10 beneficios de la automatización de procesos comerciales

Para garantizar que los empleados no omitan pasos en los flujos de trabajo, pasar por alto los detalles, repetir tareas innecesariamente o abandonar tareas antes de completarlas, las empresas establecen procesos estandarizados. Estos procesos comerciales garantizan el cumplimiento y la conformidad en la forma en que opera una empresa. Por lo tanto, los procesos comerciales deben permanecer consistentes en ejecuciones repetitivas. Aquí es donde entra en juego el software de automatización de procesos comerciales (BPA).

La mayoría de las empresas utilizan BPA hoy en día para gestionar cosas como proyectos, carteras, activos de conocimiento, portales de autoservicio, flujos de trabajo y flujos de datos. Las industrias que más utilizan BPA son la banca, cuidado de la salud, telecomunicaciones y comercio y manufactura.

¿Qué es la automatización de procesos comerciales (BPA)?

BPA se refiere a codificar e incorporar programáticamente un conjunto conectado de aplicaciones de software para automatizar procesos y flujos de trabajo en los departamentos de una empresa para que ocurran sin manual, Intervención humana. Más que centrarse en tareas individuales, BPA se enfoca en procesos generales.

Aunque algunos procesos comerciales, como el llenado de formularios y el mantenimiento de registros, están automatizados, BPA se trata de funciones más avanzadas involucradas en la gestión de una empresa, como procesar la nómina o realizar un seguimiento del inventario, por ejemplo.

¿Cómo funciona la automatización de procesos empresariales?

La automatización de procesos comerciales utiliza software para automatizar tareas repetitivas que requieren esfuerzos manuales. Existen varios métodos para automatizar tareas, y los usuarios interactuarán con cada método de manera diferente.

En general, BPA se puede definir como software que realiza la misma tarea repetidamente y exactamente de la misma manera hasta que se modifica o elimina su uso.

¿Qué procesos comerciales se pueden automatizar?

Hay dos categorías de funciones empresariales:básicas y de apoyo. Las funciones principales son las actividades que generan ingresos para la empresa. Ésta es la razón principal por la que el negocio existe y, con suerte, prospera. Las funciones de apoyo son actividades secundarias que apoyan las funciones básicas.

Las empresas utilizan BPA para automatizar numerosos pasos en las funciones centrales y de soporte para aumentar la eficiencia y reducir los costos.

Las funciones de apoyo son las actividades que las empresas tienen más probabilidades de subcontratar, en la fuente o en la fuente cercana. Por lo tanto, BPA puede reducir o eliminar estos costos de subcontratación. Muchas empresas utilizan BPA para funciones de soporte, de modo que puedan canalizar los esfuerzos de los empleados únicamente hacia actividades que generen ingresos. Ejemplos de funciones de BPA incluyen soporte automatizado en:

1. Distribución / logística:los ejemplos incluyen el enrutamiento automatizado de envíos, etiquetado y seguimiento.
2. Marketing y ventas:los ejemplos incluyen correos electrónicos de marketing automatizados, propuestas de venta, seguimiento e informes de ventas.
3. Servicios técnicos y de TI:por ejemplo, informes de estado y mantenimiento automatizados, problemas de emisión de boletos y resoluciones, e informes de autoservicio automatizados.
4. Deberes administrativos:los ejemplos incluyen funciones automatizadas de recursos humanos, como la inscripción de beneficios de los empleados y el seguimiento de la distribución, y nómina automatizada desde el seguimiento del tiempo hasta los cálculos de retención de impuestos y el procesamiento de pagos.

Automatización robótica de procesos (RPA), que es un tipo de BPA que se basa en "robots" de software configurables para realizar tareas repetitivas, cuesta un tercio de la cantidad de un empleado en el extranjero y una quinta parte de la de un empleado en tierra. RPA es un subconjunto de BPA que se centra más en conjuntos de tareas humanas que consumen mucho tiempo, mientras que BPA está diseñado para revisar todo el proceso que comprende esas tareas.

Los profesionales de la industria financiera implementan de forma rutinaria BPA para impulsar una mayor eficiencia, cumplimiento y productividad. Se estima que el 80% de los líderes financieros actualmente usan o planean usar RPA, con cuentas por pagar y gestión de contratos entre las principales aplicaciones, por Gartner.

Las organizaciones de servicio al cliente también son grandes usuarios de BPA y RPA. Según la firma de investigación de mercado Forrester, la industria del servicio al cliente comúnmente utiliza tanto como "enfoques tácticos y de corto plazo para digitalizar las tareas comunes de los agentes". Las tareas comunes de los agentes incluyen recuperar datos de clientes y registros de conversaciones de clientes en todos los canales, así como información de productos comprados. Resoluciones de problemas recomendadas para ese producto y secuencias de comandos de escalamiento (mover a un cliente enojado hacia arriba en la cadena para que la gerencia lo maneje).

