisa y gestiona mejor con un software de contabilidad. Una solución como el sistema financiero y contable en la nube de NetSuite incluye la gestión de facturación, acceso a métricas en tiempo real y visibilidad general del flujo de caja y la posición de caja de una empresa. Además, NetSuite Project Accounting automatiza y administra las facturas del proyecto para reducir los retrasos y monitorear las métricas de rentabilidad del proyecto. para que se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

Las empresas de construcción necesitan llenar continuamente sus arcas de efectivo para financiar nuevos proyectos, pagar sus gastos, incluyendo materiales, costos laborales y operativos, y finalmente crecer. Pero en una industria que normalmente opera con márgenes de beneficio reducidos, a veces, un solo cliente que paga lentamente es todo lo que se necesita para cambiar el flujo de caja de una empresa de positivo a negativo. Comprender los problemas que pueden obstaculizar el flujo de caja. emplear estrategias que puedan impulsar el flujo de caja, y el uso de software para administrar y monitorear el flujo de caja y la facturación puede mantener un negocio de construcción en funcionamiento durante mucho tiempo.

Preguntas frecuentes sobre el flujo de caja de la construcción

¿Cómo se calcula el flujo de caja en la construcción?

En su forma más simple, El flujo de efectivo se calcula restando los gastos (salidas) de los ingresos (entradas) durante un período de tiempo específico. En la industria de la construcción, donde los proyectos a menudo se pagan de forma incremental a medida que una empresa termina diferentes etapas de trabajo, mantenerse al tanto del flujo de efectivo es especialmente importante dado el flujo frecuente de efectivo que entra y sale del negocio.

¿Cómo se utiliza el flujo de caja en una empresa constructora?

El flujo de caja positivo permite a las empresas constructoras pagar sus gastos a tiempo. Pero el dinero que sale requiere que ingrese dinero, por lo que una empresa debe estar atenta a la facturación de forma coherente y precisa, evitando la sobrefacturación y la subfacturación. Determinar la mejor forma de financiar nuevos proyectos, con efectivo o mediante financiación, y la compra de activos fijos como equipos también dependen de la cantidad de efectivo que ingresa al negocio.

¿Cuáles son los tres tipos de flujo de caja?

Para medir su liquidez y solvencia, una empresa necesita rastrear y analizar el flujo de efectivo de las actividades operativas, actividades de inversión y actividades de financiación, todos los cuales se incluyen en el estado de flujo de efectivo de una empresa. El flujo de efectivo de las actividades operativas proviene de las operaciones comerciales normales de una empresa, es decir., la provisión de un bien o servicio. El flujo de efectivo de las actividades de inversión se basa en la compra o venta de activos fijos, como equipo, y valores negociables, como acciones y bonos. El flujo de efectivo de las actividades de financiación implica capital recaudado, invertido, utilizado para pagar la deuda, cubrir los gastos operativos, o pagar dividendos.

¿Qué es el flujo de caja en la gestión de proyectos?

El flujo de efectivo en la gestión de proyectos es el movimiento de efectivo relacionado con un proyecto de construcción específico. Un contador de proyectos generalmente es responsable de analizar el flujo de efectivo de un proyecto para predecir las necesidades de efectivo y crear un cronograma de pagos para garantizar que haya suficiente efectivo para cada fase de un proyecto.