Los departamentos de recursos humanos suelen utilizar la automatización de procesos comerciales para simplificar y acelerar la incorporación y las herramientas de autoservicio para los empleados, como las opciones de beneficios para empleados. información, formación y registros.

¿Por qué es importante la automatización?

BPA mejora el cumplimiento para que las empresas no incumplan las regulaciones e incurran en grandes multas y tarifas; también aplica controles a una empresa para mitigar el fraude y el robo dentro de una empresa. También puede acelerar los procesos para que el trabajo se complete más rápido y con menos repetición. Pensar, por ejemplo, de un software que rastrea la aprobación de varios gerentes de una orden de compra, frente a un empleado que pide a sus gerentes la aprobación uno por uno.

BPA también estandariza los procesos comerciales, que puede ayudar a eliminar sesgos y prejuicios que los empleados pueden aportar a una tarea determinada (por ejemplo, un empleado de recursos humanos que elige qué candidatos entrevistar frente a un sistema automatizado que toma la decisión en función de los requisitos preestablecidos). Reduce sustancialmente los errores (por ejemplo, que el empleado de recursos humanos se olvide de enviar por correo electrónico una invitación a una entrevista) y aumenta la eficiencia. Más lejos, BPA libera a los trabajadores de tareas monótonas (como analizar las solicitudes de empleo en línea de los candidatos), mejorando las experiencias tanto de los empleados como de los clientes.

Por último, la automatización hace que una empresa sea más competitiva y, por lo tanto, es más probable que sea rentable.

10 beneficios de la automatización de procesos comerciales (BPA)

Casi todos los procesos comerciales se pueden automatizar hasta cierto punto en la actualidad. La mayoría pueden automatizarse en gran medida. La firma de investigación Gartner indica que el 89% de las operaciones de contabilidad general y el 72% de los informes externos y de control financiero pueden automatizarse.

Las herramientas de automatización de procesos empresariales simplifican las tareas de automatización. A menudo incluyen plantillas que su equipo puede seguir para automatizar procesos comunes en y entre industrias, con beneficios como:

1. Eficiencias operativas - BPA puede generar eficiencias al reducir el trabajo involucrado en los procesos y / o recortar los costos de nómina al limitar la necesidad de personal adicional a medida que crecen las operaciones.
2. Productividad - Acelere los procesos para que el trabajo se complete más rápido y con menos repetición.
3. Moral - Alivia la monotonía de los trabajadores y mejora la experiencia de los empleados, así como la experiencia del cliente, lo que a su vez mejora aún más la experiencia de los empleados. Según un informe del CIO, “Cuando los empleados dedican más tiempo a los aspectos interesantes y gratificantes de sus trabajos, la productividad y la satisfacción aumentan y, por extensión, también lo hace la retención de empleados ".
4. Gobernanza y controles - Mejora el cumplimiento para que las empresas no incumplan las regulaciones e incurran en grandes multas y tarifas.
5. Reducción de costo - El uso eficiente del tiempo brinda a las empresas la opción de aumentar la producción sin expandir la fuerza laboral, o para reducir los costos de nómina y mantener el mismo nivel de producción.
6. Asignación de mano de obra - Los empleados pueden ser reasignados a trabajos que se adapten mejor a sus talentos. Los empleados están más satisfechos con su trabajo, y los empleadores obtienen el mayor beneficio del talento de cada individuo.
7. Reducción de errores humanos - Reduce sustancialmente la entrada de datos humanos y los errores de conocimiento y aumenta la eficiencia, ya que el tiempo de los empleados ya no se pierde en tareas repetitivas. trabajo de bajo nivel.
8. Colaboración - Realiza un seguimiento del proceso del proyecto, actualiza el equipo, envía recordatorios y realiza otras funciones que hacen que la colaboración sea más fácil y organizada. Más lejos, BPA alivia las frustraciones de los empleados y les da tiempo para colaborar, que tiende a acelerar el trabajo, aumentar la resolución de problemas y estimular las innovaciones.
9. Conocimientos mejorados - Aumenta la capacidad del liderazgo para realizar un seguimiento de la finalización de un proceso empresarial, así como comprender los pasos del proceso. Esto hace que sea más fácil refinar los procesos para obtener mejores y más rápidos resultados comerciales. BPA también permite a los líderes profundizar para obtener más información y analizar más datos nuevos. Más lejos, estandariza los procesos comerciales, lo que ayuda a garantizar la equidad y eliminar los sesgos que pueden distorsionar los conocimientos.
10. Mayor disponibilidad - Permite que los servicios para empleados y / o clientes estén disponibles con más frecuencia que si también fueran responsables de otros, tareas manuales.

Es evidente que existe una gran cantidad de procesos comerciales que se pueden automatizar hoy en día, fuertemente en muchos casos, para garantizar el cumplimiento y mitigar los errores de manera constante.